Коммерческие предложения, документы отправки образцов и листы выбора клиента
Все три документа относятся к работе с образцами, но используются для разных целей:
| Документ | Какую задачу решает | Обычный результат |
|---|---|---|
| Коммерческое предложение | Сообщает клиенту, какие образцы доступны, по какой цене, с каким минимальным заказом и сроком поставки | Печать или передача предложения, последующее создание документа отправки образцов |
| Накладная на отправку образцов | Фиксирует, какие физические образцы отправлены клиенту, а также доставку, получателя и расходы | Печать сведений для отправки и при необходимости списание остатков образцов |
| Лист выбора образцов клиента | Фиксирует образцы, выбранные клиентом на выставке, в шоуруме или вместе с менеджером | Последующее создание коммерческого предложения или документа отправки образцов |
Как выбрать документ одной фразой
Если клиент спрашивает цену, используйте Коммерческое предложение. Если физические образцы уже нужно отправить, используйте Накладная на отправку образцов. Если клиент только выбрал образцы и ещё не решил, сначала получить цену или сами образцы, используйте Лист выбора образцов клиента.
Часто используемый процесс
- Менеджер сначала добавляет образцы в Корзину образцов; их также можно перенести непосредственно из запроса клиента, коммерческого предложения или листа выбора.
- Если клиенту нужна только цена, создайте коммерческое предложение.
- Если клиенту нужны физические образцы, создайте документ отправки образцов.
- На выставке или в магазине клиент может отсканировать QR-код и выбрать образцы; менеджер также может сделать выбор за клиента в приложении.
- После появления листа выбора клиента создайте из него коммерческое предложение или документ отправки образцов в зависимости от результата переговоров.
Один документ можно преобразовать в другой: позиции образцов переносятся автоматически и их не нужно вводить повторно. После преобразования всё равно проверьте клиента, контактное лицо, ответственного, количество, цену и данные получателя.
Разделы и права доступа
На компьютере эти разделы находятся в Рабочий стол:
- Коммерческое предложение
- Накладная на отправку образцов
- Лист выбора образцов клиента
Если меню или кнопка не видны, попросите администратора компании проверить права роли сотрудника на просмотр, создание, редактирование, удаление, печать и экспорт. Видимость документов в списке также зависит от ответственного, участников и корпоративных прав доступа к данным.
Коммерческое предложение
Откуда можно создать коммерческое предложение
Основные способы:
- в Рабочий стол → Коммерческое предложение нажмите Новое предложение;
- отметьте образцы в каталоге, добавьте их в корзину образцов и создайте предложение;
- создайте предложение из листа выбора клиента;
- создайте предложение из документа отправки образцов;
- преобразуйте в предложение запрос из шоурума или переданный запрос.
При преобразовании из другого документа система перенесёт существующие образцы. Информация о клиенте из запроса также переносится из источника операции или записывается в примечание, но перед сохранением её всё равно нужно проверить вручную.
Поиск предыдущего предложения в списке
В списке коммерческих предложений можно одновременно использовать следующие условия:
- дата предложения;
- номер предложения;
- артикул или название товара;
- клиент, контактное лицо и ответственный;
- ключевые слова примечания.
Нажмите Настройка полей, чтобы изменить столбцы списка. Нажмите Экспорт в Excel, чтобы выгрузить текущие результаты поиска. Чтобы узнать, какую цену раньше предлагали определённому клиенту на определённый товар, рекомендуем одновременно выбрать клиента и ввести артикул или название.
Создание коммерческого предложения
Откройте Рабочий стол → Коммерческое предложение → Новое предложение и заполните данные в следующем порядке.
1. Заполните шапку документа
- Номер котировки: на странице создания показан предварительный номер, а при сохранении система подтверждает окончательный. Если нужно использовать собственную нумерацию компании, номер можно ввести вручную.
- Дата котировки: дата текущего предложения.
- Срок действия котировки: необязательное поле, напоминающее клиенту срок действия цены.
- Клиент: обязательное поле. Если клиента ещё нет, быстро создайте его кнопкой добавления рядом с полем.
- Контактное лицо: необязательное поле. После выбора клиента система в первую очередь подставляет его контактное лицо; его можно заменить или очистить.
- Ответственный: обязательное поле, обозначающее менеджера по этому предложению.
- Валюта: выберите для текущей сделки юань, доллар США, евро, фунт стерлингов, японскую иену, гонконгский доллар или другую валюту.
- Минимальный объём заказа: единый минимальный объём и единица для всего предложения. Если требования различаются по товарам, их можно указать отдельно в позициях.
2. Добавьте образцы
В области позиций нажмите Добавить образец и выберите образцы для текущего предложения. В каждой строке можно указать:
- цену и единицу расчёта;
- минимальный заказ по строке;
- срок поставки;
- примечание.
Система показывает изображение, артикул и основные характеристики образца, чтобы их можно было сверить при расчёте. Если предложение содержит несколько образцов, используйте в заголовке таблицы Массово задать единицу, минимальный заказ или срок поставки, а затем отдельно исправьте исключения.
3. Сверьтесь с предыдущими ценами
При вводе цены можно посмотреть предыдущие предложения этого товара текущему клиенту, а также указанную в карточке товара цену готового продукта. Исторические данные служат только ориентиром; окончательной ценой текущего предложения считается значение, введённое и сохранённое в этом документе.
4. Проверьте перед сохранением
Проверьте как минимум:
- правильность клиента, контактного лица и ответственного;
- соответствие валюты и единицы цены;
- отсутствие противоречия между минимальным заказом всего документа и отдельных строк;
- общий ли срок поставки или различается по товарам;
- указаны ли в примечании налоги, доставка, оплата и другие дополнительные условия.
Что можно сделать после сохранения предложения
На странице сведений доступны:
- редактирование предложения;
- создание документа отправки образцов с тем же клиентом и позициями;
- повторное добавление всех или части образцов в корзину;
- предпросмотр и печать по шаблону документа;
- скачивание PDF или изображения;
- печать этикеток образцов;
- экспорт стандартного Excel;
- экспорт по собственному Excel-шаблону компании.
Стандартный Excel коммерческого предложения поддерживает китайский и английский форматы. Набор видимых кнопок зависит от прав сотрудника, настроек компании и текущей версии программы.
Использование собственного Excel-шаблона предложения
Если клиент требует постоянное оформление, на странице сведений откройте Управление шаблонами и загрузите собственный шаблон компании в формате .xlsx. В нужных ячейках укажите заполнители полей, например {{报价单号}}. В одной строке области товарных позиций можно разместить {{产品.编号}}, {{产品.报价}} и другие поля. Китайские названия внутри фигурных скобок — буквальные системные идентификаторы; переводить их в самом файле нельзя.
При экспорте система подставит данные документа в шаблон и скопирует строку для каждой товарной позиции. Рекомендуем сначала скачать пример, настроить его копию, а затем выполнить пробный экспорт по предложению с достаточно полными данными. Проверьте шапку, строки позиций, числовые форматы, итоги и область печати.
Для настройки печатного макета в браузере см. Редактор шаблонов документов и Настройка документов и этикеток.
Документ отправки образцов
Документ отправки образцов фиксирует физические образцы, отправленные или переданные клиенту. Помимо позиций образцов, в нём можно сохранить курьерскую службу, адрес получателя, стоимость доставки и стоимость образцов.
Откуда можно создать документ отправки образцов
- в Рабочий стол → Накладная на отправку образцов нажмите Добавить;
- создайте его из корзины образцов;
- создайте из коммерческого предложения;
- создайте из листа выбора клиента;
- преобразуйте в него запрос из шоурума или переданный запрос.
Заполнение документа и данных получателя
При создании сначала укажите:
- номер и дату документа отправки образцов;
- клиента, контактное лицо, ответственного и валюту;
- курьерскую службу, номер отправления и стоимость доставки;
- имя, телефон, регион и полный адрес получателя.
Контактное лицо можно не указывать, но для реальной отправки рекомендуем заполнить все данные получателя. Если сведения контактного лица отличаются от адреса текущей отправки, используйте подтверждённые данные из этого документа.
Заполнение позиций образцов
Для каждого образца можно выбрать фактическую форму передачи, например:
- образец на вешалке;
- карта цветов;
- метражный образец;
- весовой образец в килограммах;
- образец A4.
Затем укажите цвет, количество, единицу, цену и примечание. Если для образца на вешалке или карты цветов не требуется конкретный цвет, выберите Цвет не требуется.
Если один и тот же образец нужно отправить в нескольких цветах, нескольких формах или разном количестве, создайте отдельную строку для каждого варианта. Так печать, начисление стоимости и движение остатков образцов будут понятнее.
Нужно ли списывать остатки образцов
В документе есть переключатель Списать остаток образцов:
- Закрыть: документ только фиксирует отправку, остатки образцов не меняются;
- Открыто: после сохранения остатки уменьшаются по типу и количеству каждой строки; при удалении документа соответствующие остатки восстанавливаются.
Проверьте перед включением
Включайте списание только после того, как физические образцы действительно выданы из каталога и проверены их тип, цвет и количество. Не уменьшайте остатки заранее для пробного документа, расчёта только стоимости или ещё не выполненной отправки.
Полные правила учёта см. в статье Остатки образцов. Остатки товаров оптовой партии и остатки образцов ведутся отдельно, не смешивайте их.
Что можно сделать после сохранения документа отправки
На странице сведений можно:
- отредактировать документ отправки образцов;
- создать коммерческое предложение;
- распечатать документ или этикетки образцов;
- просмотреть и скачать PDF или изображение;
- экспортировать стандартный Excel;
- экспортировать по собственному Excel-шаблону компании.
После отправки своевременно внесите курьерскую службу и номер отправления, чтобы менеджер, каталог образцов и клиент видели одну и ту же запись.
Лист выбора клиента
Лист выбора клиента фиксирует, какие образцы выбрал клиент. На компьютере его в основном просматривают и обрабатывают дальше; данные обычно поступают одним из двух способов:
- Клиент сканирует выставочный QR-код в WeChat или телефоном, просматривает образцы на мобильной странице и отправляет выбор.
- Менеджер выбирает образцы за клиента в приложении Jenny Fabric Software.
После отправки лист появляется в Рабочий стол → Лист выбора образцов клиента. Клиент видит только те поля образцов, которые компания разрешила показывать внешним пользователям; точный состав зависит от настроек передачи компании.
Список листов выбора
Список можно фильтровать по дате, номеру листа выбора, клиенту, контактному лицу, ответственному и примечанию. Также доступны настройка полей и экспорт Excel. В правом верхнем углу находятся кнопки Создать QR-код для выставки и Статистика привлечения клиентов.
Создание выставочного QR-кода
На странице Лист выбора образцов клиента нажмите Создать QR-код для выставки и подготовьте QR-материал в соответствии с организацией выставки.
Выберите область принадлежности
- Личный QR-код: после отправки клиентом лист выбора закрепляется за соответствующим сотрудником;
- QR-код отдела: подходит, когда выставочный стенд обслуживает весь отдел; листы объединяются в область отдела.
Владелец компании и сотрудники с соответствующими правами доступа могут видеть более широкую область бизнеса. Обычный сотрудник видит данные в пределах своей ответственности, участия и прав отдела.
Выберите формат печати
Система предлагает макеты для разных мест размещения:
- размер визитной карточки;
- размер настольной таблички;
- плакат A4.
Можно выбрать системную тему. Если компания настроила собственный фон, доступен и он. После создания материал можно распечатать, сохранить как PDF или скачать в PNG, а затем передать изготовителю выставочных материалов.
Процесс после сканирования клиентом
- Клиент сканирует код и открывает мобильную страницу выбора
- Просматривает образцы и выбирает форму, цвет и количество
- После последовательного выбора отправляет всё одной операцией
- Система создаёт лист выбора клиента
- Менеджер продолжает обработку на компьютере или в приложении
Обработка полученного листа выбора
Откройте сведения о листе, сначала проверьте клиента, контактное лицо, ответственного и каждый образец, затем выберите действие по потребности клиента:
- Создать предложение: если клиент сначала подтверждает цену, минимальный заказ и срок поставки;
- Создать наряд на отбор образцов: если клиенту нужны физические образцы;
- Печать или экспорт: для внутренней подготовки образцов, передачи работы или архива;
- Печать этикетки: для сортировки образцов и проверки перед отправкой.
Система перенесёт позиции в новый документ, но цену, форму образца, цвет, количество, адрес получателя и другие данные необходимо заново подтвердить для текущей операции.
Просмотр статистики привлечения клиентов
Нажмите Статистика привлечения клиентов, чтобы посмотреть по сотрудникам или отделам количество листов выбора, число клиентов, количество выбранных образцов и время последнего выбора. После выставки эти данные помогают сверить принадлежность потенциальных клиентов и последующие контакты.
Преобразование трёх документов
| Текущий документ | Что можно создать | Когда использовать |
|---|---|---|
| Коммерческое предложение | Документ отправки образцов | Клиент подтвердил интерес и ему нужны физические образцы |
| Документ отправки образцов | Коммерческое предложение | Клиент получил или готовится получить образцы и ему нужна официальная цена |
| Лист выбора клиента | Коммерческое предложение | После выбора клиент сначала запрашивает цену |
| Лист выбора клиента | Документ отправки образцов | После выбора образцы сразу отправляются клиенту |
Преобразование повторно использует существующие данные клиента и образцов, но не означает, что новый документ уже проверен. Перед каждым сохранением заново проверьте поля, характерные для текущего документа.
Что выбрать: печать, PDF, изображение или Excel
| Задача | Рекомендуемый способ |
|---|---|
| Отправить клиенту цены для подтверждения | Печатная версия коммерческого предложения, PDF, изображение или стандартный Excel |
| Клиент требует постоянное фирменное оформление | Собственный печатный или Excel-шаблон компании |
| Подготовить образцы и передать отправку внутри компании | Печатная версия документа отправки образцов или Excel |
| Систематизировать выбор клиентов после выставки | Печатная версия листа выбора или Excel |
| Массово анализировать документы | Сначала отфильтровать список, затем экспортировать Excel |
| Распечатать этикетки для отправляемых образцов | Выбрать печать этикеток на странице сведений о документе |
При первом включении шаблона одновременно проверьте предпросмотр на компьютере, PDF и результат физической печати. Поля страницы различаются у разных принтеров, поэтому перед массовой печатью распечатайте один пробный экземпляр.
Работа на телефоне
В рабочем столе Android-приложения Jenny Fabric Software есть разделы коммерческих предложений, отправки образцов и выбора клиента. Частые сценарии:
- во время визита создать предложение или документ отправки непосредственно из корзины образцов;
- указать в предложении клиента, ответственного, валюту, срок действия, минимальный заказ и цены товаров;
- указать в документе отправки курьерскую службу, получателя и позиции образцов;
- выбрать образцы за клиента;
- открыть, передать или экспортировать документ со страницы сведений.
Поля и кнопки мобильной версии меняются в зависимости от версии приложения, подключённых функций компании и прав сотрудника; ориентируйтесь на фактические разделы текущей версии. Сложные шаблоны, массовую настройку полей и централизованный экспорт рекомендуем выполнять на компьютере.
Другие разделы приложения описаны в статье Приложение Jenny Fabric Software.
Частые вопросы
Обязательно ли указывать контактное лицо?
Нет. В коммерческом предложении и документе отправки образцов это поле необязательно. После выбора клиента система в первую очередь подставляет существующее контактное лицо, но его можно заменить или очистить. При физической отправке всё равно рекомендуется полностью заполнить данные получателя.
Почему я не вижу документы коллеги?
На список влияют ответственный, участники, отдел и корпоративные права доступа к данным. Попросите администратора проверить права вашей роли и область данных.
Чем минимальный заказ всего предложения отличается от минимального заказа позиции?
Минимальный заказ всего документа подходит, когда ко всем товарам применяется одно требование. Минимальный заказ позиции используется, если требования различаются. Когда заполнены оба значения, поясните правило в примечании, чтобы клиент не понял его иначе.
Почему документ отправки не уменьшил остатки образцов?
Проверьте, был ли перед сохранением включён переключатель Списать остаток образцов и полностью ли заполнены тип и количество каждой позиции. Остатки образцов и товаров оптовой партии независимы; документ отправки не уменьшает остаток товаров.
Почему после выбора клиента коммерческое предложение не создаётся автоматически?
Лист фиксирует только выбранные клиентом образцы. Цену, минимальный заказ и срок поставки должен подтвердить менеджер, поэтому предложение следует создать вручную на странице сведений и затем проверить.
Что делать, если в печатной версии недостаточно полей или не подходит макет?
Сначала проверьте настройку полей документа, затем измените макет в управлении печатным или Excel-шаблоном. После изменения распечатайте документ с несколькими образцами, длинным примечанием и разными единицами: так проще всего обнаружить проблемы вёрстки.