Пакетный импорт данных
Хорошая новость для постоянных клиентов
В период проведения акции платные клиенты могут подать заявку на бесплатный импорт силами специалистов. Отправьте службе поддержки Excel или исторические данные, и мы поможем упорядочить и очистить их, сопоставить поля и импортировать одним действием.
Переходите из Excel, старой ERP или другой программы для текстильной отрасли? Jenny Fabric Software предоставляет полноценный пакетный импорт:
- ✅ образцов, включая изображения;
- ✅ клиентов, поставщиков и обрабатывающих фабрик;
- ✅ начальных остатков, начальной дебиторской и кредиторской задолженности;
- ✅ исторических документов: продаж, закупок, отгрузочных списков рулонов и т. п.
Не хотите разбираться с Excel? Отправьте исходный файл прямо в службу поддержки. Наша команда импорта выполнит сопоставление и преобразование формата, а вам не придётся преобразовывать его самостоятельно.
I. Какие данные можно перенести
Самостоятельный импорт администратором компании
| Тип данных | Путь | Примечание |
|---|---|---|
| Образцы, включая изображения | Комната образцов → Массовый импорт | Код, наименование, состав, ширина, плотность, спецификация, метки и т. п.; изображения можно вставлять в Excel напрямую как плавающие объекты |
| Цвета образцов | В том же Excel, что и образцы | Заголовки включают Код цвета / Название цвета. Несколько строк с одним кодом автоматически объединяются в несколько цветов одного образца |
| Клиенты | Контрагент → Клиент → Массовый импорт | Название, телефон, адрес, ответственный и пользовательские поля |
| Поставщики / обрабатывающие фабрики | Контрагент → Поставщик → Массовый импорт | Те же сведения |
| Контактные лица | Страница клиента → Добавить контактное лицо | Добавляются по одному; пакетного пункта нет |
Импорт с помощью службы поддержки — бесплатно для постоянных клиентов, платно для новых
| Тип данных | Сложность | Описание |
|---|---|---|
| Начальный остаток | Средняя | Текущее количество каждого товара + цена единицы + склад |
| Начальная дебиторская задолженность | Средняя | Сумма задолженности каждого клиента на дату перехода |
| Начальная кредиторская задолженность | Средняя | Сумма к оплате каждому поставщику на дату перехода |
| Исторические документы продажи | Высокая | Включая подробные данные рулонов: число кусков, метры, номер партии окрашивания и номер рулона; цены и состояние оплаты |
| Исторические документы закупки | Высокая | Те же сведения |
| Исторические отгрузочные списки рулонов | Высокая | Подробные данные рулонов в каждом документе отгрузки |
| Документы передачи во внешнюю обработку / записи стоимости обработки | Высокая | Данные сверки с красильной фабрикой |
Почему здесь нужна помощь службы поддержки
Исторические документы одновременно включают подробные данные рулонов + связанного клиента + связанный образец + цену + состояние. Если просто выдать клиенту шаблон Excel для самостоятельного заполнения, легко допустить ошибку. Индивидуальная обработка и проверка службой поддержки надёжнее.
II. Самостоятельный импорт образцов
1. Скачайте шаблон
Над списком образцовой нажмите Массовый импорт, а во всплывающем окне — Скачать шаблон импорта. Будет скачан шаблон Excel.
В окне также перечислены все поля, которые сейчас можно импортировать. Они отображаются как метки, а поля изображений выделяются жёлтым. Настроить поддержку импорта для полей можно в разделе Настройки → Управление полями.
2. Подготовьте формат Excel
Достаточно сопоставить названия заголовков исходных данных с названиями системных полей. Исходным файлом может быть Excel, экспортированный из другой программы, или таблица, подготовленная вручную:
- названия заголовков должны совпадать, поскольку система автоматически сопоставляет поля по названию;
- порядок столбцов не имеет значения: система распознаёт их по названию;
- первая строка обязательно должна содержать заголовки;
- поля, которые не нужно импортировать, можно оставить пустыми.
Как сопоставляется код
- В системе коды не могут повторяться внутри одной компании.
- Если код в Excel не заполнен, система автоматически создаст его по правилу.
- Если отметить Перезаписывать при совпадении кода, существующие образцы с совпадающим кодом будут перезаписаны данными текущего импорта.
Некоторые автоматические операции
- Поле категории: уровни разделяются дефисом, например
Функциональные ткани-Водонепроницаемые ткани. Поддерживается до трёх уровней; отсутствующие категории создаются автоматически. - Поставщик: отсутствующий поставщик создаётся автоматически, а текущий пользователь назначается ответственным за него.
3. Загрузите и выполните импорт
Перетащите Excel в область загрузки или нажмите её. Система сразу выполнит импорт и вернёт результат:
- ✅ успешно: N записей;
- ❌ не удалось: N записей + причины ошибок.
Ограничение количества за один раз
- Без изображений: не более 5000 записей за один раз.
- Со столбцом изображений: не более 200 записей за один раз; изображения загружаются по сети, поэтому ограничение ниже.
Большой объём разделяйте на несколько партий.
III. Как импортировать изображения образцов вместе с данными
Изображения не требуется загружать отдельно. Они импортируются в том же Excel, что и данные образцов. Есть два способа; первый рекомендуется как самый простой.
Способ 1. Вставьте изображения непосредственно в Excel — рекомендуется
- Добавьте в Excel столбец изображений с заголовком Фото. Система также распознаёт Обложка / Изображение. Удобнее всего поместить этот столбец первым.
- В ячейке изображения каждой строки вставьте изображение как плавающий объект. Это обычная команда Excel Вставить → Фото, при которой изображение располагается поверх ячейки.
- Загрузите этот Excel. Система построчно извлечёт плавающие изображения, прикрепит каждое к образцу из соответствующей строки и назначит его публичной обложкой.
Важные моменты
- Рекомендуется ставить столбец изображений первым, по одному изображению в строке, точно напротив соответствующей строки.
- Заголовок должен быть одним из буквальных вариантов, распознаваемых системой: 图片 / 封面 / 图 / Picture / Image / Cover. Китайские варианты в этой строке — не непереведённый интерфейс, а точные допустимые значения заголовка Excel.
- Столбец кода Артикул обязателен: изображение сопоставляется с образцом по своей строке.
Способ 2. Укажите URL изображения
Если изображения уже доступны по публичным адресам, вместо плавающего объекта можно ввести текст URL в столбце изображений. Система автоматически загрузит изображение по адресу.
Важные замечания при импорте изображений
WARNING
- При наличии столбца изображений за один раз импортируется не более 200 записей; без изображений — 5000.
- Размер одного изображения не должен превышать 10 МБ.
- Изображения помещаются в публичную галерею образца и назначаются обложкой.
Изображений много, они разбросаны по разным местам и не хочется их упорядочивать?
Если данных и изображений много, отправьте исходные файлы прямо в службу поддержки. Команда импорта поможет их обработать.
IV. Импорт клиентов и поставщиков
Процесс совпадает с импортом образцов, но используются другие пути:
- Клиенты: левое меню → Контрагент → Клиент → Массовый импорт;
- Поставщики: левое меню → Контрагент → Поставщик → Массовый импорт.
Поля включают:
- название — обязательное;
- телефон / электронную почту / адрес;
- Ответственный — обязательное поле, выбирается из сотрудников и влияет на права доступа к данным; подробнее см. «Контрагенты и права доступа к данным»;
- отдел;
- пользовательские поля, которые можно добавить в Управление полями.
V. Инициализация начальных данных — настоятельно рекомендуется помощь службы поддержки
При первом запуске программы необходимо привести в соответствие три группы данных.
Начальный остаток
Задача: сколько товара фактически находится на складе сейчас? Начальный остаток системы должен совпасть с реальностью.
Решение: подготовьте Excel со следующими столбцами:
- столбец 1: код образца в системе;
- столбец 2: название склада;
- столбец 3: текущий остаток в метрах, килограммах или кусках;
- столбец 4: средняя цена единицы — необязательно, используется для оценки стоимости остатка.
Отправьте файл службе поддержки → служба поддержки проверит его → импортирует одним действием → в системе появится остаток.
Начальная задолженность клиентов
Задача: до перехода клиент A был должен компании 50 000, а клиент B — 120 000. Эти суммы необходимо отразить в системе.
Решение: подготовьте Excel со следующими столбцами:
- столбец 1: название клиента;
- столбец 2: сумма задолженности;
- столбец 3: дата возникновения задолженности — необязательно;
- столбец 4: примечание — необязательно.
Отправьте файл службе поддержки → служба поддержки проверит его → импортирует → первой записью в выписке будет эта начальная задолженность → новые документы продажи и оплаты будут накапливаться вместе с начальной суммой.
Начальная задолженность поставщикам
Она обрабатывается так же, как начальная задолженность клиентов, но в обратном направлении: сколько компания сейчас должна каждому поставщику.
Ключевое правило для начальных данных
Выписка накапливается в хронологическом порядке. Начальные данные должны находиться до всех исторических документов, иначе накопленная сумма будет неверной. Поэтому рекомендуется обращаться в службу поддержки, а не добавлять такие данные вручную.
VI. Переход из другой программы для текстильной отрасли
Если раньше вы использовали другую программу управления тканями или самостоятельно разработанную систему на Excel, Jenny Fabric Software поддерживает полный перенос.
Порядок перехода
- Свяжитесь со службой поддержки и сообщите, какую программу вы использовали.
- Экспортируйте исходные данные из старой системы в Excel, CSV или резервную копию базы данных.
- Отправьте их службе поддержки, чтобы специалисты оценили сложность преобразования формата.
- Служба поддержки преобразует и импортирует данные: выполнит полное сопоставление полей, очистку данных и согласование состояний документов.
- Проверьте и примите результат в гостевой или тестовой компании; если всё верно, переходите к рабочему использованию.
Обычно достаточно 1–3 дней
Срок зависит от объёма и сложности данных. В период акции услуга бесплатна для платных клиентов.
VII. Частые вопросы
В: Импорт завершился ошибкой «Поля не совпадают». Что делать?
О: Повторно скачайте последнюю версию шаблона и сравните заголовки. Измените заголовки так, чтобы они полностью совпадали с названиями системных полей. Порядок столбцов значения не имеет: система распознаёт их по названию.
В: Что делать, если ошибка обнаружена после импорта половины данных?
О:
- для образцов, клиентов и поставщиков пакетно удалите импортированные записи; их можно восстановить из корзины, затем исправьте Excel и выполните импорт повторно;
- для исторических документов обратитесь в службу поддержки, поскольку самостоятельное удаление документов ограничено правами доступа к данным.
В: Что делать, если изображения не импортировались или не отображаются?
О:
- заголовок столбца изображений должен быть одним из буквальных вариантов 图片 / 封面 / 图 / Picture / Image / Cover, иначе система не распознает его; китайские варианты здесь являются точными допустимыми значениями заголовка Excel;
- плавающее изображение должно быть вставлено в ячейку соответствующей строки: одно изображение в строке и точно напротив неё;
- при наличии столбца изображений не импортируйте больше 200 записей за один раз, а размер одного изображения не должен превышать 10 МБ;
- при использовании URL адрес должен быть доступен публично, а не указывать на локальный файл.
В: Повторный импорт создаст несколько записей или перезапишет существующие?
О: Это зависит от флажка Перезаписывать при совпадении кода:
- флажок установлен — существующий образец с тем же кодом будет перезаписан данными текущего импорта;
- флажок не установлен — импортируются только новые коды, а существующие записи не изменяются.
В: Есть ли ограничение количества при импорте?
О: Да:
- без изображений — не более 5000 записей за один раз;
- со столбцом изображений — не более 200 записей за один раз.
Большой объём разделяйте на несколько партий.
В: Как подать заявку на бесплатный импорт силами специалистов?
О: Платному клиенту нужно обратиться в службу поддержки; в период акции услуга бесплатна, подробности уточняйте у поддержки. Новые клиенты также могут воспользоваться ею в течение пробного периода.
Связанные статьи
- Руководство для начала работы за 5 минут — первое действие после регистрации: перенос данных
- Управление образцами — самостоятельное управление образцами
- Контрагенты и права доступа к данным — управление клиентами и поставщиками
- Управление полями — пользовательские поля
- Типы изображений — правила трёх галерей изображений
- Безопасность данных — защита данных после импорта
- Сводка частых вопросов
Всё ещё не получается?
Отправьте исходный Excel прямо в службу поддержки через кнопку поддержки справа внизу программы. Просто передайте файл, остальное сделаем мы.