Управление образцами: начните с первого образца
Для кого эта статья
Для владельцев компаний, менеджеров и ответственных за образцы, которые впервые работают с Jenny Fabric Software. Сначала выполните базовые действия из раздела «Создайте первый образец за 5 минут», а затем при необходимости изучите работу с изображениями, цветами, поставщиками, пакетным импортом и настройками себестоимости.
Раздел образцов предназначен для централизованного управления данными о тканях. После того как вы приведёте в порядок код, наименование, состав, ширину, плотность, спецификацию, изображения и цвета, эти сведения можно повторно использовать для поиска, расчёта цены, отправки образцов, публикации, печати этикеток и создания каталогов выбора — без повторного ввода данных.
Сначала разберитесь с пятью понятиями
| Понятие | Что записывается | Обычное применение |
|---|---|---|
| Образец | Основные сведения об одной ткани, изображения, поставщики и цены | Поиск, демонстрация, расчёт цены, отправка и выбор образцов |
| Цвет образца | Код цвета, название цвета, изображение цвета и приблизительный цвет в рамках одной ткани | Электронная карта цветов, расчёт цены или отправка образца по цвету |
| Остаток образцов | Сколько осталось физических образцов: карточек, метровых или килограммовых образцов, образцов A4 и т. п. | Инвентаризация образцовой, списание при отправке, предупреждение о малом остатке |
| Корзина образцов | Временно выбранная группа образцов | Пакетная печать, публикация, расчёт цены, отправка и редактирование |
| Товар | Данные для закупки, приёмки, продажи, отгрузки и учёта товарного остатка | Оформление документов закупки, продажи и склада, работа склада и финансов |
Образцы и товары — не две полностью раздельные базы данных. Одна и та же ткань может одновременно быть и образцом, и товаром. Подробнее см. в статье «Чем образец отличается от товара».
Создайте первый образец за 5 минут
Шаг 1. Откройте страницу создания
Перейдите в Рабочий стол → Комната образцов и нажмите справа вверху Создать новый образец.
Над списком образцов также находятся пункты пакетного импорта, пакетного распознавания этикеток, пакетного экспорта, корзины удалённых записей, отчёта по образцам, поиска, расширенного фильтра, облака меток и поиска по изображению. Новому пользователю достаточно сначала создать один образец; остальные функции можно освоить позднее.
Шаг 2. Заполните самые необходимые сведения
Форма нового образца разделена на четыре области:
- Данные образца: код, наименование, состав, ширина, плотность, спецификация, категория, метки, поставщики и цены;
- Фото образца: публичная, внутренняя и личная галереи;
- Цвета образца: код цвета, название цвета, изображение цвета и приблизительный цвет;
- Примечания к образцу: дополнительные сведения, видимые всей компании или только вам.
По умолчанию обязательным является только поле Артикул. Администратор компании может сделать обязательными и другие поля, поэтому на своей странице ориентируйтесь на красные звёздочки.
При первом вводе рекомендуется заполнить как минимум:
- код;
- наименование;
- состав;
- ширину;
- плотность;
- спецификацию;
- одно чёткое изображение образца.
Шаг 3. Проверьте код
Код образца должен быть уникальным внутри одной компании. После ввода кода и выхода из поля система сразу проверит его на повторение:
- если код уже существует, откройте исходный образец и продолжайте поддерживать его, не создавая дубликат;
- если код находится в корзине удалённых записей, сначала решите, восстановить ли старый образец или окончательно удалить его и повторно использовать код;
- если компания уже включила автоматическое создание кодов образцов, на странице создания код будет подставлен по заданному правилу;
- введённые вручную и импортированные из Excel коды имеют приоритет и не заменяются автоматическим кодом.
Если у нового пользователя ещё нет правила кодирования, можно сначала вводить принятый в компании номер подвесной карточки, артикул или внутренний код вручную. Для начала работы не требуется предварительно настраивать сложное правило.
Шаг 4. Добавьте изображение
Нажмите слева Фото образца и загрузите изображение в подходящую галерею. Для начала добавьте хотя бы одно основное изображение, на котором хорошо видны цвет, фактура или рисунок ткани.
Шаг 5. При необходимости добавьте цвета
Если у ткани несколько цветов, нажмите Цвета образца и заполните код или название каждого цвета. Если вести цвета пока не нужно, этот раздел можно оставить пустым и дополнить позднее.
Шаг 6. Сохраните
- Нажмите Сохранить, чтобы завершить текущий образец и выйти из формы создания;
- нажмите Сохранить и продолжить создание, чтобы после сохранения сразу перейти к следующему образцу; это удобно при последовательном вводе нескольких образцов.
Перед сохранением проверьте код, единицы измерения и принадлежность изображений к галереям. После успешного сохранения образец появится в списке образцовой.
Как заполнять основные сведения
Код, наименование и спецификация
| Поле | Как рекомендуется заполнять |
|---|---|
| Артикул | Используйте номер подвесной карточки, артикул или уникальный внутренний код компании |
| Наименование | Используйте название, понятное и сотрудникам, и клиентам |
| Характеристики | Укажите номер пряжи, плотность нитей, переплетение или принятое в компании описание спецификации |
| Категория | Создавайте по товарной системе компании; поддерживается до трёх уровней категорий |
| Метки | Используйте для гибкого отбора, например «весна-лето», «переработанный материал», «вариант для клиента A» |
Код подходит для однозначного определения одной ткани, категория — для устойчивой иерархии, а метка — для временной группировки или группировки сразу по нескольким категориям. Не помещайте всю информацию только в наименование или примечание.
Состав
Поле состава позволяет:
- выбрать вариант из предварительно настроенного компанией списка;
- ввести новое значение и добавить его нажатием Enter;
- справа указать подробные компоненты по названию и процентной доле.
Рекомендуется унифицировать написание внутри компании. Например, не используйте одновременно обозначения «полиэстер», «полиэфирное волокно» и сокращение «PES» для одного и того же материала, если их действительно не требуется различать.
Ширина и плотность
Ширину и плотность можно выбрать из предварительно заданных вариантов или ввести новое значение и добавить его нажатием Enter. На странице поддерживается настройка часто используемых единиц, однако при вводе всё равно необходимо проверять соответствие числа и единицы, например:
- ширина:
150 см,58/60 дюймов; - плотность:
180g/m²,220GSM.
Если в компании приняты единые единицы, администратору следует настроить варианты в управлении полями, чтобы одно значение не записывалось несколькими способами.
Данные на нескольких языках
При создании или редактировании образца можно нажать Языки и добавить иностранные варианты наименования, состава, ширины, плотности и спецификации. Сейчас поддерживаются 17 языков: китайский (упрощённый), английский, русский, корейский, французский, вьетнамский, итальянский, турецкий, японский, немецкий, испанский, португальский, арабский, тайский, бенгальский, индонезийский и китайский (традиционный).
Незаполненные языки сохранять не требуется. Язык и набор полей для внешнего показа зависят от настроек компании и фактического способа публикации.
Почему мои поля отличаются от полей у другого пользователя
Поля образца настраиваются отдельно для каждой компании:
- показ или скрытие;
- переименование;
- изменение порядка и группировки;
- обязательность;
- права сотрудников на просмотр и редактирование;
- доступность для поиска, отображения в списке или внешней публикации.
Поэтому разные компании и разные сотрудники могут видеть разные поля. Администраторы могут обратиться к статьям «Управление полями» и «Права доступа к данным».
Как управлять изображениями образца
Изображения образца делятся на три типа. Перед загрузкой определите, кому предназначено изображение.
| Галерея | Кто может видеть | Можно ли публиковать вне компании | Участвует ли в поиске по изображению |
|---|---|---|---|
| Публичная галерея | Сотрудники компании, а также клиенты и покупатели с разрешённым доступом | Да | Да |
| Внутренняя галерея | Сотрудники компании | Нет | Да |
| Личная галерея | Только сотрудник, загрузивший изображение | Нет | Нет |
Рекомендации по изображениям
- Публичная галерея: помещайте фотографии готового изделия, деталей, рисунка и официальных карт цветов, которые можно показывать клиентам;
- Внутренняя галерея: помещайте внутренние справочные и технологические изображения, а также материалы, которые пока не следует показывать вне компании;
- Личная галерея: помещайте временные материалы из личного рабочего процесса.
Каждая галерея может содержать до 50 изображений. Если одно изображение превышает 10 МБ, система автоматически сожмёт его перед загрузкой. На компьютере изображения можно перетаскивать в соответствующую область. При редактировании образца миниатюру также можно перетащить в другую галерею; после сохранения принадлежность изображения изменится.
Проверьте перед публикацией
В публикации для клиента, веб-витрине и мини-приложении могут отображаться только разрешённые для публикации поля и изображения. Не загружайте в публичную галерею изображения, содержащие себестоимость, сведения о поставщиках, окна переписки, данные клиентов или другую внутреннюю информацию.
Подробные правила см. в статье «Типы изображений». Для поиска образца по фотографии см. «Поиск по изображению».
Как управлять цветами образца
Цвета образца можно понимать как цветовые SKU одной ткани. Для каждого цвета можно указать:
- код цвета;
- название цвета;
- примечание;
- до 3 изображений цвета;
- приблизительный цвет;
- настроенные компанией дополнительные поля уровня цвета.
Необходимо заполнить хотя бы код или название цвета. Коды цветов внутри одного образца не должны повторяться.
Одна запись на один цвет
Например, если у ткани есть чёрный, белый и тёмно-синий цвета, следует создать три записи цвета. Тогда при расчёте цены, отправке образца, учёте остатков образцов или работе с закупками и продажами можно будет точно выбрать нужный цвет.
Пакетный импорт карты цветов
Если цветов много, нажмите Массовый импорт цветовых карт, перетащите сразу несколько изображений и пакетно заполните в таблице коды или названия цветов. Это удобно, когда в одной карте десятки цветов, а изображения каждого цвета уже подготовлены отдельно.
Если на странице отображается пункт Сканировать цветовую карту или другой вспомогательный пункт распознавания, следуйте подсказкам программы. Перед сохранением результат распознавания всё равно необходимо проверить вручную. Если такого пункта нет, цвета можно создавать вручную без ограничений.
Поставщики, цены и себестоимость
Эти сведения не обязательны для нового пользователя. Сначала заполните основные данные образца, а затем добавляйте их по мере необходимости для бизнеса.
Три вида отношений с поставщиками
- Поставщик готовой продукции: поставляет готовую ткань или ткань в наличии;
- Поставщик суровья: поставляет суровую ткань;
- Фабрика: выполняет окрашивание, печать, отделку и другие операции.
Можно выбрать существующего контрагента или быстро создать нового на странице редактирования образца. Для разных поставщиков можно отдельно вести код, наименование, спецификацию, предложение цены, стоимость обработки и примечание.
Часто используемые поля цены
| Поле по умолчанию | Значение |
|---|---|
| Цена образца | Цена, используемая при предоставлении клиенту метрового образца |
| Цена продажи готовой ткани | Цена продажи готовой ткани клиенту |
| Закупочная цена готовой ткани | Цена закупки у поставщика готовой ткани |
| Цена суровья | Цена закупки суровой ткани |
Администратор компании может включать, скрывать, переименовывать поля и менять их порядок. Изменения цены сохраняются в истории, где можно посмотреть сумму, автора изменения и время.
Использование предложения поставщика
После внесения цен поставщиков рядом с полем цены может появиться пункт Применить. Выберите предложение нужного поставщика, чтобы подставить соответствующую цену и не переписывать её вручную.
Калькулятор себестоимости
Калькулятор себестоимости позволяет оценить себестоимость и цену для клиента по цене суровья, усадке при переходе от суровья к готовой ткани, стоимости окрашивания, другим расходам на обработку, управленческим расходам, стоимости намотки и ожидаемой норме прибыли.
Цена суровья ÷ (1 - усадка при переходе к готовой ткани) + окрашивание + другие расходы на обработку + управленческие расходы + намотка = расчётная себестоимость
По умолчанию данные о себестоимости защищены правами компании. Сотрудники без права на себестоимость не видят калькулятор и блоки себестоимости. Конкретные права настраивает владелец или администратор компании.
Как искать и использовать образец после сохранения
Поиск образца
В образцовой доступны разные способы поиска:
- Поиск по ключевым словам: по коду, наименованию, составу, поставщику или другим полям, разрешённым компанией для поиска;
- Несколько ключевых слов: разделяйте несколько условий пробелами, чтобы сузить результат;
- Расширенный фильтр: комбинируйте состав, ширину, плотность, категорию, пользовательские поля и диапазоны;
- Облако меток: нажмите одну или несколько меток для быстрой группировки;
- Поиск по изображению: загрузите образец изображения и найдите внешне похожие ткани;
- Сортировка: по времени или коду, по возрастанию или убыванию;
- Список или карточки: переключайте представление под текущий рабочий процесс.
Облако меток и ключевые слова можно использовать вместе. Если образец не находится, сначала сбросьте расширенный фильтр и метки, а затем повторите поиск.
Просмотр и редактирование
Нажмите образец, чтобы открыть карточку и просмотреть данные, изображения, цвета, примечания, остаток образцов и другие разделы. Сотрудник с правом редактирования может перейти на страницу редактирования и изменить сведения.
Показ, порядок, права и доступность полей для поиска в мобильном приложении зависят от настроек полей компании. Фактические пункты зависят от текущей версии приложения и прав сотрудника.
Добавление в корзину образцов
Отметьте образец в списке, чтобы добавить его в корзину. Корзина образцов подходит для следующих действий:
- пакетная печать этикеток;
- создание предложения цены;
- создание документа отправки образцов;
- публикация нескольких образцов;
- экспорт каталога выбора образцов;
- пакетное редактирование основных полей.
Полную инструкцию см. в статьях «Корзина образцов» и «Предложения цены, отправка образцов и лист выбора клиента».
Остаток образцов
Карточка образца отвечает на вопрос «что это за ткань», а остаток образцов — на вопрос «сколько осталось подвесных карточек, метровых или килограммовых образцов». Остаток образцов ведётся отдельно от товарного остатка. Подробнее см. «Остаток образцов».
Пакетный ввод и упорядочивание
Пакетный импорт
Если образцов много, нажмите Массовый импорт в образцовой:
- скачайте текущую версию шаблона импорта;
- подготовьте данные образцов в соответствии с заголовками шаблона;
- после загрузки сначала проверьте результат предварительной проверки;
- исправьте повторяющиеся коды, отсутствующие обязательные значения и ошибки формата;
- подтвердите и запустите импорт.
Шаблон импорта обновляется вместе с функциями, поэтому всегда используйте версию, скачанную со страницы в момент импорта. Один образец может включать цвета, поставщиков, остатки образцов, места хранения и другие сведения; точный набор поддерживаемых полей определяется шаблоном.
Пакетное распознавание этикеток
Если на странице есть пункт Массовое распознавание этикеток, можно загрузить фотографии с несколькими подвесными карточками или этикетками, распознать их в несколько строк черновых данных, а затем проверить каждую строку и создать образцы. Если изображение размыто, этикетка перекрыта или поля записаны нестандартно, результат распознавания придётся исправить вручную.
Пакетное редактирование
Чтобы одновременно изменить основные поля нескольких образцов:
- добавьте образцы в корзину;
- в корзине нажмите Пакетное редактирование;
- измените в таблице код, наименование, состав, ширину, плотность, спецификацию или метки;
- проверьте данные и сохраните всё одним действием.
Категории, изображения, цвета, поставщиков и другие сложные сведения рекомендуется редактировать на странице отдельного образца.
Пакетный экспорт и удаление
- Массовый экспорт: экспорт в Excel; в зависимости от параметров страницы можно включить изображения, цвета и другие сведения;
- Массовое удаление: сначала перемещает записи в корзину удалённых;
- Корзина: позволяет восстановить случайно удалённые образцы или окончательно удалить их после подтверждения ненужности.
Перед окончательным удалением проверьте, не используется ли образец в предложениях цены, документах отправки, публикациях, этикетках или других исторических операциях.
Расширенные настройки
Автоматическое создание кода образца
Если в компании уже принято единое правило кодирования, перейдите в Персонализация → Настройки системы → Автонумерация образцов и настройте его.
Формат кода можно последовательно составить из следующих частей:
- фиксированный текст;
- первые буквы наименования;
- год или месяц;
- код сопоставления состава, категории или пользовательского поля;
- автоматически увеличиваемый порядковый номер.
Обратите внимание:
- по умолчанию функция выключена;
- код создаётся автоматически только для нового образца, если поле кода пустое;
- введённые вручную и импортированные из Excel коды имеют приоритет;
- код на странице создания рассчитан по текущим данным; после изменения состава или категории его можно пересчитать кнопкой Сгенерировать рядом с кодом;
- записи в корзине удалённых и уже существующие коды также участвуют в проверке повторений.
Автоматическая связь образца и товара
Перейдите в Персонализация → Настройки системы → Базовые настройки. В зависимости от процесса компании можно настроить:
- Автоматически добавлять новые образцы в товары;
- Автоматически добавлять новые товары в образцы.
Перед включением сначала определите процесс компании. Компании, которые используют записи только для демонстрации образцов, могут оставить эти параметры выключенными. Если одна и та же партия ткани участвует и в работе с образцами, и в закупках, продажах и складском учёте, параметры можно включить с учётом фактического процесса. У существующих записей признаки «образец» или «товар» также можно установить вручную в списке.
Автоматическое сохранение вариантов полей
Если компании требуется постоянно пополнять варианты состава, ширины, плотности, спецификации или пользовательских полей, соответствующий параметр можно включить в системных настройках. При сохранении образца новое, ранее отсутствовавшее значение будет добавлено в предварительно заданные варианты, и при создании следующих образцов его можно будет выбрать из списка.
Если компания не хочет, чтобы сотрудники произвольно добавляли варианты, предварительные значения должен поддерживать администратор, а права редактирования полей следует ограничить.
Частые вопросы
Нужно ли заполнять все поля при создании образца?
Нет. По умолчанию обязателен только код, а остальные обязательные поля настраивает администратор компании. Новому пользователю рекомендуется сначала внести код, наименование, состав, ширину, плотность, спецификацию и основное изображение, а затем постепенно дополнять запись.
Почему система сообщает о повторяющемся коде?
Внутри одной компании образцы и товары используют общую проверку кодов. Сначала выполните поиск в образцовой, списке товаров и корзине удалённых, чтобы убедиться, что та же ткань ещё не существует. Не создавайте повторную запись под похожим кодом.
Изображение загружено. Почему клиент его не видит?
Проверьте, находится ли изображение в публичной галерее и разрешает ли соответствующий способ публикации показывать это поле и изображение. Внутренняя и личная галереи не показываются внешним пользователям.
У ткани десятки цветов. Нужно ли создавать десятки образцов?
Обычно нет. Создайте один образец и добавьте в его цветах несколько цветовых SKU. Разделять ткань на несколько образцов следует только тогда, когда состав, спецификация или бизнес-процесс действительно делают их разными товарами.
Почему остаток образцов отличается от складского остатка?
В остатке образцов учитываются подвесные карточки, метровые и килограммовые образцы и другие материалы для показа. В товарном остатке учитываются крупные партии, рулоны и куски ткани. Эти остатки предназначены для разных целей и не объединяются автоматически.
Какие сведения можно отправлять клиенту?
Клиент видит только разрешённые компанией для публикации поля и публичные изображения. Себестоимость, внутренние сведения о поставщиках, личные примечания и внутренние изображения должны оставаться внутри компании.