Остаток образцов
Остаток образцов предназначен для учёта физических образцов, которые показывают или отправляют клиентам: подвесных карточек, метровых и килограммовых образцов, образцов A4, небольших лоскутов и т. п.
Если клиент спрашивает: «Остались ли карточки этой ткани?», «Можно ли ещё отправить метровый образец этого цвета?» или «Кому отправили прошлую партию образцов?», нужно смотреть остаток образцов, а не товарный остаток крупной партии.
Сначала разберитесь: остаток образцов — не товарный остаток
| Вид остатка | Что учитывается | Обычное применение |
|---|---|---|
| Остаток образцов | Подвесные карточки, метровые, килограммовые и образцы A4, небольшие лоскуты и другие материалы для показа | Отправка и подбор образцов, выбор тканей, инвентаризация образцовой |
| Товарный остаток / остаток крупной партии | Ткань в наличии на складе, рулоны, куски и подробные данные каждого рулона | Приёмка, продажа, отгрузка, сканирование и инвентаризация |
Если клиент забрал одну подвесную карточку, уменьшается остаток образцов. Если склад отгрузил один кусок крупной партии ткани, уменьшается товарный остаток. Не смешивайте эти два вида учёта.
Полное объяснение см. в статье «Чем образец отличается от товара».
Что представляет собой одна запись остатка образцов
Остаток образцов ведётся по следующим параметрам:
- образец: какая именно ткань;
- цветовой SKU: какой именно цвет; если цвета не различаются, учёт можно вести на уровне SPU;
- тип образца: подвесная карточка, метровый, килограммовый или образец A4 либо пользовательский тип компании;
- текущий остаток: сколько осталось сейчас;
- порог предупреждения: при количестве ниже этого значения строка выделяется;
- последнее изменение: время последнего поступления, выдачи или списания по документу.
Пример:
| Образец | Цвет | Тип | Текущий остаток |
|---|---|---|---|
| JN047 | Каменно-серый | Подвесная карточка | 5 |
| JN047 | Каменно-серый | Метровый образец | 2 |
| JN050 | Глубокий сине-зелёный | Подвесная карточка | 1 |
Так можно ответить точнее: не просто «есть ли образцы этой ткани», а «какой цвет, какой тип образца и сколько штук осталось».
Где находится функция
Есть два часто используемых входа:
- в левом меню перейдите в Комната образцов → Остатки образцов;
- откройте карточку нужного образца и на вкладке Остатки образцов посмотрите его текущий остаток.
Вкладка остатка в карточке подходит для просмотра одной ткани. Главная страница остатка образцов предназначена для пакетного поступления и выдачи, установки порогов предупреждения, просмотра движений и управления типами.
Как настроить типы образцов
| Тип | Описание |
|---|---|
| **Бирки ** | Обычные подвесные карточки, карты цветов и небольшие карточки образцов |
| Образец | Образец ткани, отправляемый метрами, или тип, который внутри компании называют «метровым образцом» |
| Килограммовый образец | Образец ткани, отправляемый килограммами |
| Образец A4 | Небольшой образец или выкройка размером A4 |
Если в компании используются другие названия, нажмите Управление типами и добавьте пользовательские типы, например «образец 0,5 м», «образец с обработанным краем», «полоска цвета».
Сначала унифицируйте единицу количества
Остаток образцов лучше всего подходит для количества вида «сколько карточек / комплектов / полосок». Компаниям, которые отправляют образцы по метрам или килограммам, рекомендуется сначала согласовать внутренний способ учёта, например «один метровый образец считать одной единицей» или «для образца 0,5 м создать отдельный тип». Тогда одинаковое число не будет означать разное у разных сотрудников.
Как впервые создать остаток образцов
При первом использовании рекомендуется провести простую инвентаризацию:
- в статье «Управление образцами» проверьте, что код, наименование и цвета образца уже созданы;
- перейдите в Остатки образцов;
- нажмите Приход образцов;
- выберите образец;
- если у образца ведётся учёт по цветам, выберите соответствующий цветовой SKU; если цвета не различаются, цвет можно не выбирать и вести запись на уровне SPU;
- выберите тип образца, например подвесную карточку, метровый образец или образец A4;
- введите количество и примечание, затем сохраните.
Для пакетной инициализации данные также можно подготовить в шаблоне импорта образцов. Набор полей определяется последней версией шаблона, скачанной в программе.
Как выполнять поступление и выдачу в ежедневной работе
Поступление образцов
Используйте Приход образцов, когда получили новые подвесные карточки, пополнили метровые образцы или повторно упорядочили образцовую:
- нажмите Приход образцов;
- выберите образец и цветовой SKU;
- выберите тип;
- введите количество, на которое нужно увеличить остаток;
- в примечании укажите источник, например «поставщик пополнил образцы», «подвесные карточки изготовлены заново» или «ввод по результатам инвентаризации».
После сохранения текущий остаток увеличится и будет создана запись движения.
Выдача образцов
Используйте Расход образцов при отправке клиенту, передаче клиенту или сотруднику либо списании повреждённого образца:
- нажмите Расход образцов;
- выберите образец, цветовой SKU и тип;
- введите количество, на которое нужно уменьшить остаток;
- в примечании рекомендуется указать назначение, например «отправлено клиенту», «забрал менеджер» или «повреждение образца».
После сохранения текущий остаток уменьшится и будет создана запись движения. Перед выдачей рекомендуется проверить текущее количество, чтобы не обещать клиенту образец, которого фактически уже нет.
Быстрые действия в строке
Каждую строку списка можно быстро обработать следующими действиями:
- +1 / -1: небольшая корректировка, например после выдачи одной подвесной карточки нажмите -1;
- Установить: после инвентаризации сразу замените системное количество фактическим;
- Порог оповещения: задайте количество, ниже которого появится предупреждение;
- Движения: посмотрите, откуда поступил и куда ушёл этот остаток.
Если на странице отображается Ячейка хранения или Изменить место, укажите, где лежит образец. Место хранения — только метка для поиска физического образца, оно не влияет на количество. Если такого пункта на текущей странице нет, место хранения можно поддерживать в данных образца; ориентируйтесь на фактический интерфейс программы.
Автоматическое списание по документу отправки образцов
При отправке образцов клиенту рекомендуется списывать их через документ отправки образцов. Тогда документ и движения остатка будут соответствовать друг другу.
Порядок действий:
- при создании документа отправки включите переключатель Списать остаток образцов;
- в строках документа проверьте образец, тип и количество;
- после сохранения система спишет остаток по комбинации «тип + количество»;
- при изменении документа система сначала восстановит старое списание, а затем спишет количество по новым строкам;
- при удалении документа система восстановит ранее списанный остаток образцов.
Для отправки образцов этот способ лучше ручной выдачи, потому что движение содержит источник и номер документа, что позволяет проследить операцию позднее.
Перед сохранением проверьте тип и количество
Документ отправки списывает остаток по «типу образца + количеству» в строке. Например, если отправляется подвесная карточка, не выбирайте по ошибке метровый образец; если отправляются 2 карточки, не указывайте 1. Ошибка в типе или количестве приведёт и к ошибке в движениях остатка.
Как просматривать движения остатка
У каждой записи остатка есть полная история движений, по которой можно проследить путь образца.
В движениях особенно важны следующие столбцы:
- Время: когда произошло изменение;
- Образец: какая именно ткань;
- Тип: подвесная карточка, метровый образец, образец A4 и т. п.;
- Изменение: положительное число означает поступление, отрицательное — выдачу;
- Было → Стало: количество до изменения → количество после изменения;
- Источник: ручная корректировка, документ отправки образцов, импорт, выдача готового изделия и т. п.;
- Номер документа: если изменение создано документом, отображается его номер;
- Оператор: кто выполнил действие;
- Примечание: причина или назначение, указанные при ручной операции.
При ручной выдаче рекомендуется подробно заполнять примечание, например «отправлено клиенту XX из Ханчжоу», «менеджер взял образцы» или «потеря при инвентаризации». Тогда при просмотре движений не придётся восстанавливать информацию по памяти.
Типичные ситуации
Ситуация 1. Первая инвентаризация образцовой
После упорядочивания образцовой внесите поступление по каждому образцу и цвету. Для уже существующих записей используйте Установить, чтобы заменить количество фактическим, и задайте порог предупреждения.
Ситуация 2. Отправка образцов клиенту
Создайте документ отправки образцов и включите Списать остаток образцов. После сохранения остаток уменьшится автоматически, а в движениях будет виден номер документа.
Ситуация 3. Менеджер временно забрал образец
Если документ отправки пока не создан, сначала выполните Расход образцов в остатках образцов и укажите в примечании, кто забрал образец и какому клиенту его покажут. Если документ будет добавлен позднее, выполните внутреннюю сверку по принятому в компании порядку.
Ситуация 4. Системное и фактическое количество не совпадают
Сначала проверьте движения: не было ли недавно списания по документу отправки, ручной выдачи или корректировки по инвентаризации. После подтверждения фактического количества используйте Установить и в примечании укажите «корректировка по инвентаризации».
Рекомендации по использованию
Сначала унифицируйте названия типов образцов.
Договоритесь внутри компании, как используются подвесные карточки, метровые, килограммовые и образцы A4. Особые типы затем добавляйте через управление типами.
Для образцов с учётом по цветам выбирайте цветовой SKU.
Количество подвесных карточек разных цветов одной ткани может отличаться. Рекомендуется вести остаток по цветам и списывать отправку также по цвету.
Подробно указывайте назначение в примечании.
При ручной выдаче не ограничивайтесь словом «выдача»; лучше указать, кому отправили, кто забрал или почему образец списан.
Регулярно проводите инвентаризацию.
Образцы расходуются быстро. Рекомендуется проводить простую проверку каждую неделю или месяц и приводить системное количество в соответствие с фактическим.
Не используйте остаток образцов вместо товарного остатка.
Остаток образцов учитывает только материалы для показа. Продажа, приёмка, отгрузка, сканирование, списки рулонов и инвентаризация крупной партии по-прежнему выполняются через товарный склад в системе закупок, продаж и складского учёта.
Связь с другими модулями
| Модуль | Связь |
|---|---|
| Управление образцами | Основные данные образца: код, наименование, изображения и т. п. |
| Предложение цены / отправка образцов / лист выбора | При отправке можно включить списание остатка образцов |
| Управление готовыми изделиями | При выдаче готового изделия может списываться соответствующий остаток образцов |
| Чем образец отличается от товара | Объясняет, почему остаток образцов и товарный остаток ведутся отдельно |
Частые вопросы
В: В образцовой есть запись. Почему её нет в остатках образцов?
Данные образца означают только, что «такой образец существует», а остаток образцов — «сколько его сейчас имеется». Сначала выполните поступление образцов или инициализируйте остаток импортом; только тогда в списке появится количество.
В: У одной ткани несколько цветов. Как учитывать остаток образцов?
Если у каждого цвета есть собственные подвесные карточки или метровые образцы, рекомендуется вести остаток по цветовому SKU. Тогда на вопрос клиента о наличии образца конкретного цвета система сразу даст ответ.
В: Выдача образца уменьшает товарный остаток крупной партии?
Нет. Остаток образцов и товарный остаток предназначены для разных целей. Отправка подвесной карточки или метрового образца влияет только на остаток образцов; товарный остаток изменяется при продаже и отгрузке крупной партии.
В: Документ отправки всегда должен списывать остаток образцов?
Не обязательно. Списание при создании документа зависит от переключателя Списать остаток образцов на странице. Его рекомендуется включать при фактической отправке физических образцов; если документ только фиксирует интерес клиента, а отправки пока нет, переключатель можно оставить выключенным.
В: Что делать, если количество образцов стало неточным?
Сначала проверьте движения и убедитесь, не было ли недавно ручной выдачи, списания по документу отправки или корректировки по инвентаризации. После физической инвентаризации используйте Установить, чтобы заменить текущий остаток фактическим, и подробно заполните примечание.
В: Где поддерживается место хранения?
Если на странице остатка образцов отображается Ячейка хранения / Изменить место, его можно редактировать прямо там. Если такого пункта на текущей странице нет, редактируйте место хранения в данных образца. Оно служит только для поиска физического образца и не участвует в расчёте количества.