サンプルと商品の違い
一言でいうと、サンプルは資料と展示のため、商品は取引と在庫のためです。Jenny 生地ソフトでは、多くの生地をサンプルとして登録し、そのまま商品として仕入、入庫、販売、在庫管理に使えます。
二つの完全に別れたデータではありません。同じ生地を、業務の場面に応じて異なる名称で扱っていると考えてください。
サンプルとして使う場面
次のような場面では、通常「サンプル」として扱います。
- 生地番号、品名、成分、幅、目付、仕様、分類、マークを登録する
- 生地画像、ディテール画像、色見本画像を登録する
- 一つの生地に複数の色を管理する
- 見積、サンプル出庫、選定に使う
- サンプルバスケットで顧客に共有する
- Web 展示、ミニプログラム展示、バイヤー向け表示に使う
- ハンガー見本、メーター見本、キログラム見本、A4 見本などのサンプル在庫を管理する
サンプルの役割は、顧客に伝わる資料を作り、社内で探せるようにし、商品の情報を蓄積することです。
商品として使う場面
次のような場面では、通常「商品」として扱います。
- 販売伝票で「商品を追加」する
- 仕入伝票、入庫伝票、出庫伝票で商品と色を選ぶ
- 現在庫や在庫履歴を確認する
- 反ごとの明細を登録する
- 生地ラベルを印刷する
- スキャン出庫、ピッキング、棚卸、倉庫間移動を行う
- 集計反番表や明細反番表を Excel に出力する
- 顧客・仕入先との照合、販売集計を行う
商品の役割は、売買、入出庫、在庫数、金額を管理することです。
「製品」と表示される場合
画面や以前からの呼び方によっては「製品」と表示されることがあります。仕入・販売・在庫の場面では、「取引と在庫に使える商品」と理解してください。
一つの資料を複数の業務で使う
一般的には、一つの基本資料を次のように使います。
- サンプル管理で一つの生地を登録する。
- 番号、品名、成分、幅、目付、仕様、画像、色を整える。
- 仕入、在庫、販売に使う生地は、商品 / 製品として利用できるようにする。
- 販売、仕入、入庫、出庫の「商品追加」で同じ生地を選ぶ。
このようにすると、営業が見せるサンプルと倉庫が扱う在庫で同じ情報を使えます。番号、名称、色を二重に管理しなくてよくなり、展示、見積、販売、在庫、ラベルを結び付けやすくなります。
設定で自動的に商品へ追加
PC の設定に、新規作成したサンプルを自動的に商品に追加するための項目があります。
有効にすると、次のようになります。
- 新しいサンプルを保存した時点で、商品 / 製品としても利用できる
- サンプル表示、見積、サンプル出庫、選定に加え、仕入・販売・在庫の「商品追加」で選べる
- 登録後に仕入、入庫、販売する生地が多い会社に向いている
無効にすると、新しい資料はまずサンプルとして扱われます。取引や在庫に使うことが決まった生地だけを、後から商品 / 製品として利用できます。開発用、仕入先選定用、社内確認用の資料が多い場合に向いています。
商品の入口から新規作成した場合
商品を新規作成する場合も、同じ生地の基本資料を作り、仕入・販売・在庫で使うための登録です。番号、名称、色、画像、仕様は、サンプルと商品で同じルールにそろえて管理してください。
サンプル在庫と商品在庫は別
ここが最も混同しやすい点です。
| 種類 | 管理するもの | よく使う単位 | 主な利用場面 |
|---|---|---|---|
| サンプル在庫 | ハンガー見本、メーター見本、キログラム見本、A4 見本など | 枚、部、m、kg など | サンプル出庫、選定、発送 |
| 商品在庫 | 倉庫にある完成反・現反、反ごとの明細 | m、yd、kg、反、巻など | 入庫、販売、出庫、棚卸 |
顧客にハンガー見本を一枚渡すと減るのはサンプル在庫です。倉庫から完成反を三反出すと減るのは商品在庫です。同じ生地に両方の在庫が存在しても、用途が異なるため置き換えないでください。
色を一貫して管理する
一つの生地に多くの色がある場合は、色ごとに別の商品資料を作るのではなく、一つの生地資料の下に色番号、色名、色画像を管理することをおすすめします。
- 一つの生地につき一つの主資料を作る。
- サンプルの色で色番号、色名、画像を整える。
- 仕入、入庫、販売では実際の色を選ぶ。
- ラベル、スキャン、在庫照会でも色を基準に区別する。
どのように登録するか
| 業務の状況 | おすすめの方法 |
|---|---|
| 展示、見積、サンプル出庫、選定だけに使う | サンプルとして登録する |
| 仕入、入庫、販売、出庫、棚卸にも使う | サンプルを登録し、商品 / 製品として利用する |
| 一時的に見せるだけで、継続販売は未定 | まずサンプルにし、販売が決まってから商品にする |
| 在庫がある、または生地ラベルを印刷する | 商品 / 製品として利用し、色と在庫単位を整える |
| 見本だけの数量を管理する | 商品在庫ではなくサンプル在庫を使う |
一致を保つためのルール
- 番号を統一する: 一つの生地には、できるだけ一つの安定した番号を使います。
- 名称を統一する: 品名はむやみに変えず、別名は備考、マーク、カスタム項目に残します。
- 色を統一する: 色番号、色名、画像をサンプルの色で整え、伝票では既存の色を選びます。
- 画像の公開範囲を分ける: 顧客向け、社内用、個人用の画像を用途に応じて管理します。
- 在庫単位を統一する: m、yd、kg、反、巻などを会社の運用に合わせて設定します。
- 二つの在庫を分ける: 見本を渡すときはサンプル在庫、完成反を出すときは商品在庫を使います。
- 伝票前に確認する: 商品、色、倉庫、反番明細が正しいかを確認します。
よくある質問
サンプルで登録したのに、販売伝票で見つからないのはなぜですか？
販売、仕入、入庫、出庫で使うには、その生地を商品 / 製品として利用できる状態にする必要があります。設定後、「商品追加」で番号または名称を検索してください。
「新規作成したサンプルを自動的に商品に追加する」は有効にすべきですか？
登録した生地の大半を販売、仕入、在庫に使う会社では有効がおすすめです。展示や開発、仕入先選定だけに使う資料が多い会社では、無効にして必要な生地だけを商品にすると一覧を整理しやすくなります。
商品から作った生地は、サンプルをもう一度作る必要がありますか？
不要です。商品とサンプルは同じ生地の基本資料を使います。番号、名称、色、画像、仕様をそろえて管理してください。
同じ生地の色ごとに別の商品を作る必要がありますか？
通常は不要です。一つの生地資料の下で複数の色を管理し、伝票と在庫では色を選んで区別します。