Подробное описание закупок, продаж и складского учёта
Модуль закупок, продаж и складского учёта — одна из основных бизнес-функций Jenny Fabric Software. Он охватывает полный цикл операций от закупки до продажи.
Навигация по модулю
Модуль закупок, продаж и складского учёта находится в левом меню и включает следующие подразделы:
| Пункт меню | Подменю | Функция |
|---|---|---|
| Товар | — | Каталог товаров в наличии для закупок, продаж и складского учёта: ткани, которым в каталоге образцов присвоен признак «Товар» |
| Продажа → | Заказ на продажу, Возврат от покупателя | Создание документов продажи и управление возвратами |
| Комплектация | — | Комплектация по документам продажи, ввод данных по рулонам и отгрузка |
| Закуплено → | Заказ на закупку, Возврат поставщику | Создание документов закупки и управление возвратами |
| Склад → | Приход, Расход, Перемещение, Инвентаризация, Текущие остатки, Журнал запасов, Склад | Документы поступления и списания, перемещения между складами, физическая инвентаризация и просмотр остатков |
| Отчёты | — | Анализ деятельности, сверки, сводки, показатели продаж и другие отчёты; подробнее см. Подробное описание отчётов |
Работа с меню
Если рядом с пунктом меню есть стрелка →, при наведении указателя появляется подменю.
Денежные средства и счета-фактуры находятся в меню «Финансы»
Пункты Движение средств, Приходный ордер, Платёжный документ, Прочие доходы и расходы, Управление счетами-фактурами, Корректировка счёта, Начальные данные находятся в отдельном меню верхнего уровня Финансы, а не внутри модуля закупок, продаж и складского учёта. Для удобства денежные средства также описаны в этой статье. О счетах-фактурах см. Управление счетами-фактурами. Шаблоны печати документов теперь находятся в одном месте: Персонализация → Шаблоны документов; подробнее см. Редактор документов.
1 Продажи
Назначение: управление всем процессом продажи — от создания документа, ввода данных по рулонам и комплектации до отгрузки и получения оплаты.
1.1 Список документов продажи
В левом меню нажмите Продажа, чтобы открыть список документов продажи.
Условия фильтрации:
- диапазон дат: дата начала — дата окончания;
- номер документа продажи;
- клиент;
- ответственный;
- создатель документа;
- товар;
- цвет;
- тип: Партия / Образец;
- примечание.
Поля списка: номер документа продажи, клиент, тип, дата, сумма договора, отгружено, не получено, получено, статус оплаты, статус доставки, создатель документа.
- Статус оплаты: Не оплачено, Частично оплачено, Оплачено
- Статус доставки: Не доставлено, К комплектации, Комплектация, Скомплектовано, Частично доставлено, Доставлено
1.2 Создание и редактирование документа продажи
Нажмите кнопку Новый заказ в правом верхнем углу, чтобы открыть страницу редактирования.
Данные в шапке:
- номер документа продажи: создаётся автоматически в формате XS + дата + порядковый номер;
- клиент: обязательное поле;
- ответственный;
- тип: Партия / Образец;
- дата продажи: обязательное поле;
- плановая дата получения оплаты;
- дата доставки;
- адрес доставки;
- склад по умолчанию.
Позиции товаров: Нажмите Добавить товар и выберите товар. В окне выбора можно искать по артикулу, названию и составу, а также фильтровать по цвету:
Система показывает следующие поля:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Изображение | Миниатюра изображения товара |
| Артикул | Артикул товара |
| Название | Название товара |
| Цвет | Цвет ткани |
| Данные по рулонам | Метраж каждого рулона |
| Количество рулонов | Число рулонов ткани |
| Общее количество | Общий метраж / общий вес |
| Цена за единицу | Можно ввести вручную; если есть история операций, система автоматически предлагает последнюю цену |
| Сумма | Рассчитывается автоматически: общее количество × цена за единицу |
| Отгруженное количество | Уже отгруженное количество |
| Текущая отгрузка | Количество, отгружаемое сейчас |
| Склад | Склад списания |
| Примечание | Примечание к товару |
В окне выбора товара для каждого цвета (SKU) показаны количество в наличии и число рулонов. У товара с несколькими цветами можно развернуть список цветов и сразу отметить нужный SKU. Если требуется добавить новый цвет и на странице есть пункт добавить цвет, цвет можно быстро создать прямо в окне и добавить в документ.
Информация об оплате: Под позициями товаров находится область оплаты. В ней показаны сумма отгруженного товара, полученная сумма и сумма к получению. Поддерживается несколько платежей:
- введите полученную сумму и дату оплаты;
- выберите счёт получения оплаты;
- система автоматически создаст номер документа поступления оплаты в формате SK + дата + порядковый номер;
- нажмите номер документа поступления оплаты, чтобы открыть подробности.
Внизу находятся кнопки Сохранить и Сохранить и распечатать. Для печати используется шаблон документа продажи, назначенный по умолчанию в Редакторе документов.
1.3 Отрицательные остатки, запрет отрицательной продажи и закупка из продажи
Если товара недостаточно, возможность оформить продажу с отрицательным остатком зависит от настроек компании.
- Если отрицательные остатки разрешены, товар можно сначала продать и оформить документ продажи, а остаток временно станет отрицательным. Это часто используется посредниками и оптовыми торговцами, работающими по схеме сначала продажа, затем закупка: сначала принять заказ и продать товар, затем оформить закупку у поставщика для пополнения.
- Если включена настройка Продажа отрицательных запасов запрещена., в документ продажи можно выбирать данные по рулонам только из имеющихся запасов. Интерфейс ввода отрицательных остатков скрывается, а при сохранении система не позволит указать рулоны, для которых нет источника в запасах.
Путь к настройке: Персонализация → Настройки системы → Настройки склада и продаж → Продажа отрицательных запасов запрещена..
Создать закупку из продажи: на странице сведений о документе продажи нажмите Создать заказ на закупку. Система откроет страницу нового документа закупки и автоматически перенесёт товары, цвета, количество, цену и данные каждого рулона из документа продажи. Остаётся указать поставщика — в документе продажи поставщика нет, поэтому его нужно выбрать вручную, — дату закупки, менеджера и другие данные, затем сохранить документ.
При сохранении документа закупки отрицательный остаток закрывается автоматически
Отрицательный остаток закрывается поступлением по закупке. Перенесённые при создании закупки данные по рулонам автоматически помечаются как «Получено». В момент успешного сохранения документа закупки система пополняет остаток по этим рулонам, и прежнее отрицательное значение сразу обнуляется. Повторно выполнять вручную действие Приёмка не нужно. Это не относится к обычным документам закупки, созданным вручную: по ним товар поступает на склад только после подтверждения приёмки.
Правила:
- Нельзя создать во время комплектации: если документ продажи имеет статус К комплектации или Комплектация, система остановит операцию и попросит сначала завершить комплектацию.
- Без повторной закупки: переносятся только те данные по рулонам, которые ещё не привязаны к другому документу закупки, поэтому одну и ту же партию нельзя случайно закупить дважды.
- Данные можно объединять: в одном документе закупки можно объединить рулоны из продажи с отрицательным остатком и рулоны из обычной продажи со склада.
- Повторное сохранение не создаёт повторного поступления: данные по рулонам у закупки из продажи и у документа продажи используют одну и ту же запись. Повторное сохранение или редактирование закупки не увеличит остаток второй раз.
- После удаления закупку можно создать заново: если удалить документ закупки, созданный из продажи, данные по рулонам автоматически вернутся в статус «Не закуплено», после чего документ закупки можно сформировать снова.
- Созданный документ закупки работает как обычный: в нём можно добавлять и удалять товары, изменять количество и цену.
Рекомендация
При первом использовании этого процесса после сохранения документа закупки откройте Склад → Текущие остатки, проверьте количество и убедитесь, что отрицательный остаток обнулился.
1.4 Округление суммы
Документ продажи поддерживает Округление — удаление мелкого остатка из суммы договора. Например, сумму 10 309,20 юаня можно округлить до 10 300 юаней, чтобы упростить оплату и сверку с клиентом.
1.5 Всплывающее окно данных по рулонам
На странице сведений о документе продажи наведите указатель на столбец Детализация метража. Появится окно с таблицей подробных данных по каждому рулону, поэтому просмотреть их можно без перехода на страницу редактирования.
1.6 Действия на странице сведений о документе продажи
Внизу страницы сведений доступны следующие кнопки:
- Экспортировать ведомость метража — в раскрывающемся списке выберите загруженный компанией шаблон Excel для ведомости рулонов продажи. Можно сначала выбрать Предпросмотр или сразу Скачать Excel. Если шаблонов нет, нажмите Управление шаблонами Excel и загрузите шаблон
- Создать заказ на закупку — функция Закупка из продажи: быстро создаёт закупку для пополнения и закрытия отрицательного остатка; подробнее см. раздел 1.3
- Печать — печать по шаблону, назначенному по умолчанию в Редакторе документов
- Изменить — изменение документа продажи
1.7 Передача на комплектацию
На странице редактирования документа продажи нажмите кнопку Подать заявку, чтобы отправить документ сотрудникам комплектации. После этого документ продажи получит статус К комплектации.
1.8 Возврат продажи
В левом меню выберите Продажа → Возврат от покупателя, чтобы управлять документами возврата от клиентов.
2 Комплектация
Назначение: сотрудники склада физически комплектуют товар по документу продажи, вводят данные по рулонам и подтверждают отгрузку.
2.1 Список комплектации
В левом меню нажмите Комплектация. В списке показаны:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер документа продажи | Номер связанного документа продажи |
| Дата | Дата документа продажи |
| Статус комплектации | К комплектации / Комплектация |
| Передал | Менеджер, передавший документ на комплектацию |
| Действие | Кнопка Комплектация |
Числовой индикатор справа от пункта меню, например Комплектация (6), показывает количество документов комплектации, ожидающих обработки.
2.2 Процесс комплектации
- В списке нажмите кнопку Комплектация
- Для каждого товара введите фактические данные по рулонам: метраж каждого рулона
- Укажите дату документа комплектации
- Подтвердите завершение комплектации
Управление правами:
- после того как менеджер передал документ на комплектацию, он больше не может вручную изменять данные по рулонам;
- комплектацию могут выполнять только сотрудники с соответствующим правом.
2.3 Комплектация со сканированием на мобильном устройстве
Отсканируйте в приложении Jenny QR-код на этикетке рулона: система автоматически заполнит данные по рулону, сократит ошибки ручного ввода и повысит эффективность работы склада.
3 Закупки
Назначение: учёт поступления ткани, закупленной у поставщика, с автоматическим обновлением остатков и финансовых данных.
Для закупки готовой ткани есть отдельная подробная инструкция
Для закупки готовой ткани / ткани в наличии, ввода данных по каждому рулону, частичной приёмки, оплаты и работы с телефона рекомендуем статью Закупка готовой ткани / ткани в наличии.
3.1 Список документов закупки
В левом меню нажмите Закуплено, чтобы открыть список документов закупки.
Условия фильтрации: диапазон дат, номер документа, поставщик, ответственный, создатель документа, товар, цвет, примечание.
Поля списка: номер документа закупки, поставщик, дата, сумма договора, получено, не оплачено, оплачено, статус оплаты, статус приёмки, создатель документа.
- Статус оплаты: Не оплачено, Частично оплачено, Оплачено, Переплачено
- Статус приёмки: Не получено, Частично получено, Получено
3.2 Создание и редактирование документа закупки
Нажмите кнопку Новый заказ на закупку в правом верхнем углу.
Данные в шапке: номер документа закупки — создаётся автоматически в формате CG + дата + порядковый номер; поставщик — обязательное поле; дата закупки; ответственный и другие данные.
Позиции товаров: после добавления товара выберите цвет, нажмите Детализация метража и введите количество каждого рулона, затем укажите цену за единицу. Система автоматически рассчитает сумму. Количество в текущем документе закупки автоматически суммируется из данных по рулонам. Если поставщик пока сообщил только общее количество, в быстром режиме можно сначала создать одну временную запись с этим количеством. Когда товар или официальная ведомость поступит, замените её данными по каждому рулону и подтвердите приёмку по фактически полученному товару. Полный процесс описан в статье Закупка готовой ткани / ткани в наличии.
3.3 Управление оплатой
На странице сведений о документе закупки можно редактировать информацию об оплате:
- поддерживается несколько платежей;
- система автоматически отслеживает общую оплаченную сумму, остаток к оплате после округления и переплату;
- для каждого платежа создаётся номер документа оплаты в формате FK + дата + порядковый номер.
3.4 Возврат закупки
В левом меню выберите Закуплено → Возврат поставщику, чтобы управлять документами возврата поставщикам.
3.5 Печать документа закупки
На странице сведений о документе закупки нажмите кнопку Печать. Система сформирует и распечатает документ по шаблону закупки, назначенному по умолчанию в Редакторе документов.
3.6 Скачивание и передача ведомости рулонов закупки
Для документа закупки можно скачать или передать Ведомость рулонов. В ней по каждому рулону указаны номер рулона / номер красильного лота / метраж и другие данные. Функция одинакова на компьютере и телефоне; ведомость удобно отправить поставщику для сверки поставки.
3.7 Подтверждение приёмки
После подтверждения приёмки система автоматически увеличивает количество на складе и обновляет складские записи. Документ закупки, в котором указано только общее количество, но приёмка не подтверждена, не увеличивает остаток заранее.
4 Управление складом
Складской модуль объединяет документы движения и просмотр остатков. При наведении на Склад в левом меню появляется выдвижное подменю из двух групп:
Документы: Приход, Расход, Перемещение, Инвентаризация
Поиск: Текущие остатки, Журнал запасов, Склад
4.1 Поступление
Назначение: поступления вне закупок, например возврат материалов с производства.
Список документов поступления:
Условия фильтрации: диапазон дат, номер документа, создатель документа, товар, цвет, примечание.
Поля списка: номер документа поступления, дата получения, создатель документа, действие.
Новый документ поступления:
- Нажмите кнопку Новая приходная накладная
- Заполните основные данные: дату получения, адрес получения и склад по умолчанию
- Добавьте товары и введите данные по рулонам: отдельный метраж / характеристики каждого рулона
- После сохранения система автоматически обновит остатки
Способы ввода описаны в разделе Ввод данных по рулонам.
Во всех документах используется единое окно выбора товара
В документе поступления кнопка Добавить товар открывает то же окно выбора, что в продаже, закупке и списании. Оно поддерживает поиск по артикулу / названию / составу и выбор по цветам (SKU). Если товара ещё нет, его можно быстро добавить прямо в этом окне, не возвращаясь сначала в каталог образцов.
Расширенный режим: ввод каждого рулона:
В документе поступления расширенный режим включён по умолчанию. Для каждого рулона можно отдельно указать номер красильного лота, номер рулона, длину нетто / брутто, вес нетто / брутто, номер партии, сорт, цвет маркировки, дату производства, место хранения и примечание. Поля формы сгруппированы по основным данным / характеристикам и количеству / подробным данным по рулонам, а панель действий вынесена отдельно, что упрощает ввод нескольких рулонов. В расширенном режиме необязательно указывать ширину каждого рулона: можно использовать номинальную ширину из карточки образца либо заполнить поле на уровне рулона.
- Для обязательного количества поступающего рулона можно выбрать Чистая длина или Чистый вес. Для тканых материалов обычно основным количеством остатка служит длина нетто; для трикотажа и тканей с учётом в килограммах можно выбрать вес нетто. Выбранное поле должно быть больше 0, а другое поле можно сохранить как дополнительную информацию для ведомости или этикетки
- Если используется только одна единица, дополнительная единица автоматически скрывается, чтобы форма оставалась компактной
- После ввода каждого рулона можно выбрать шаблон этикетки ткани и сразу распечатать этикетку. Её наклеивают на рулон, чтобы впоследствии распознавать его одним сканированием при поступлении, списании или комплектации
- Можно импортировать Excel-ведомость рулонов, выгруженную из внешней системы контроля ткани. Система распознаёт по заголовкам столбцов метраж / длину нетто, вес нетто / вес, номер рулона, номер красильного лота, номер партии, сорт, место хранения, примечание и другие поля, затем добавляет записи в список рулонов
Атомарное присвоение номера партии предотвращает совпадения при одновременном поступлении
Номер партии в документе поступления выдаётся атомарно: если несколько сотрудников одновременно оформляют поступление, система гарантирует разные номера партий для каждого документа и устраняет редкие случаи совпадения номеров.
Сведения о документе поступления: На странице сведений показаны изображение, артикул, название, цвет, ширина — из карточки образца или записи рулона, — данные по рулонам, число рулонов, общее количество, склад и примечание. Для документа, созданного в расширенном режиме, в подробных данных по рулонам дополнительно показаны столбцы длина брутто / длина нетто / вес брутто / вес нетто / номер партии / дата производства / цвет маркировки / сорт / место хранения; эти же данные доступны в подробностях документа закупки. Документ можно распечатать по шаблону Редактора документов и отредактировать.
Место хранения: отметка для поиска каждого рулона:
В расширенном режиме для каждого рулона можно указать Ячейка хранения, например Зона A — стеллаж 3 — полка 2. Оно показывает, где именно лежит рулон. Место хранения — только отметка для поиска товара; оно не участвует в расчёте или списании количества. В подробных данных по рулонам документа поступления есть столбец Ячейка хранения; значение можно также добавить или изменить при редактировании документа.
Печать штрихкодов всех рулонов одной кнопкой:
На странице сведений о документе поступления нажмите столбец Детализация метража, чтобы открыть окно Детали рулонов:
- в верхней части окна есть кнопка Распечатать штрихкоды всех рулонов: на каждый рулон печатается отдельная этикетка с QR-кодом, по которому его можно сканировать при комплектации или списании;
- в конце каждой строки также есть маленькая кнопка печати для повторной печати этикетки одного рулона;
- используется активный шаблон этикетки ткани из раздела Управление этикетками, а QR-код напрямую соответствует конкретному рулону.
При большом числе рулонов печатайте партиями
Если за один раз печатать очень много рулонов — примерно более 50, — QR-коды на отдельных этикетках могут не успеть сформироваться. Рекомендуется печатать партиями и выборочно проверять сканирование.
4.2 Списание
Назначение: списание вне продаж, например при потерях или порче.
Условия фильтрации: диапазон дат, номер документа, создатель документа, товар, цвет, примечание.
Новый документ списания:
- Нажмите кнопку Новая расходная накладная
- Укажите дату доставки, адрес доставки и склад по умолчанию
- Добавьте товары и введите данные по рулонам
- После сохранения система автоматически уменьшит остатки
Ведомость списания: подробно / сводно:
Документ списания позволяет сформировать Ведомость рулонов, которую удобно передать клиенту вместе с товаром или использовать на складе для сверки:
- Подробная ведомость: для каждого рулона указаны номер красильного лота / номер рулона / метраж и другие данные;
- Сводная ведомость: по каждому товару / цвету суммируются число рулонов и количество.
Внизу страницы сведений раскрывающийся список Экспортировать ведомость метража показывает загруженные компанией Excel-шаблоны ведомостей списания. Для каждого шаблона можно выбрать Предпросмотр или Скачать Excel. Если шаблонов ещё нет, сначала нажмите Управление шаблонами Excel и загрузите шаблон в формате .xlsx; также можно скачать пример и адаптировать его к форме компании.
4.3 Перемещение
Назначение: перемещение остатков между складами. Например, можно перенести 100 метров ткани с «Основного склада» на «Склад шоурума».
Поля документа перемещения:
- номер документа: создаётся автоматически с префиксом DB;
- дата;
- склад-отправитель: обязательное поле;
- склад-получатель: обязательное поле;
- перемещаемый товар: артикул, название, цвет, количество, число рулонов.
Процесс:
- Выберите Склад → Перемещение
- Создайте документ перемещения, выберите склад-отправитель и склад-получатель
- Добавьте товар — отображаются только товары в наличии — и отметьте каждый рулон, который нужно переместить, на уровне данных по рулонам
- После сохранения система автоматически выполнит:
- на складе-отправителе: уменьшение остатка, то есть списание;
- на складе-получателе: увеличение остатка, то есть поступление.
Подсказка
Перемещение не влияет на общий остаток: товар только переходит с одного склада на другой. Поддерживается работа на уровне данных по рулонам — можно точно выбрать конкретные рулоны, а не только ввести количество.
4.4 Инвентаризация
Назначение: физическая проверка склада, сопоставление системных и фактических остатков с автоматической корректировкой.
Поля документа инвентаризации:
- номер документа: создаётся автоматически с префиксом PD;
- дата;
- проверяемый склад: обязательное поле;
- статус: Черновик / Подтверждено.
Процесс:
- Выберите Склад → Инвентаризация
- Создайте документ инвентаризации и выберите склад
- Система автоматически загрузит все складские записи этого склада с системным количеством для каждого отдельного рулона
- Сверьте каждый рулон и введите фактическое количество по результатам физической проверки
- Система автоматически рассчитает расхождение:
- Излишек: фактическое количество > системного; показан зелёным, после подтверждения система автоматически оформит поступление;
- Недостача: фактическое количество < системного; показана красным, после подтверждения система автоматически оформит списание.
- Убедившись в правильности данных, нажмите Подтвердить инвентаризацию, после чего остатки будут автоматически скорректированы
Внимание
После подтверждения инвентаризацию нельзя отменить, а остатки изменяются сразу. Перед подтверждением внимательно проверьте каждое расхождение.
4.5 Текущие остатки
Назначение: просмотр текущих складских данных в реальном времени с фильтрацией по нескольким параметрам.
Условия фильтрации: склад, товар, цвет, поиск образца.
Поля списка:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Миниатюра | Изображение SKU; при наведении показывается крупное изображение |
| Склад | Название склада |
| Артикул | Артикул товара |
| Название | Название товара |
| Цвет | Цвет ткани |
| Число рулонов | Количество рулонов в наличии |
| Количество в наличии | Общий остаток в метрах, килограммах и т. п. |
| Дата обновления | Время последнего изменения остатка |
Особые функции:
- Сводка / Детали: группа переключателей в правом верхнем углу. Режим Сводка объединяет данные по складу + цвету, а Детали показывает каждый рулон отдельно с номером красильного лота / номером рулона / количеством в наличии; обрезанные рулоны отмечаются пометкой «(обрезка)»
- Только в наличии: в режиме объединённой сводки этот флажок включён по умолчанию и скрывает строки, в которых после взаимного зачёта поступлений и списаний количество равно 0. Снимите флажок, чтобы увидеть все строки
- Сводные данные: в верхней части страницы по умолчанию показаны общее число рулонов и общее количество; нажмите значок глаза, чтобы скрыть их
- Миниатюра SKU: в списке показана миниатюра товара, а при наведении открывается крупное изображение
Журнал остатков
Нажмите строку в списке остатков, чтобы открыть Журнал запасов этого товара: полную историю поступлений и списаний. Каждое изменение — поступление по закупке, списание по продаже, перемещение, инвентаризация и т. п. — можно проследить и перейти к исходному документу. Пункт Журнал запасов в группе Поиск выдвижного меню склада показывает изменения остатков по всем товарам.
4.6 Управление складами
В группе Поиск выдвижного меню Склад нажмите Склад. Здесь можно:
- добавить склад;
- изменить название склада;
- назначить склад по умолчанию.
5 Управление денежными средствами
Назначение: единое управление платежами по закупкам и поступлениями оплаты по продажам, работа с несколькими счетами и сверка.
Раздел находится в меню «Финансы»
Финансовые функции находятся в отдельном меню верхнего уровня Финансы. Оно содержит непосредственные пункты Движение средств, Приходный ордер, Платёжный документ, Прочие доходы и расходы, Управление счетами-фактурами, Корректировка счёта, Начальные данные.
5.1 Список движения денежных средств
В левом меню выберите Финансы → Движение средств, чтобы просмотреть все поступления и расходы.
Условия фильтрации: диапазон дат, счёт, компания.
Поля списка:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Дата | Дата операции |
| Счёт | Счёт получения или списания средств |
| Тип | Тип поступления или расхода |
| Компания / описание | Контрагент — клиент или поставщик — либо описание операции |
| Поступление | Сумма, полученная по продаже |
| Расход | Сумма, оплаченная по закупке |
| Остаток | Текущий баланс счёта |
| Связанная операция | Номер соответствующего документа поступления оплаты или документа оплаты; по нему можно перейти |
5.2 Документы поступления оплаты и документы оплаты
В новой версии у документов поступления оплаты и документов оплаты есть отдельные страницы списков:
- выберите Финансы → Приходный ордер, чтобы просмотреть все поступления оплаты отдельно от документов продажи;
- выберите Финансы → Платёжный документ, чтобы просмотреть все платежи отдельно от документов закупки.
Для документов поступления оплаты и документов оплаты можно настраивать шаблоны печати в Редакторе документов.
Просмотр аннулированных документов: вверху списка документов поступления оплаты / документов оплаты можно переключаться между Активные и Аннулирован. В режиме Аннулирован доступен только просмотр всех аннулированных документов. В списке указаны время аннулирования / сотрудник / причина, а рядом с номером стоит отметка Аннулирован. Аннулированные документы предназначены только для просмотра истории: их нельзя редактировать или восстановить. Это обеспечивает прослеживаемость учёта и предотвращает ошибочные изменения аннулированных документов.
5.3 Прочие доходы и расходы
Выберите Финансы → Прочие доходы и расходы, чтобы учитывать доходы и расходы, не связанные с основными операциями, например коммунальные платежи, аренду и прочие расходы.
5.4 Управление счетами
Нажмите кнопку Управление счетами в правом верхнем углу. Здесь можно:
- добавить счёт;
- изменить название счёта;
- назначить счёт по умолчанию.
5.5 Изменение записи о движении денежных средств
- Найдите нужную строку операции в таблице движения денежных средств
- В столбце Связанный документ нажмите номер бизнес-документа
- Система откроет сведения о соответствующем документе продажи или закупки
- На странице сведений измените сумму поступления оплаты / платежа
- Система автоматически обновит движение денежных средств и баланс
6 Ввод данных по рулонам
Данные по рулонам — основное понятие в торговле тканями: это отдельный метраж / вес каждого рулона. Их необходимо вводить при поступлении по закупке, прямом поступлении, комплектации продажи и в других операциях.
6.1 Режимы ввода
Быстрый режим: введите количество напрямую, например «1000» означает 1000 метров, и нажмите Enter для подтверждения. Режим подходит для быстрого создания документа. При продаже система может автоматически рассчитать оплачиваемое и фактически отгруженное количество по настройке допуска
Расширенный режим: для каждого рулона отдельно указываются номер красильного лота, номер рулона, длина нетто / брутто, вес нетто / брутто, номер партии, сорт, цвет маркировки, дата производства, место хранения, примечание, допуск, оплачиваемое количество и другие подробности. Режим предназначен для точного учёта. При поступлении основным складским количеством можно выбрать длину нетто или вес нетто. При продаже / списании можно выбрать имеющиеся рулоны либо, если это разрешено настройками компании, ввести данные для отрицательного остатка. После ввода каждого рулона можно сразу распечатать этикетку ткани
6.2 Импорт Excel-ведомости рулонов
В расширенном режиме поступления можно импортировать Excel-ведомость рулонов, подготовленную внешней системой контроля ткани или фабрикой. Система автоматически распознаёт распространённые заголовки: метраж / длина нетто / длина, вес нетто / вес / кг, номер рулона, номер красильного лота, ширина, длина брутто, вес брутто, номер партии, цвет маркировки, сорт, дата производства, место хранения, примечание.
После импорта записи добавляются в текущий список. Перед сохранением проверьте номер каждого рулона, количество, основное складское количество — длину нетто или вес нетто — и склад.
6.3 Обрезка рулона
Если требуется не целый рулон, используйте функцию обрезки. Введите нужную длину: система автоматически рассчитает остаток и обновит складское количество.
6.4 Пересчёт основной и дополнительной единиц
Поддерживается автоматический пересчёт килограммов в метры и между другими единицами измерения ткани. Например, если основная единица — метр, дополнительной единицей можно назначить килограмм, и система рассчитает значение по заданному коэффициенту.
6.5 Допуск для каждого рулона
Допуск — важное понятие в торговле тканями; это разница / допустимое отклонение между фактическим и оплачиваемым количеством.
- В процентах: введите процент допуска, например 98 означает, что к оплате принимается 98% фактического количества, то есть допуск составляет 2%
- Числом: введите конкретное значение допуска
7 Печать этикеток ткани
7.1 Создание этикетки ткани
- Внизу левого меню выберите Управление этикетками в группе управления компанией
- Выберите Этикетка рулона
- Быстро создайте этикетку на основе системного шаблона
- Нажмите значок звезды, чтобы назначить шаблон активным
7.2 Печать информации о рулоне из документа продажи
- После добавления информации о ткани в документ продажи откройте редактирование данных по рулонам
- В расширенных настройках заполните данные этикетки
- Нажмите кнопку печати
8 Отчёты
Назначение: многомерный анализ данных, контроль показателей продаж и взаиморасчётов.
В левом меню нажмите Отчёты, чтобы открыть главную страницу. Отчёты представлены карточками по группам. Ниже описаны несколько часто используемых отчётов, а полный перечень приведён в статье Подробное описание отчётов.
8.1 Отчёт о результатах продаж
Отчёт показывает результаты каждого ответственного:
- сумму договора;
- сумму к получению;
- полученную сумму.
Нажмите заголовок Отчёт по эффективности продаж, чтобы открыть подробную страницу с дополнительными разрезами данных и фильтром по периоду.
8.2 Акт сверки с клиентом
Отчёт показывает операции с каждым клиентом:
- название клиента;
- дату операции;
- сумму договора;
- накопленную задолженность.
Он используется для сверки взаиморасчётов с клиентом. Часто используемого клиента можно закрепить: наведите указатель на его название и нажмите значок 📌. Закреплённые клиенты всегда показываются в начале списка.
8.3 Акт сверки с поставщиком
Отчёт показывает закупочные операции с каждым поставщиком:
- название поставщика;
- дату операции;
- сумму договора;
- накопленную задолженность.
Он используется для сверки кредиторской задолженности с поставщиком. Часто используемых поставщиков также можно закреплять.
Подробное описание отчётов см. в статье Подробное описание отчётов.
Общая схема закупок, продаж и складского учёта
Закупка: создать документ закупки → подтвердить приёмку (остаток увеличивается) → документ оплаты
Возврат закупки: создать документ возврата закупки → подтвердить возврат (остаток уменьшается)
↓
Поступление: создать документ поступления → ввести данные по рулонам → сохранить (остаток увеличивается)
↓
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Общий запас │
│ Перемещение: склад A → склад B │
│ (общее количество не меняется) │
│ Инвентаризация: сверить фактический товар → │
│ скорректировать излишек/недостачу│
│ Журнал остатков: каждое изменение прослеживается│
└──────────────────────────────────────────────────┘
↓
Продажа: создать документ продажи → передать на комплектацию → комплектовать
(ввести данные по рулонам) → отгрузить (остаток уменьшается) → документ поступления оплаты
Возврат продажи: создать документ возврата продажи → подтвердить возврат (остаток увеличивается)
↓
Списание: создать документ списания → ввести данные по рулонам → сохранить (остаток уменьшается)
↓
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Денежные средства: движение / поступления / │
│ платежи / прочие доходы и расходы │
│ Отчёты: автоматические сводки по результатам │
│ и сверкам, с возможностью закрепления │
└──────────────────────────────────────────────────┘Настройка товара
Закупки, продажи и складской учёт основаны на товаре в наличии. Чтобы ткань из каталога образцов можно было использовать в этом модуле, на странице редактирования образца присвойте ей признак Товар. Различия между образцом, товарной позицией и товаром описаны в статье Чем отличаются образец и товар.