Настройка полей документов и экспорт
Кратко
Можно настроить, какие поля показываются в каждом документе, их порядок и обязательность. Видимость для клиента, внутри компании и при печати настраивается отдельно.
Документы с настраиваемыми полями
| Вид документа | Настройка полей | Настройка печатного шаблона | Примечание |
|---|---|---|---|
| Коммерческое предложение | ✅ | ✅ | Поля внешней торговли и внутренних продаж сильно различаются; рекомендуется создать несколько шаблонов |
| Накладная на отправку образцов | ✅ | ✅ | Документ отправки образцов клиенту |
| Лист выбора образцов | ✅ | ✅ | Список образцов, выбранных клиентом |
| Запрос цены | ✅ | ✅ | Список позиций запроса клиента |
| Заказ на продажу | ✅ | ✅ | Содержит данные по рулонам: число рулонов + метраж |
| Заказ на закупку | ✅ | ✅ | Содержит данные по рулонам |
| Приходный ордер / Расходная накладная | ✅ | ✅ | Содержит данные по рулонам |
| Лист комплектации | ✅ | ✅ | Общая отправка нескольким клиентам одним транспортом |
| Заказ на возврат: возврат продажи / закупки | ✅ | ✅ | |
| Приходный ордер / Платёжный документ | ✅ | ✅ | Содержит список автоматического зачёта |
| Заказ на продажу | ✅ | ✅ | Содержит шаблоны полей договора |
| Заказ на аутсорсинг | ✅ | ✅ | Крашение / последующая обработка / печать / изготовление образца |
| Акт сверки с красильной фабрикой | ✅ | ✅ | |
| Акт сверки с клиентом / Акт сверки с поставщиком | — | ✅ | Поля фиксированы, печатный шаблон можно менять |
| Этикетка образца / Этикетка цвета | — | ✅ | Используется специальный раздел Настройка печати этикеток |
Разделы настройки полей
На уровне компании: общее для всех
Персонализация → Управление полями → выберите вид документа → настройте поля
На уровне документа: временно для текущего документа
Откройте любой документ → нажмите ⚙️ Настройки вверху → измените поля → настройки действуют для Текущего документа
Уровень компании и уровень документа
- Уровень компании: поля, которые по умолчанию видят все сотрудники; рекомендуется сначала настроить этот уровень
- Уровень документа: временное поле для текущего документа, например сведения о Ярлыке по уходу, нужные определённому клиенту; настройка компании не меняется
- Сохранить как шаблон: если настройки отдельного документа подходят, сохраните их через Сохранить как шаблон компании для всех сотрудников
Четыре свойства поля
Для каждого поля каждого документа есть четыре группы переключателей:
| Свойство | Значение | Пример |
|---|---|---|
| Показаны | Отображается ли поле в документе | Выключено = поле отсутствует в форме |
| Обязательно | Нужно ли обязательно заполнять | Если клиент обязателен, незаполненную форму нельзя отправить |
| Печать | Показывается ли при печати | Выключено = внутреннее справочное поле не попадает в печатный документ |
| Поделиться | Видит ли поле клиент в переданном документе | Выключено = внутренняя себестоимость скрыта от клиента |
Примеры гибких сочетаний
- Внутренняя себестоимость: показывать ✅, обязательно ✅, печатать ❌, передавать ❌ — сотрудники видят, клиент нет
- Код цвета клиента: показывать ✅, обязательно ❌, печатать ✅, передавать ✅ — нужен в печатном документе для красильной фабрики
- Примечание по сопровождению: показывать ✅ с настройкой Роль заказа: только участники → доступно сопровождающему и менеджеру, при этом маскирование сумм не меняется
Типы полей
| Тип | Для чего подходит | Пример |
|---|---|---|
| Текст | Короткое поле | Клиент / порт отгрузки / маркировка |
| Длинный текст | Многострочное описание | Требования к процессу / особые указания |
| Число | Числовое значение | Количество / цена / минимальный заказ |
| Дата | Дата | Срок поставки / дата отгрузки |
| Раскрывающийся список, один вариант | Фиксированные варианты | Валюта USD / CNY / EUR |
| Метки с множественным выбором | Несколько значений | Требования: водостойкость / несминаемость / антибактериальная обработка |
| Изображение | Одно изображение | Изображение подписи клиента / подтверждающий документ |
| Вложение | Несколько файлов | PDF договора / изображение образца цвета |
Пользовательские поля
Если предустановленных полей недостаточно, добавьте собственные. Подробнее см. Управление полями.
Перетаскивание порядка полей
Порядок существенно влияет на восприятие документа при печати и передаче клиенту: важные поля располагайте выше.
Действие: Управление полями → перетащите карточки полей в нужном порядке → сохраните.
Рекомендуемый порядок
- Самое важное для клиента: номер документа / имя клиента / общая сумма / срок поставки → вверху
- Товарные позиции → в середине
- Примечания / внутренние сведения → внизу
Настройка печатного шаблона
После настройки полей отдельно задайте, как выглядит печатный документ. За это отвечает печатный шаблон.
Вход
- Левое меню → Персонализация → Шаблоны документов → нажмите Открыть онлайн-редактор в правом верхнем углу
- В списке шаблонов можно просматривать предустановленные варианты и назначать шаблон по умолчанию
Работа в редакторе документов
Подробнее см. Редактор документов: перетаскивайте элементы, меняйте размер и цвет текста, добавляйте логотип, задавайте размер бумаги и сразу видите результат.
Предустановленные системные шаблоны
Система содержит десятки распространённых отраслевых шаблонов:
- документ обработки окрашенной пряжи / документ красильно-отделочной обработки клиента;
- заказ суровой белой ткани / заказ окрашенной суровой ткани;
- инструкции по крашению / печати / последующей обработке / изготовлению образца;
- акт сверки с красильной фабрикой / детализация стоимости обработки;
- договор продажи / PROFORMA INVOICE / экспортный заказ на продажу.
Можно взять предустановленный шаблон за основу, не создавая всё с нуля.
Экспорт Excel
Экспорт документа
Откройте любой документ → нажмите Экспорт в Excel в правом верхнем углу → скачайте файл .xlsx.
Можно включить:
- ☑️ товарные позиции;
- ☑️ данные по рулонам: число рулонов + метраж;
- ☑️ изображения, встроенные в Excel;
- ☑️ цветовые SKU.
Экспорт отчётов
Все 21 отчёт в центре отчётов можно экспортировать в Excel. Подробнее см. Подробное описание отчётов.
Полный экспорт данных
Чтобы экспортировать все данные компании, обратитесь в службу поддержки. Полный экспорт можно выполнить одним действием в любое время; подробнее см. Безопасность данных → Владение данными.
Передача документа: карточка WeChat / ссылка
Каждый документ можно отправить клиенту непосредственно из системы:
- Карточка мини-приложения WeChat — клиент открывает полный документ в мини-программе Jenny Software
- Ссылка WeChat / браузера — H5-страница, которую зарубежный клиент также может открыть в WhatsApp / Safari
- Копирование ссылки + QR-код — для электронной почты / SMS / QQ и других каналов
- Сохранение изображения — передача снимка
Подробнее см. Сканирование H5 в клиентской части.
Частые вопросы
Вопрос: изменится ли старый документ после изменения порядка полей?
Ответ: нет. Порядок полей уже созданного документа фиксирован. Новые документы используют текущую настройку.
Вопрос: что делать, если поля не помещаются при печати?
Ответ:
- выключите свойство Печать для ненужных полей и оставьте только необходимые;
- измените размер бумаги / текста в Редакторе документов;
- либо экспортируйте Excel.
Вопрос: можно ли назначить разные печатные шаблоны разным клиентам?
Ответ: да, через шаблон полей договора. Подробнее см. Шаблоны полей договора: для клиента A и клиента B можно назначить разные варианты.
Вопрос: можно ли добавить QR-код в печатный шаблон?
Ответ: да. Редактор документов позволяет вставить компонент QR-кода, автоматически содержащий ссылку общего доступа к текущему документу.
Вопрос: поддерживается ли печать на английском?
Ответ: да. Для печатного шаблона можно выбрать язык; система содержит двуязычные китайско-английские шаблоны, особенно для внешнеторговых документов.
Вопрос: можно ли добавить водяной знак?
Ответ: да. В шаблон можно добавить полупрозрачный водяной знак с логотипом компании или статусом Оплачено / Не оплачено.
Связанные статьи
- Управление полями — подробная настройка полей
- Редактор документов — настройка печатных шаблонов
- Шаблоны полей договора — специальные шаблоны для заказов на продажу
- Настройка печати документов — настройка матричного принтера Windows
- Настройка печати этикеток — этикетки образцов
- Обновлённая клиентская часть — передача документа клиенту
- Сводка частых вопросов