Редактор документов
Сначала прочитайте это
В Jenny Software обычно используются два вида шаблонов. Визуальные печатные шаблоны предназначены для печати / PDF документов продажи, закупки, поступления, списания, поступления оплаты, платежа, коммерческого предложения, отправки образцов, выбора клиента и других страниц. Excel-шаблоны позволяют экспортировать договоры, закупки, упаковку, отгрузку и другие документы в собственном формате Excel компании. В новой версии у производственной инструкции есть отдельные функции предпросмотра шаблона, изображения, PDF и печати.
Если вам нужно только оформить ведомость рулонов продажи в готовом для клиента виде с логотипом, банковским счётом и QR-кодами для оплаты через WeChat / Alipay, см. специальную инструкцию Создание шаблона ведомости рулонов продажи и настройка платёжных данных.
Сначала различите два вида шаблонов
| Вид | Обычный путь | Назначение | Подходящие сценарии |
|---|---|---|---|
| Визуальный печатный шаблон | Персонализация → Шаблоны документов; кнопки печати / предпросмотра на странице операции | Макет создаётся в браузере для печати или экспорта PDF | Документы продажи, закупки, поступления, списания, поступления оплаты, платежа, коммерческого предложения, отправки образцов, выбора клиента и т. п. |
| Excel-шаблон | Производство по заказу → Настройки производства → Шаблоны договоров; кнопки Экспорт в Excel / Экспорт по моему шаблону на бизнес-странице | Загрузка собственного файла .xlsx и заполнение фиксированных ячеек системными данными через заполнители | Поддерживаемые Excel-документы для договоров, закупок, упаковки, отгрузки и других операций |
| Шаблон этикетки | Персонализация → Управление этикетками | Печать этикеток рулонов и образцов, штрихкодов / QR-кодов | Этикетки рулонов, образцов, сканирование при поступлении и списании |
Не смешивайте эти три вида. Чтобы изменить внешний вид документа продажи на бумаге, откройте Шаблоны документов. Чтобы экспортировать договор в существующем формате Excel клиента, используйте Excel-шаблон. Чтобы распечатать штрихкод рулона, откройте Управление этикетками.
Поддерживаемые документы
В разделе Персонализация → Шаблоны документов шаблоны сгруппированы по категориям. Набор категорий зависит от подключённых модулей, прав и точки входа компании; ориентируйтесь на фактическое содержимое программы.
| Категория | Обычные документы |
|---|---|
| Склад | Документ продажи, закупки, поступления, списания, поступления оплаты, платежа |
| Производство по заказу | Договор, закупка материалов, поступление закупки, выдача материалов, возврат материалов, инвентаризационная ведомость материалов, инструкция по образцу, крашению, печати, производству, упаковке |
| Образцы и маркетинг | Коммерческое предложение, отправка образцов, выбор образцов |
В производстве по заказам в первую очередь смотрите на фактические кнопки страницы
Способ вывода зависит от вида документа. Если на странице есть кнопки Экспорт договора в Excel, Экспорт по моему шаблону или Скачать образец шаблона, используйте процесс Excel-шаблона из второй половины статьи. Если у производственной инструкции показана кнопка Печать, откройте текущий предпросмотр шаблона и скачайте изображение / PDF либо распечатайте.
Вход в шаблоны документов
Путь: левое меню → Персонализация → Шаблоны документов
Обычно на странице находятся:
- список категорий слева для переключения между документами продажи, закупки, поступления, списания, поступления оплаты / платежа и другими видами;
- карточки шаблонов с названием, описанием, размером бумаги, ориентацией и текущим статусом по умолчанию;
- кнопка Предпросмотр для предварительной оценки макета;
- кнопка Сделать по умолчанию, определяющая, какой шаблон первым используется при печати бизнес-документа;
- кнопка Открыть онлайн-редактор для открытия полного редактора, копирования, создания и изменения шаблонов.
Значение меток на карточках:
| Метка | Значение | Рекомендация |
|---|---|---|
| Предустановленный | Отраслевой шаблон, предоставленный системой | Сначала просмотрите; если подходит, сразу назначьте по умолчанию. Для изменения макета сначала сделайте копию |
| Произвольно | Шаблон, созданный компанией или изменённый после копирования | Можно редактировать и назначать по умолчанию |
| По умолчанию | Шаблон, который бизнес-страница использует для печати в первую очередь | Перед заменой проверьте новый шаблон на реальном документе |
Изменение визуального печатного шаблона
Ниже в качестве примера используется документ продажи. Для закупки, поступления, списания, поступления оплаты, платежа, коммерческого предложения, отправки и выбора образцов процесс тот же; различаются только поля.
Шаг 1. Выберите категорию и предустановленный шаблон
- Откройте Персонализация → Шаблоны документов.
- Слева выберите Заказ на продажу или другой нужный вид.
- Нажмите Предпросмотр на карточке и проверьте ориентацию бумаги, столбцы данных по рулонам, шапку и нижнюю часть.
- Если предустановленный шаблон подходит, нажмите Сделать по умолчанию. Если нужно добавить логотип, изменить поля, размер текста или поля страницы, перейдите в онлайн-редактор и сначала создайте копию.
Шаг 2. Создайте копию и редактируйте её
Не рекомендуется значительно изменять используемый сейчас шаблон. Надёжнее сделать так:
- Нажмите Открыть онлайн-редактор в правом верхнем углу.
- Найдите похожий предустановленный или старый шаблон.
- Создайте копию с понятным названием, например «Документ продажи A4, альбомный, с кодом оплаты».
- Измените в копии поля, макет и бумагу.
- Проверьте предпросмотр с реальным бизнес-документом, затем назначьте шаблон по умолчанию.
Шаг 3. Настройте макет в редакторе
Редактор обычно состоит из четырёх областей:
| Область | Назначение |
|---|---|
| Панель полей слева | Перетаскивание номера документа, клиента, поставщика, даты, менеджера, товара, цвета, данных по рулонам, итогов и других полей |
| Холст в центре | Размещение в режиме «что видите, то и получаете» шапки, таблицы позиций, нижней части, постоянного текста, изображений, QR-кодов и других элементов |
| Панель свойств справа | Размер и жирность текста, выравнивание, привязка поля, изображение, цвет и другие свойства |
| Настройки страницы | Размер бумаги, альбомная / книжная ориентация, поля страницы для A4 или бумаги матричного принтера |
Чаще всего изменяют:
- Бумагу: для A4 обычно выбирают альбомную ориентацию, чтобы вместить столбцы рулонов; для матричного принтера задайте фактический размер бумаги.
- Шапку: название и логотип компании, телефон, адрес, номер документа, клиент / поставщик, дата, менеджер.
- Таблицу позиций: оставьте действительно нужные клиенту столбцы, например название, цвет, единицу, данные по рулонам, число рулонов, общее количество, цену и сумму.
- Нижнюю часть: итоги, примечание, условия послепродажного обслуживания, подпись получателя, создатель документа.
- Изображение / QR-код / штрихкод: логотип, код оплаты, QR-код общего доступа или штрихкод документа. Штрихкод рулона настраивается в Управление этикетками.
Шаг 4. Просмотрите, назначьте по умолчанию и распечатайте
- Сохраните шаблон.
- Вернитесь на страницу управления шаблонами и сначала нажмите Предпросмотр.
- Откройте реальный бизнес-документ, нажмите печать или предпросмотр и проверьте поля.
- Если всё правильно, назначьте шаблон По умолчанию.
- В дальнейшем кнопка печати на бизнес-странице будет в первую очередь использовать текущий шаблон по умолчанию.
Выбор часто используемых полей
Набор полей различается по документам; ориентируйтесь на панель слева в текущем редакторе. Часто используемые поля делятся на следующие группы:
| Категория поля | Обычные поля | Рекомендация |
|---|---|---|
| Поля шапки | Номер документа, клиент / поставщик, склад, менеджер, дата, примечание | Разместите сверху, чтобы клиент сразу видел сторону, документ и дату |
| Поля компании | Название, телефон, адрес, логотип компании, платёжные данные | Подходят для шапки или нижней части |
| Поля позиций | Порядковый номер, название, цвет, единица, данные по рулонам, число рулонов, общее количество, цена, сумма | Размещайте в таблице позиций; чем больше полей, тем важнее размер шрифта и ширина столбцов |
| Итоговые поля | Общее количество, общая сумма, сумма прописью | Размещайте под позициями или в нижней части |
| Подпись / постоянный текст | Подпись получателя, создатель документа, условия обслуживания, примечания | Постоянный текст должен быть кратким, чтобы не занимать область позиций |
Не включайте без необходимости все столбцы данных по рулонам
В ведомости ткани часто используются столбцы рулонов 1–10. Если клиенту достаточно общего количества или бумага узкая, уменьшите число столбцов, чтобы название, цвет и количество читались лучше.
Добавление QR-кода оплаты и банковского счёта
Многие компании хотят автоматически печатать внизу документа продажи QR-код оплаты и банковские реквизиты. Рекомендуется следующий процесс:
Шаг 1. Сначала заполните платёжные данные компании
Путь: левое меню → Управление предприятием → Центр компании → Основные сведения
Заполните область платёжных данных:
| Данные | Описание |
|---|---|
| Банковский счёт | Банк, имя владельца и номер счёта |
| QR-код оплаты | Изображение QR-кода WeChat, Alipay или другого способа оплаты |
Шаг 2. Разместите платёжные данные в шаблоне
Откройте шаблон нужного документа:
- Разместите поле банковского счёта в нижней части или области постоянного текста.
- Добавьте элемент изображения и привяжите загруженный код оплаты.
- Подберите размер QR-кода так, чтобы он не перекрывал итоги, примечание и подписи.
- Сохраните и проверьте предпросмотр на реальном документе продажи.
TIP
Платёжные данные достаточно заполнить один раз и затем использовать повторно. После размещения полей в шаблоне при печати однотипных документов автоматически подставляются текущие данные компании.
Использование Excel-шаблонов
Для договоров, закупок, упаковки, отгрузки и других документов производства по заказам у многих компаний есть собственное оформление Excel. Для них лучше использовать Excel-шаблон, а не перетаскивать элементы в визуальном редакторе. В новой версии производственная инструкция использует отдельные функции предпросмотра / изображения / PDF / печати.
Когда подходит Excel-шаблон
- Клиент или фабрика требует договор / инструкцию строго определённого вида Excel
- Нужно сохранить прежний стиль таблицы компании, формулы, объединённые ячейки, верхние и нижние колонтитулы
- В договоре, PI, закупке, инструкции по упаковке, документе отгрузки и т. п. много полей
- На кнопке страницы написано Экспорт договора в Excel, Экспорт по моему шаблону или Экспортировать инструкцию в Excel
Основной процесс
- Возьмите существующий Excel-файл компании и сохраните копию в формате
.xlsx. - Замените автоматически заполняемые ячейки заполнителями, например
{{合同编号}},{{客户}},{{交货日期}}. Это буквальные системные идентификаторы: китайский текст внутри фигурных скобок переводить нельзя. - В области позиций обычно создают одну строку с буквальными системными заполнителями товаров, например
{{产品.颜色}},{{产品.数量}},{{产品.单位}}. При экспорте система автоматически размножит её по позициям. - Загрузите Excel-шаблон на соответствующей странице настроек.
- При необходимости назначьте его по умолчанию, свяжите с шаблоном полей договора или операцией.
- Вернитесь на страницу бизнес-документа, экспортируйте файл и проверьте его макет и поля в Excel.
Обычные разделы
| Документ | Обычное действие |
|---|---|
| Договор заказа на продажу | Производство по заказу → Настройки производства → Шаблоны договоров; на странице заказа кнопка Экспорт договора в Excel |
| Производственная инструкция | Производство по заказу → Производственная инструкция → Печать; предпросмотр по текущему шаблону с возможностью скачать изображение / PDF или распечатать |
| Инструкция по упаковке / документ отгрузки | Используйте функцию, когда на соответствующей бизнес-странице есть Экспорт в Excel / Экспорт по моему шаблону |
Полное описание полей договора и заполнителей см. в статье Поля договора заказа на продажу. Новые процессы производственных инструкций, управления готовой продукцией и отгрузки описаны в статье Управление производством по заказам.
Правила заполнителей
| Проверка | Правильный способ |
|---|---|
| Фигурные скобки | Используйте английские полуширинные {{字段名}}, а не китайские полноширинные скобки; название поля внутри скобок является буквальным системным идентификатором |
| Имя поля | По возможности копируйте из панели Доступные заполнители на странице, чтобы избежать опечатки |
| Строка позиций | Размещайте заполнители товарных позиций в одной строке, чтобы система копировала и разворачивала её по позициям |
| Формат файла | Используйте .xlsx; старый .xls сначала сохраните как .xlsx |
| Отладка шаблона | Сначала экспортируйте один реальный документ и проверьте его, затем назначайте шаблон по умолчанию всей компании |
Заполнители не изменяют основную базу
Excel-шаблон только подставляет данные текущего документа в экспортируемый файл для печати или отправки клиенту / фабрике. Изменение экспортированного Excel не меняет заказы, остатки или финансовые данные в Jenny Software.
Совместная работа с мобильным устройством
Шаблоны рекомендуется поддерживать на компьютере: большой экран удобнее для макета, предпросмотра и проверки скачанного файла. На телефоне обычно создают, просматривают, передают или печатают документы по уже настроенным шаблонам.
Если на мобильной странице есть печать, передача или экспорт, обычно используется настроенный компанией шаблон по умолчанию. Если редактор определённого вида шаблона пока недоступен на телефоне, сначала настройте его на компьютере.
Контрольный список перед изменением шаблона
Перед официальной заменой шаблона по умолчанию проверьте хотя бы один реальный документ:
- правильно ли показаны клиент / поставщик, номер документа, дата и менеджер;
- автоматически ли разворачиваются позиции, выровнены ли данные по рулонам, число рулонов и количество;
- соответствуют ли цена, сумма и итоги бизнес-правилам этого документа;
- чётко ли выглядят логотип, код оплаты и QR-код, не деформируются ли они при печати;
- подходят ли поля страницы A4 / бумаги матричного принтера, ничего ли принтер не обрезает;
- не слипаются ли длинное имя клиента, длинное название товара, несколько цветов и множество позиций;
- сохранён ли старый шаблон перед назначением нового по умолчанию, чтобы при необходимости быстро вернуться.
Частые вопросы
Изменятся ли документы, напечатанные до изменения шаблона?
Нет. Система не меняет уже распечатанные, скачанные или отправленные файлы. Изменение шаблона в основном влияет на последующую печать, предпросмотр и экспорт.
Можно ли одновременно хранить несколько шаблонов?
Да. Для одного вида документа можно сохранить несколько шаблонов, например A4 в альбомной ориентации, бумагу матричного принтера, вариант с кодом оплаты или без суммы. Но шаблон по умолчанию обычно один, и бизнес-страница использует его в первую очередь.
Почему поле не отображается?
Есть три частые причины: поле не заполнено в самом документе; привязанное поле не подходит текущему виду документа; имя заполнителя Excel написано неправильно. Повторно выберите значение из панели полей или списка доступных заполнителей на странице.
Почему позиции не разворачиваются автоматически?
В визуальном печатном шаблоне поля товаров должны находиться в области таблицы позиций. В Excel-шаблоне буквальные системные поля вида {{产品.颜色}} и {{产品.数量}} нужно разместить в одной строке-шаблоне позиций. Если поместить их в обычную шапку или примечание, система не развернёт данные по строкам товаров.
Что делать, если редактор не открывается?
Онлайн-редактор открывается в новом окне. Если после нажатия ничего не происходит, проверьте, не заблокировал ли браузер всплывающее окно в адресной строке. Разрешите окна и повторите.
Что использовать в производстве по заказам: Excel или печатный шаблон?
Ориентируйтесь на текущие кнопки бизнес-страницы. Если на странице договора, закупки, упаковки или отгрузки показано Экспорт в Excel / Экспорт по моему шаблону, используйте Excel-шаблон. Если новая производственная инструкция показывает Печать, откройте предпросмотр её шаблона и по необходимости скачайте изображение, PDF или распечатайте.
Может ли служба поддержки помочь с шаблоном?
Да. Отправьте службе поддержки используемый компанией образец, Excel, Word, нарисованный от руки макет или требования клиента. Сотрудники помогут подготовить шаблон в пределах фактически доступных функций. Для сложного макета сначала проверьте поля и результат экспорта, а затем назначайте его по умолчанию.