Diferencia entre muestra y producto
En una frase: una muestra sirve principalmente para la ficha y la presentacion; un producto sirve para las transacciones y el inventario. En Jenny Fabric Software, muchos tejidos se registran primero como muestra y luego se usan como producto para compras, entradas, ventas y control de stock.
No son dos juegos de datos completamente separados. Son dos formas de usar el mismo tejido segun el escenario de negocio.
Cuando se utiliza como muestra
Normalmente se habla de "muestra" en estos casos:
- Registrar codigo, nombre, composicion, ancho, gramaje, especificacion, categoria y etiquetas
- Subir imagenes del tejido, detalles y cartas de color
- Gestionar varios colores de un mismo tejido
- Preparar cotizaciones, solicitudes de muestra, envios y seleccion
- Compartir productos con el cliente desde la cesta de muestras
- Mostrar productos en el showroom web, el mini programa o el portal de compradores
- Controlar stock de muestrarios, cortes de metro, muestras por kilogramo o muestras A4
La funcion de una muestra es hacer que el cliente entienda el tejido, que el equipo pueda encontrarlo y que la empresa acumule una ficha fiable.
Cuando se utiliza como producto
Normalmente se habla de "producto" en estos casos:
- Pulsar "Anadir producto" al crear un pedido de venta
- Elegir producto y color en pedidos de compra, entradas o salidas de almacen
- Consultar stock actual y movimientos de inventario
- Registrar el detalle de cada rollo
- Imprimir etiquetas de rollos de tejido
- Hacer salidas con escaneo, preparacion de pedidos, inventario y traspasos entre almacenes
- Exportar listados de rollos resumidos o detallados a Excel
- Conciliar clientes y proveedores y consultar estadisticas de venta
La funcion de un producto es permitir comprar, vender, recibir, entregar y calcular existencias e importes.
Cuando aparece "articulo" o "producto"
En algunas pantallas o por costumbre puede aparecer otro termino equivalente. En compras, ventas e inventario, interprete ese elemento como el producto disponible para transacciones y stock.
Una ficha, varios usos
En la practica, una ficha basica suele utilizarse asi:
- Se crea un tejido en la gestion de muestras.
- Se completan codigo, nombre, composicion, ancho, gramaje, especificacion, imagenes y colores.
- Si se va a comprar, almacenar o vender, se deja disponible como producto.
- Se elige ese mismo tejido al anadir productos en ventas, compras, entradas y salidas.
Asi, el equipo comercial muestra la misma informacion que utiliza el almacen. No es necesario mantener dos veces el codigo, el nombre o el color, y resulta mas facil relacionar showroom, cotizacion, venta, inventario y etiqueta.
Ajuste para anadir automaticamente las muestras como productos
En los ajustes del PC existe una opcion para anadir automaticamente al producto cada muestra nueva.
Cuando esta activada:
- Al guardar una muestra nueva, tambien queda disponible como producto
- Se puede usar para presentacion, cotizacion, envio de muestra y seleccion, y tambien en "Anadir producto" de compras, ventas e inventario
- Es adecuada para empresas que compran, reciben o venden la mayoria de los tejidos que registran
Cuando esta desactivada, una ficha nueva se usa primero como muestra. Solo los tejidos que se decida comprar, vender o almacenar se habilitan despues como producto. Esta opcion es util cuando hay muchas muestras de desarrollo, de seleccion de proveedores o de uso interno.
Si se crea desde la entrada de productos
Al crear un producto tambien se esta creando la misma ficha basica de tejido para compras, ventas e inventario. Mantenga con la misma regla el codigo, nombre, color, imagenes y especificaciones.
El stock de muestras y el stock de productos son distintos
Este es el punto que mas se confunde.
| Tipo | Que controla | Unidades habituales | Donde se utiliza |
|---|---|---|---|
| Stock de muestras | Muestrarios, cortes de metro, muestras por kilogramo, A4, etc. | piezas, juegos, m, kg, etc. | Envio y seleccion de muestras |
| Stock de productos | Tejido terminado o de stock en almacenes, con detalle por rollo | m, yd, kg, rollos, piezas, etc. | Entradas, ventas, salidas e inventario |
Cuando un cliente se lleva una tarjeta de muestra, disminuye el stock de muestras. Cuando salen tres rollos de tejido terminado del almacen, disminuye el stock de productos. Un mismo tejido puede tener ambos stocks, pero no deben sustituirse entre si.
Mantenga los colores coherentes
Cuando un tejido tiene muchos colores, es mejor mantener los codigos, nombres e imagenes de color dentro de la misma ficha del tejido, en lugar de crear una ficha completamente distinta para cada color.
- Cree una ficha principal por tejido.
- Mantenga codigo, nombre e imagen de cada color dentro de esa ficha.
- En compras, entradas y ventas, seleccione el color real de la operacion.
- Diferencie por color tambien en etiquetas, escaneo y consultas de inventario.
Que conviene crear en cada caso
| Situacion | Recomendacion |
|---|---|
| Solo se usa para mostrar, cotizar, enviar o seleccionar | Crear como muestra |
| Se va a comprar, recibir, vender, entregar o inventariar | Crear la muestra y dejarla disponible como producto |
| Se muestra de forma temporal y aun no se sabe si se vendera | Crear primero como muestra y convertir en producto al confirmar la venta |
| Ya tiene stock o se imprimiran etiquetas de rollos | Usar como producto y completar color y unidades de inventario |
| Solo se controla cantidad de muestrarios | Usar stock de muestras, no stock de producto |
Reglas para mantener la coherencia
- Unifique el codigo: use un codigo estable para un mismo tejido.
- Unifique el nombre: no cambie el nombre sin necesidad; guarde alias en notas, etiquetas o campos personalizados.
- Unifique los colores: mantenga codigo, nombre e imagen de color, y elija colores ya existentes en los documentos.
- Separe las imagenes por uso: gestione las imagenes para clientes, internas y personales segun su finalidad.
- Unifique las unidades: configure m, yd, kg, rollos y piezas de acuerdo con la operacion de la empresa.
- Separe ambos inventarios: las muestras reducen stock de muestras; el tejido a granel reduce stock de productos.
- Revise antes de crear un documento: confirme producto, color, almacen y detalle por rollo.
Preguntas frecuentes
He creado una muestra, pero no aparece al crear un pedido de venta.
Para usar un tejido en ventas, compras, entradas o salidas, debe estar disponible como producto. Despues busquelo por codigo o nombre en "Anadir producto".
Debo activar "anadir automaticamente al producto cada muestra nueva"?
Se recomienda activarlo si la mayor parte de los tejidos registrados se van a vender, comprar o almacenar. Si tiene muchas fichas solo para desarrollo, presentacion o seleccion de proveedor, puede desactivarlo y habilitar como productos solo las fichas necesarias.
Debo crear otra muestra si cree el tejido desde productos?
No. Producto y muestra usan la misma ficha basica de tejido. Mantenga coherentes codigo, nombre, color, imagenes y especificaciones.
Debo crear un producto diferente para cada color del mismo tejido?
Normalmente no. Es preferible mantener varios colores dentro de una misma ficha y seleccionarlos al crear documentos o consultar inventario.