Контрагенты и права доступа к данным
Зачем это знать?
При работе с системой закупок, продаж и складского учёта у многих компаний возникает вопрос:
«Я выдал сотруднику право на документы продажи. Почему он всё равно не видит продажи некоторых клиентов?»
Ответ связан с системой прав доступа к данным Jenny Software: права принадлежности контрагента — клиента / поставщика — имеют приоритет над функциональным правом на документ. Этот механизм нужно понимать, чтобы правильно управлять доступом команды.
Основное понятие: два уровня прав
В Jenny Software права состоят из двух обязательных уровней:
Первый уровень: функциональные права, управляемые ролью
Они назначаются через управление ролями и определяют, какими функциональными модулями может пользоваться сотрудник.
Например:
- видит ли он меню Продажа;
- может ли создать документ закупки;
- может ли удалить документ поступления.
Это базовые права, знакомые по большинству программ. Они задаются в разделе Управление сотрудниками и ролями.
Второй уровень: права на данные, управляемые ответственным
Они назначаются через ответственного за контрагента и определяют, данные каких клиентов / поставщиков видит сотрудник.
Основное правило:
Важно
Контрагента и связанных с ним контактных лиц видят только сотрудники, назначенные его Ответственный.
Это означает:
- сотрудник A отвечает за клиента «Текстиль Альфа» → сотрудник A видит все документы продажи, поступления оплаты и движения денежных средств этого клиента;
- сотрудник B не отвечает за этого клиента → даже при наличии функционального права на документы продажи сотрудник B не увидит ни одного документа продажи клиента «Текстиль Альфа».
Совместное применение прав
Может ли сотрудник увидеть документ продажи определённого клиента?
↓
Первый уровень: есть ли у роли сотрудника право «Заказ на продажу»?
├── Нет → ❌ Просмотр невозможен, сотрудник не видит даже меню
└── Да → Проверяем дальше ↓
Второй уровень: является ли сотрудник «Ответственным» за клиента?
├── Нет → ❌ Просмотр невозможен: меню есть, но данных нет
└── Да → ✅ Просмотр разрешёнПроще говоря: функциональное право определяет, «можно ли использовать функцию», а право на данные — «какие данные можно видеть».
Механизм ответственных за контрагента
Кто такой ответственный?
Для каждого контрагента — клиента, поставщика, подрядчика и т. п. — можно назначить одного или нескольких Ответственный. Это сотрудники, которые фактически ведут работу с данным клиентом / поставщиком.
Как назначить ответственного?
- Откройте страницу сведений о контрагенте
- Найдите поле Ответственный в информационной карточке
- Выберите одного или нескольких сотрудников
- Сохраните
Когда список ответственных изменяется, система автоматически уведомляет добавленных и удалённых сотрудников.
Что может ответственный?
| Действие | Ответственный | Не ответственный |
|---|---|---|
| Просматривать основные сведения о контрагенте | ✅ | ❌ |
| Изменять сведения о контрагенте | ✅, при наличии права роли | ❌ |
| Просматривать связанных контактных лиц | ✅ | ❌ |
| Просматривать связанные документы продажи / закупки | ✅ | ❌ |
| Просматривать связанные документы поступления оплаты / платежа | ✅ | ❌ |
| Просматривать связанное движение денежных средств | ✅ | ❌ |
| Быстро создавать документы со страницы сведений | ✅ | ❌ |
Особые случаи
- Создатель компании, то есть учётная запись владельца, по умолчанию видит все данные и не ограничен списком ответственных
- Роль администратора может обойти ограничение ответственных с помощью права Участвовать во всех контрагентах
Список клиентов
В левом меню выберите Контрагент → Клиент. Вверху страницы находятся сводные карточки с числом клиентов, общей суммой продаж, общей задолженностью и другими показателями. В списке по каждому клиенту показаны коммерческие предложения, документы отправки образцов, листы выбора, документы продажи, сумма продаж, задолженность и другие данные. Также доступны кнопки Создать накладную на продажу и Создать приход оплаты.
Список поставщиков
В левом меню выберите Контрагент → Поставщик. Вверху страницы находятся сводные карточки с числом поставщиков, общей суммой закупок, неоплаченной суммой и другими показателями. В списке показаны число закупок каждого поставщика, накопленная сумма закупок, оплаченная и неоплаченная суммы. Также доступны кнопки Создать заказ на закупку и Создать платёж.
Быстрая регистрация: интеллектуальное распознавание и распознавание визитной карточки
При создании контрагента любого вида — клиента / поставщика / фабрики — вверху формы есть сворачиваемый блок Умное распознавание · вставьте текст для автозаполнения с отметкой Бесплатно. Он поддерживает два способа:
Распознавание вставленного текста
Вставьте в поле текст, полученный от клиента / поставщика, например подпись WeChat, сообщение в чате или подпись письма, и нажмите Распознать. Система автоматически и локально в браузере извлечёт название компании / контактное лицо / телефон / электронную почту / адрес и заполнит форму ниже.
- Обработка полностью локальная, не расходует баллы ИИ и бесплатна
- Возможны ошибки распознавания; проверьте данные перед сохранением, как указано и на самой странице
Распознавание загруженной визитной карточки
Нажмите Загрузить визитку и выберите фотографию. Локальный OCR в браузере извлечёт текст, после чего запустится тот же процесс интеллектуального заполнения.
- Обработка также выполняется локально и не расходует баллы ИИ
- При первом использовании необходимо скачать модель распознавания, поэтому операция будет медленнее; затем браузер сохранит модель в кэше
- На нечёткой фотографии или при сложном шрифте точность снижается. Если текст не найден, система попросит выбрать более чёткое изображение; данные всегда можно ввести вручную
Сводка дебиторской задолженности
В левом меню выберите Отчёты → Сводка задолженности по продажам, чтобы увидеть задолженность всех клиентов. Три карточки вверху показывают общую сумму договоров, полученную сумму и общую задолженность. В таблице ниже по каждому клиенту указаны число заказов, сумма договоров, полученная сумма и задолженность, поэтому клиентов с наибольшей задолженностью видно сразу.
Подробное описание см. в статье Подробное описание отчётов.
Категории контрагентов
Система поддерживает 9 видов контрагентов:
| Вид | Описание | Связанные документы |
|---|---|---|
| Клиент | Клиент, покупающий ткань | Документ продажи, поступление оплаты, коммерческое предложение, отправка образцов, лист выбора |
| Поставщик готовой продукции | Поставщик готовой ткани | Документ закупки, платёж |
| Поставщик суровья | Поставщик суровой ткани | Документ закупки суровой ткани, платёж |
| Перерабатывающая фабрика | Подрядчик общего профиля | Документ подрядной обработки |
| Красильная фабрика | Фабрика крашения | Инструкция по крашению |
| Печатная фабрика | Фабрика печати на ткани | Инструкция по печати |
| Вышивальная фабрика | Фабрика вышивки | Документ подрядной обработки, операция вышивки |
| Ткацкая фабрика | Ткацкое предприятие | Производственная инструкция |
| Фабрика финишной обработки | Предприятие финишной обработки | Инструкция по финишной обработке |
Псевдонимы видов и подкатегории
В разделе Персонализация → Настройки системы → Категории контрагентов можно настроить классификацию под привычки компании. В него также можно перейти непосредственно из правого верхнего угла страницы Все контрагенты через Настроить псевдонимы типов / подкатегории поставщиков готовой продукции / скрытые фабрики:
- Псевдонимы типов: собственное название встроенного вида, например можно переименовать Красильная фабрика в Красильная фабрика
- Подкатегории поставщиков готовой продукции: собственные подкатегории, например Магазины тканей. Их можно выбирать при создании / изменении поставщика готовой ткани; на вкладке поставщиков готовой ткани страницы всех контрагентов список фильтруется по подкатегориям
- Подкатегории поставщиков сурового полотна: поставщики суровой ткани также поддерживают подкатегории с теми же настройками и фильтрацией. Это позволяет дополнительно разделить поставщиков по виду ткани или региону
- Скрытые типы фабрик: ненужные виды фабрик можно скрыть, и соответствующие вкладки исчезнут со страницы всех контрагентов; уже созданные записи не изменятся
Практические сценарии
Сценарий 1. Каждый менеджер ведёт своих клиентов
Задача: в компании работают 3 менеджера, каждый отвечает за собственную группу клиентов и не мешает другим.
Настройка:
- Выдайте всем 3 менеджерам функциональные права на Заказ на продажу и другие нужные функции
- На странице каждого клиента назначьте соответствующего менеджера ответственным
- Результат: каждый менеджер видит только своих клиентов и связанные документы
Сценарий 2. Специалист по закупкам видит только поставщиков
Задача: специалист отвечает за 3 поставщиков и не должен видеть данные клиентов.
Настройка:
- Выдайте ему функциональное право Заказ на закупку, но не выдавайте право Заказ на продажу
- Назначьте его ответственным у 3 нужных поставщиков
- Результат: специалист видит только закупки и платежи этих 3 поставщиков
Сценарий 3. Владелец видит все данные
Задача: владельцу нужны данные всех клиентов и поставщиков компании.
Настройка:
- создатель компании, то есть зарегистрировавшая её учётная запись, автоматически имеет доступ ко всем данным; дополнительные настройки не нужны;
- другую учётную запись руководителя можно добавить в ответственные всех контрагентов либо выдать ей право Участвовать во всех контрагентах.
Сценарий 4. Новый сотрудник принимает клиентов
Задача: менеджер увольняется, и его клиентов нужно передать новому сотруднику.
Действия:
- Откройте страницу каждого клиента, которого нужно передать
- Замените старого ответственного новым
- Система автоматически уведомит обоих сотрудников
- Новый сотрудник сразу увидит все исторические документы и финансовые записи клиента
Частые вопросы
Сотрудник говорит, что не видит некоторые документы продажи
Чаще всего сотрудник не назначен ответственным за соответствующего клиента. Добавьте его в ответственные этого контрагента.
Может ли у одного клиента быть несколько ответственных?
Да. Например, крупного клиента могут совместно вести менеджер и руководитель отдела продаж; оба будут видеть данные клиента.
Кто видит только что созданного клиента?
Создатель клиента автоматически становится ответственным. Чтобы данные увидели другие сотрудники, после создания добавьте их в список ответственных.
После удаления ответственного он продолжит видеть старые документы?
Нет. После удаления из ответственных сотрудник сразу теряет доступ ко всем связанным данным клиента / поставщика, включая исторические документы.
Связанные статьи
- Управление сотрудниками и ролями — настройка функциональных прав первого уровня
- Права доступа к данным — подробные правила прав на данные
- Подробное описание закупок, продаж и складского учёта — работа с документами продажи, закупки и другими документами