Чем образец отличается от товара
Коротко:
Образец прежде всего связан с данными и демонстрацией, а товар — со сделками и остатками. В Jenny Fabric Software многие ткани можно сначала создать в образцовой, а затем использовать как товар для закупки, приёмки, продажи и управления остатками.
Поэтому не следует считать их двумя полностью раздельными базами. Точнее будет сказать, что это разные названия одной и той же ткани в разных бизнес-сценариях.
Когда используется название «образец»
Обычно говорят об образце в следующих ситуациях:
- в образцовой вводят код, наименование, состав, ширину, плотность, спецификацию, категорию и метки;
- загружают изображения ткани, деталей и карт цветов;
- ведут несколько цветов одной ткани;
- создают предложение цены, документ отправки образцов или лист выбора;
- помещают ткани в корзину образцов и публикуют их для просмотра клиентом;
- синхронизируют данные в веб-витрину, витрину мини-приложения WeChat или интерфейс покупателя;
- управляют остатками подвесных карточек, метровых, килограммовых и образцов A4.
Главная ценность образца — «помочь клиенту понять ткань, сотруднику найти её, а компании накопить данные».
Когда используется название «товар»
Обычно говорят о товаре в следующих ситуациях:
- при создании документа продажи нажимают 添加商品 («Добавить товар»);
- при создании документа закупки, приёмки или отгрузки выбирают товар и цвет;
- проверяют текущий остаток и журнал движений;
- вводят подробные данные по каждому рулону или куску;
- печатают этикетки для рулонов ткани;
- выполняют отгрузку по сканированию, комплектацию, инвентаризацию и перемещение;
- экспортируют сводные и подробные списки рулонов;
- проводят сверку с клиентами и поставщиками и анализируют статистику продаж.
Главная ценность товара — «возможность проводить сделки, принимать и отгружать ткань, рассчитывать остаток и сумму».
Почему в некоторых местах написано 产品 («Продукт»)
В отдельных пунктах программы или по старой привычке может использоваться 产品 («Продукт»). В контексте закупок, продаж и складского учёта под «продуктом» можно понимать товар, доступный для сделок и учёта остатка. В повседневной работе важно прежде всего, можно ли выбрать эту запись в продаже, закупке, приёмке или отгрузке.
Это одна запись или две
Обычно используется одна базовая запись для нескольких целей:
- сначала создайте ткань в образцовой;
- поддерживайте её код, наименование, состав, ширину, плотность, спецификацию, изображения и цвета;
- если ткань будет участвовать в закупках, остатках и продажах, сделайте её доступной как 商品 / 产品 («Товар / Продукт») для системы закупок, продаж и складского учёта;
- после этого при создании документа продажи, закупки или приёмки её можно выбрать через 添加商品 («Добавить товар»).
Преимущества такого подхода:
- менеджеры показывают клиенту, а склад учитывает одну и ту же ткань;
- код, наименование и цвета не приходится поддерживать дважды;
- данные витрины, предложения, продажи, остатка и этикетки легче сопоставить;
- при дальнейшем поиске по цвету, коду или наименованию реже возникает ситуация, когда «одна ткань создана под несколькими названиями».
Настройки позволяют связать их автоматически
В основных настройках 设置 («Настройки») на компьютере есть часто используемый параметр 自动将新创建的样品加入商品 («Автоматически добавлять вновь созданные образцы в товары»).
Когда параметр включён:
- при сохранении нового образца система автоматически разрешает использовать эту запись как 商品 / 产品 («Товар / Продукт»);
- ткань можно демонстрировать в образцовой, включать в предложения, отправки и листы выбора, а также выбирать через 添加商品 («Добавить товар») в закупках, продажах и складском учёте;
- это подходит продавцам товара в наличии, магазинам, оптовикам второго уровня и другим компаниям, у которых большинство созданных тканей затем закупается, принимается или продаётся;
- не требуется позднее вручную отмечать товаром или продуктом каждую запись.
Когда параметр выключен:
- новая запись сначала используется как образец;
- когда она понадобится в закупке, приёмке, продаже или отгрузке, её можно вручную сделать 商品 / 产品 («Товаром / Продуктом»);
- это подходит компаниям с большим количеством разработочных, поставщицких или внутренних отборочных образцов, которые пока не обязательно будут продаваться.
Если товар создаётся из раздела товаров
В этом случае также создаётся та же базовая запись ткани, но сразу для товарной базы и закупок, продаж и складского учёта; это не отдельная база, никак не связанная с образцами. Иными словами, созданный товар также содержит код, наименование, изображения, цвета, спецификацию и другие сведения образца, которые затем поддерживаются по единым правилам.
Рекомендуемая настройка
Если большинство тканей после создания будет продаваться, закупаться или приниматься на склад, рекомендуется включить 自动将新创建的样品加入商品 («Автоматически добавлять вновь созданные образцы в товары»). Если в компании много записей только для разработки, показа или отбора поставщика, рекомендуется оставить параметр выключенным и делать ткань товаром или продуктом только после решения проводить по ней сделки.
Не смешивайте остаток образцов и товарный остаток
Это самая частая причина путаницы.
| Вид | Что учитывается | Обычные единицы | Где используется |
|---|---|---|---|
| Остаток образцов | Подвесные карточки, метровые, килограммовые и образцы A4, а также другие материалы для показа | карточки, комплекты, метры, килограммы и т. п. | Отправка и выбор образцов |
| Товарный остаток | Крупная партия и ткань в наличии на складе, подробные данные каждого рулона | метры, ярды, килограммы, куски, рулоны и т. п. | Приёмка, продажа, отгрузка и инвентаризация |
Примеры:
- если клиент забрал одну подвесную карточку, уменьшается остаток образцов;
- если склад отгрузил 3 куска крупной партии ткани, уменьшается товарный остаток;
- у одной ткани может быть и остаток образцов, и товарный остаток, но они предназначены для разных целей и не заменяют друг друга.
Почему цвета должны быть единообразными
В текстильной отрасли у одной ткани часто бывает несколько цветов. В Jenny Fabric Software рекомендуется поддерживать цвета внутри одной записи образца или товара, а не создавать отдельную полную запись для каждого цвета.
Рекомендуемый порядок:
- создайте одну основную запись на одну ткань;
- в 样品颜色 («Цвета образца») поддерживайте код, название и изображение цвета;
- при закупке, приёмке или продаже выбирайте конкретный цвет;
- при печати этикеток, сканировании и поиске остатка также различайте позиции по цвету.
Так клиент при выборе, менеджер при оформлении документа и склад при поиске товара будут использовать единые обозначения цветов.
Когда достаточно образца, а когда нужен товар
| Бизнес-ситуация | Рекомендуемое действие |
|---|---|
| Ткань используется только для демонстрации, предложения цены, отправки или выбора образцов | Достаточно создать образец |
| В дальнейшем ткань будет закупаться, приниматься, продаваться, отгружаться или инвентаризироваться | Создайте образец и сделайте его товаром / продуктом |
| Ткань временно показывают клиенту, но ещё неизвестно, будет ли она продаваться постоянно | Сначала можно создать образец, а после подтверждения продажи сделать его товаром / продуктом |
| Уже есть остаток или планируется печать этикеток для рулонов | Рекомендуется сделать запись товаром / продуктом и поддерживать цвета и единицы складского учёта |
| Нужно учитывать только количество карточек, подвесных или метровых образцов | Используйте остаток образцов, а не товарный остаток крупной партии |
Рекомендации по поддержанию единообразия
Чтобы позднее данные можно было сопоставить, рекомендуется унифицировать внутри компании следующие правила:
Единый код
Для одной ткани по возможности используйте один устойчивый код. Не назначайте один код для продажи, другой для образцовой и третий для этикетки.
Единое наименование
Наименование может быть кратким, но не меняйте его слишком часто. Используемые клиентом альтернативные названия можно указать в примечании, метке или пользовательском поле.
Единые цвета
По возможности полностью поддерживайте код, название и изображения цвета в цветах образца. При создании документа выбирайте существующий цвет, а не создавайте без необходимости похожий новый цвет.
Понятная принадлежность изображений
Изображения, которые можно показывать клиентам, помещайте в публичную галерею; предназначенные только для сотрудников — во внутреннюю; личные временные материалы — в личную галерею.
Единые единицы остатка
Настройте метры, ярды, килограммы, куски, рулоны и другие единицы по фактическим правилам компании. Если требуется пересчёт, сначала подтвердите правила преобразования единиц измерения.
Раздельный учёт образцов и товара
При отправке образца списывайте остаток образцов, при отгрузке крупной партии — товарный остаток. Одно число остатка не должно одновременно означать две разные вещи.
Проверка цвета и остатка перед созданием документа
Перед продажей, закупкой, приёмкой или отгрузкой убедитесь, что выбраны правильный товар, цвет, склад и подробные данные рулона.
Частые вопросы
В: Почему запись создана в образцовой, но не находится в документе продажи?
Система закупок, продаж и складского учёта работает с товаром в наличии. Чтобы использовать ткань в продаже, закупке, приёмке или отгрузке, обычно нужно сделать её 商品 / 产品 («Товаром / Продуктом»), доступным для этой системы. После этого найдите код или наименование через 添加商品 («Добавить товар»).
В: Нужно ли включать «自动将新创建的样品加入商品» («Автоматически добавлять вновь созданные образцы в товары»)?
Если образцы в компании создаются главным образом для дальнейшего оформления документов, приёмки, отгрузки и управления остатками, параметр рекомендуется включить. Тогда новый образец автоматически станет доступен как товар.
Если многие образцы предназначены только для показа клиентам, внутреннего выбора или отбора поставщиков, рекомендуется сначала оставить параметр выключенным. Сделайте конкретный образец товаром или продуктом только после решения проводить по нему сделки — так список товаров останется чище.
В: Если товар создан из раздела товаров, нужно ли ещё раз создавать образец?
Нет. Товар и образец используют одну базовую запись ткани. Если код, наименование, цвета, изображения, спецификация и другие сведения уже заполнены, используйте эту же запись для показа, предложения, документов, остатка и этикеток.
В: Должны ли код образца и код товара совпадать?
Рекомендуется сохранять один код. Тогда клиентский образец, предложение менеджера, складская этикетка, документ продажи и поиск остатка будут сопоставляться по одному значению.
В: Нужно ли создавать несколько товаров для разных цветов одной ткани?
Обычно не рекомендуется. Лучше создать одну запись ткани и поддерживать внутри неё несколько цветов. В документах и остатках цвета различаются отдельно.
В: Если клиент забрал карточку образца, изменится ли товарный остаток крупной партии?
Нет. Карточки, метровые и килограммовые образцы учитываются в остатке образцов, а рулоны крупной партии — в товарном остатке. Эти виды остатка ведутся отдельно.
В: Можно ли показывать образец клиенту, если товарный остаток равен 0?
Да. Пока сохранены данные и изображения образца, его можно демонстрировать, включать в предложение цены или отправку образцов. Но для фактической продажи необходимо проверить, разрешает ли настройка компании отрицательный остаток, либо сначала выполнить закупку или приёмку.
В: Что делать, если уже созданы дубликаты?
Не продолжайте создавать новые документы на повторяющихся записях. Сначала внутри компании определите основную запись, затем перенесите в неё изображения, цвета, примечания и другие сведения. Записи, по которым уже есть бизнес-документы, не удаляйте произвольно, чтобы не нарушить исторический поиск.