Разница между образцом и товаром
Коротко: образец нужен прежде всего для информации и показа, а товар - для сделок и складского учёта. В Jenny Fabric Software одну ткань обычно сначала заводят в управлении образцами, а затем используют как товар в закупках, приёмке, продажах, отгрузках и учёте остатка.
Это не две полностью раздельные базы. Это одна карточка ткани, которая используется в разных рабочих процессах.
Когда это образец
Обычно говорят об образце, когда нужно:
- заполнить код, название, состав, ширину, плотность, спецификацию, категории и метки;
- загрузить фото ткани, деталей и цветовых карт;
- вести несколько цветов одной ткани;
- подготовить предложение, подбор или отправку образцов;
- показать ткань в онлайн-витрине или покупательском интерфейсе;
- учитывать карточки образцов, отрезы, килограммовые или листовые образцы.
Образец помогает покупателю понять ткань, сотрудникам быстро её найти, а компании накопить надёжную карточку товара.
Когда это товар
Обычно говорят о товаре, когда нужно:
- выбрать позицию через «Добавить товар» в документе продажи;
- выбрать товар и цвет в закупке, приходе или расходе со склада;
- смотреть остаток и журнал движений;
- вести данные каждого рулона;
- печатать ярлыки для рулонов ткани;
- сканировать ярлыки при отгрузке, комплектовании, инвентаризации или перемещении;
- экспортировать сводный или подробный список рулонов в Excel;
- выполнять сверку с покупателями и поставщиками, смотреть статистику продаж.
Товар позволяет купить, принять, продать, отгрузить ткань и рассчитать остаток и сумму.
Если встречается слово «продукт»
В некоторых разделах интерфейса или по привычке может использоваться слово «продукт». В закупках, продажах и складском учёте под ним следует понимать товар, который можно использовать в сделках и для учёта остатка.
Одна карточка - несколько задач
Обычный порядок работы такой:
- Создайте ткань в управлении образцами.
- Заполните код, название, состав, ширину, плотность, спецификацию, изображения и цвета.
- Если ткань будет закупаться, храниться или продаваться, сделайте её доступной как товар.
- Затем выбирайте ту же ткань в продажах, закупках, приходе и расходе через «Добавить товар».
Тогда продажа показывает клиенту те же сведения, с которыми работает склад. Не нужно дважды вести код, название и цвета; витрина, предложение, продажа, остаток и ярлык легче сопоставляются между собой.
Автоматическое добавление образца в товары
В базовых настройках на компьютере есть опция автоматически добавлять каждый новый образец в товары.
Когда она включена:
- после сохранения новый образец сразу доступен как товар;
- его можно показывать, включать в предложение и подбор, а также выбирать в закупках, продажах и складских документах;
- настройка подходит компаниям, которые закупают, принимают или продают большую часть заведённых тканей.
Когда она выключена, новая карточка сначала служит только образцом. Нужные для сделки позиции можно сделать товарами позднее. Это удобно, если в базе много разработочных, поставщицких или внутренних образцов.
Если карточка создана из раздела товаров
Создание товара также создаёт базовую карточку ткани, используемую в закупках, продажах и складе. Ведите для неё по тем же правилам код, название, цвета, изображения и спецификации. Не создавайте вторую независимую карточку той же ткани только ради показа образца.
Остаток образцов и остаток товара - это разные вещи
| Вид остатка | Что учитывается | Обычные единицы | Где применяется |
|---|---|---|---|
| Остаток образцов | Карточки, отрезы, килограммовые и листовые образцы | шт., набор, м, кг | Подбор и отправка образцов |
| Остаток товаров | Готовая или складская ткань с детализацией по рулонам | м, ярд, кг, рулон, шт. | Приход, продажа, отгрузка и инвентаризация |
Если покупатель забирает карточку образца, уменьшается остаток образцов. Если со склада отгружаются три рулона, уменьшается остаток товаров. У одной ткани могут быть оба вида остатков, но они не заменяют друг друга.
Поддерживайте единообразие цветов
Для ткани с несколькими цветами лучше завести одну основную карточку и вести в ней коды, названия и изображения цветов, а не создавать полную отдельную карточку для каждого цвета.
- Создайте одну основную карточку ткани.
- Добавьте в неё код, название и изображение каждого цвета.
- В закупках, приходе и продажах выбирайте фактический цвет операции.
- По цвету же различайте ярлыки, сканирование и складские запросы.
Как выбрать правильный вариант
| Ситуация | Рекомендация |
|---|---|
| Ткань нужна только для показа, предложения, отправки или подбора | Создайте образец |
| Ткань будет закупаться, приниматься, продаваться, отгружаться или инвентаризироваться | Создайте образец и сделайте его доступным как товар |
| Ткань показывают временно, но ещё не решили продавать ли её | Сначала создайте образец, затем добавьте в товары после подтверждения продажи |
| Уже есть остаток или нужно печатать ярлыки рулонов | Используйте товар и заполните цвета и единицы складского учёта |
| Нужно учитывать только число карточек или образцов | Используйте остаток образцов, а не остаток товаров |
Правила для единой базы
- Используйте один стабильный код для одной ткани.
- Не меняйте название без необходимости; альтернативные названия храните в заметках, метках или пользовательских полях.
- Ведите коды, названия и изображения цветов в одной карточке и выбирайте существующие цвета в документах.
- Разделяйте изображения по назначению: для клиентов, для внутренней работы и личные материалы.
- Настройте единицы м, ярд, кг, рулон и штука в соответствии с процессом компании.
- Учитывайте образцы и товарный остаток отдельно.
- Перед сохранением документа проверьте товар, цвет, склад и данные рулонов.
Частые вопросы
Образец создан, но его нет при создании документа продажи
Для использования в продажах, закупках, приходе или расходе ткань должна быть доступна как товар. После этого найдите её по коду или названию через «Добавить товар».
Нужно ли включать автоматическое добавление каждого нового образца в товары?
Включайте, если большую часть заведённых тканей вы будете продавать, закупать или хранить на складе. Если в базе много карточек только для разработки, показа или выбора поставщика, оставьте настройку выключенной и добавляйте в товары только нужные позиции.
Нужно ли создавать ещё один образец, если ткань создана из раздела товаров?
Нет. Товар и образец используют одну базовую карточку ткани. Поддерживайте едиными код, название, цвет, изображения и спецификацию.
Нужно ли создавать отдельный товар для каждого цвета одной ткани?
Обычно нет. Лучше вести несколько цветов в одной карточке и выбирать нужный цвет при создании документов или просмотре остатка.