Сотрудники и роли
Для кого эта статья
Для владельца или администратора компании. Здесь описано, как выдать сотруднику учётную запись, назначить отдел и настроить права роли.
Jenny Fabric поддерживает неограниченное количество сотрудников с оплатой по рабочим местам и использует трёхуровневую модель «отдел + роль + права» для управления командой.
Где открыть
- На компьютере: левое меню → Управление предприятием → Управление сотрудниками / Управление ролями.
- В приложении: нижняя вкладка Компания → Сотрудники → Создать сотрудника / Пригласить сотрудника.
Два способа добавить сотрудника
Владелец выбирает способ в зависимости от того, есть ли у человека учётная запись Jenny:
| Параметр | Пригласить сотрудника | Создать аккаунт напрямую |
|---|---|---|
| Для кого | Человек уже зарегистрирован в Jenny. | Человек ещё не зарегистрирован, либо владелец хочет создать ему учётную запись сам. |
| Кто задаёт пароль | Сотрудник использует свой существующий пароль. | Система выдаёт временные данные для входа; сотрудник сразу устанавливает собственный пароль. |
| Процесс | Введите номер телефона → адресат получит SMS-приглашение → в «Мои приглашения» нажмёт «Принять». | Владелец вводит имя и телефон → система сразу создаёт учётную запись → сотрудник входит по временным данным и меняет пароль. |
| Срок | Зависит от того, когда адресат примет приглашение; иногда это занимает несколько дней. | Действует сразу. |
| Типичный случай | Новый сотрудник уже работал с Jenny, временный партнёр. | Новый сотрудник, массовое создание учётных записей для склада или финансов. |
Что выбрать?
- Не знаете, есть ли у человека учётная запись → сначала пригласите. Если он не зарегистрирован, попросите зарегистрироваться либо используйте создание.
- Нужно предоставить доступ немедленно → создайте сотрудника.
Способ A. Приглашение сотрудника с существующей учётной записью
На компьютере
- Левое меню → Управление предприятием → Управление сотрудниками.
- Нажмите Пригласить сотрудника.
- Введите номер телефона, обязательно совпадающий с номером учётной записи Jenny адресата.
- Выберите отдел и роль; их можно изменить позже.
- Нажмите Отправить — система отправит приглашение.
В приложении
Нижняя вкладка Компания → Сотрудники → Пригласить сотрудника → номер телефона → отдел и роль → отправить.
Что делает приглашённый сотрудник
- Получает SMS вида «Компания XX приглашает вас присоединиться…».
- Открывает Jenny, входит и переходит в список компаний либо «Мои приглашения» в верхней панели.
- Нажимает «Принять» и присоединяется к компании.
- Сотрудник сразу появляется у владельца в разделе Управление сотрудниками.
Приглашение не отправилось или не получено
- Проверьте номер телефона — даже одна неверная цифра помешает приглашению.
- Если SMS отфильтровано, попросите адресата войти в Jenny и открыть Мои приглашения — приглашение будет там.
- Если человек ещё не зарегистрирован, попросите его зарегистрироваться по тому же номеру; приглашение появится автоматически.
Способ B. Создание сотрудника и учётной записи
Этот способ подходит, когда владелец хочет создать учётную запись сам, не ожидая регистрации сотрудника.
На компьютере
- Левое меню → Управление предприятием → Управление сотрудниками.
- Нажмите Создать аккаунт напрямую.
- Введите имя и номер телефона; телефон станет логином сотрудника.
- Выберите отдел и роль.
- Нажмите Создать — система автоматически создаст учётную запись и временные данные для первого входа.
В приложении
Нижняя вкладка Компания → Сотрудники → Создать сотрудника → имя, телефон, отдел и роль → подтвердить.
Первый вход сотрудника
После того как владелец безопасным способом передал сотруднику номер телефона и временные данные для входа:
- Сотрудник открывает Jenny и вводит телефон и временный пароль на странице входа.
- После входа система предлагает «Рекомендуем сменить пароль». Не откладывайте это действие, даже если интерфейс позволяет продолжить работу.
- Сотрудник задаёт собственный новый пароль.
Временный пароль нельзя оставлять постоянным
Временные данные предназначены только для первого входа. Сразу попросите сотрудника войти и сменить пароль, не пересылайте их в общих чатах и не используйте повторно.
Что доступно сразу после создания
- Сотрудник может войти и видеть данные компании в пределах прав своей роли.
- Номер телефона зарегистрирован в системе, сотрудника можно назначать ответственным за клиента.
- Сотрудник может самостоятельно создавать и редактировать документы, записываемые на него; отчёты по показателям агрегируются по ответственному.
Если номер телефона уже зарегистрирован
- Система покажет «Этот номер уже зарегистрирован».
- Используйте приглашение сотрудника: владелец номера должен войти и принять приглашение.
Удаление сотрудника из компании
При увольнении или переводе удалите сотрудника из компании:
- Левое меню → Управление предприятием → Управление сотрудниками.
- Найдите сотрудника и нажмите «Удалить».
- Подтвердите — изменение действует сразу.
Удаление из компании не удаляет учётную запись
- Сотрудник удаляется из вашей компании и больше не видит её данные.
- Его собственная учётная запись Jenny сохраняется: телефон, пароль и регистрационные данные остаются.
- Созданные им документы и образцы остаются собственностью вашей компании и не пропадают.
- Он может продолжить работу в другой компании.
- Для восстановления снова пригласите или создайте сотрудника.
Управление отделами
Зачем нужны отделы
- Ограничение доступа к данным: первый отдел продаж видит своих клиентов, второй — своих, что предотвращает перехват заказов.
- Учёт показателей продавцов: показатели суммируются по отделам.
- Разделение источников образцов: каждому отделу можно задать отдельный код отдела, печатаемый как префикс карточек и этикеток.
- Разделение согласований: документы разных отделов могут идти по разным маршрутам согласования.
Порядок действий
На компьютере: левое меню → Управление предприятием → Управление отделами → «Создать отдел».
Поля:
- Название отдела — например, «Первый отдел продаж», «Склад», «Внешняя торговля».
- Руководитель отдела — назначьте одного сотрудника.
- Код отдела — необязательный; после включения используется как префикс образца или этикетки.
- Добавить участников — выберите нескольких сотрудников отдела.
Роли и права
Три уровня прав
Права настраиваются с детализацией функциональный раздел → подраздел → действие:
| Уровень | Содержание | Пример |
|---|---|---|
| L1 Основной раздел | Рабочий стол / закупки, продажи и склад / AI / совместная работа / маркетинг / управление компанией / финансы. | Переключатель всей группы. |
| L2 Подраздел | Образцы, документы продажи и закупки, комплектация, предложения, задачи, облачный диск. | Переключатель модуля. |
| L3 Действие | Создание / редактирование / удаление / печать / общий доступ / импорт / экспорт / просмотр. | Переключатель отдельного действия. |
Пример: «Продавец A может создавать документы продажи только для своих клиентов и не может менять чужие» = создание документа продажи ✅, редактирование созданных собой ✅, редактирование созданных другими ❌, удаление ❌.
Три системные роли
| Роль | Особенность | Права по умолчанию |
|---|---|---|
| Владелец | Единственный, нельзя удалить. | Все права, передача и удаление компании. |
| Администратор | Стандартная роль. | Большинство действий, кроме удаления и передачи компании. |
| Менеджер | Стандартная роль. | Образцы, продажи, предложения и другие данные собственных клиентов. |
Кто является владельцем?
Создатель компании автоматически становится владельцем. Владелец может быть только один. Для смены используется «Передать компанию»: текущий владелец начинает передачу, новый принимает, прежний становится администратором.
Собственные роли
Если трёх ролей недостаточно, создайте свою:
- Левое меню → Управление предприятием → Управление ролями → «Создать роль».
- Укажите название, например начальник склада, начальник производства, специалист по внешней торговле.
- Отметьте права на уровнях L1 → L2 → L3.
- Сохраните.
Название роли — только подпись
Само название не влияет на права: они полностью определяются отмеченными пунктами. Название «Начальник склада» не выдаёт складские права автоматически — их всё равно нужно отметить. Название лишь помогает ориентироваться.
Назначение роли сотруднику
Откройте сотрудников → найдите человека → «Изменить» → измените поле «Роль» → сохраните. Изменение действует сразу, повторный вход не нужен.
Одновременно сотруднику можно назначить только одну роль; суммирование нескольких ролей пока не поддерживается.
Трёхуровневая модель доступа — важно
Фактический доступ в Jenny определяется тремя уровнями, а не только ролью:
| Уровень | Значение | Пример |
|---|---|---|
| L1 Права компании | Подключён ли модуль у компании. | Если модуль «Производство по заказу» не куплен, его не видит никто. |
| L2 Права пользователя | Разрешена ли функция текущей роли. | Если у роли продавца не отмечено «Управление ролями», вход не показывается. |
| L3 Доступ к данным | Какие именно данные видны в разрешённой функции. | Продавец видит только клиентов, за которых отвечает. |
Любое назначение и видимость проходят три фильтра: сначала L1 — есть ли функция у компании, затем L2 — может ли роль её использовать, после этого L3 — какие записи доступны.
Как определяется видимая область данных
В Jenny нет отдельного раскрывающегося поля «Доступ к данным» в карточке сотрудника. Область определяется сочетанием ответственного за контрагента и разрешения роли «Участвовать во всём / Просматривать всё»:
| Тип данных | Правило |
|---|---|
| Контрагенты — клиенты и поставщики | Если у роли есть «Просматривать всех клиентов» и подобные права, доступны все; иначе только те, где сотрудник указан ответственным. |
| Заказы на продажу / производственные задания | С правом просмотра всех записей видны все; иначе только те, где сотрудник ответственный, создатель или ответственный за связанного клиента. |
| Другие документы — продажи, закупки, поступления, отпуск, образцы и др. | Видны всей компании без дополнительной настройки. |
Владелец компании по умолчанию видит все данные и не ограничен этими правилами.
Продавцы не видят клиентов друг друга
В стандартной роли продавца не включён просмотр всех клиентов, поэтому каждый видит только клиентов, за которых отвечает; это предотвращает перехват. Чтобы предоставить кому-то доступ ко всем, включите в его роли участие во всех записях или просмотр всех записей нужного типа.
Внедрение за 5 шагов
Если команда ещё не настроена, используйте такой порядок:
- Создайте отделы — например продажи, склад, финансы.
- Создайте собственные роли, если стандартных ролей недостаточно большинству компаний.
- Настройте права каждой роли по уровням L1 / L2 / L3. Если роль должна видеть всех клиентов, включите для неё соответствующее право просмотра всех записей.
- Пригласите или создайте сотрудников, назначьте отдел и роль.
- Назначьте ответственных за контрагентов, чтобы продавец видел данные своих клиентов.
Практические рекомендации
Права по должностям
- Продавец: просмотр и редактирование образцов + документы продажи + предложения + заказы образцов + клиенты + отчёты по собственным показателям.
- Кладовщик: поступления, отпуск, комплектация, остатки и печать этикеток; без продаж и финансов.
- Финансист: поступления и выплаты, сверки, финансовые отчёты, счета-фактуры; без редактирования образцов и продаж.
- Дизайнер: создание и редактирование образцов + AI-дизайн + облачный диск; без бизнес- и финансовых прав.
- Владелец / генеральный директор: администратор или владелец со всеми правами.
Выбор области данных
- Небольшая команда, 1–10 человек: обычно удобно разрешить ролям просмотр всех клиентов для совместной работы.
- Средняя команда, 10–50 человек: продавцам не выдавайте просмотр всех записей, клиенты разделяются по ответственным; складу и финансам выдайте просмотр всех.
- Несколько отделов продаж: точно распределите каждого клиента по ответственному контрагента.
Частые вопросы
Чем отличается приглашение от создания сотрудника?
Приглашение используется, если у человека уже есть учётная запись Jenny: он присоединяется только после принятия. Создание — владелец сразу открывает учётную запись, а сотрудник входит по временным данным и устанавливает собственный пароль. См. таблицу выше.
Можно ли оставить временный пароль без изменения?
Нет. Временный пароль предназначен только для первого входа. Сразу после создания попросите сотрудника войти и установить собственный пароль, даже если интерфейс позволяет отложить это действие.
Что делать, если сотрудник забыл пароль?
Пусть нажмёт «Забыли пароль» на странице входа и сбросит его после проверки по SMS. Владелец не может сменить пароль за сотрудника; если номер недоступен или проверка не проходит, обратитесь в службу поддержки.
Что будет с документами продаж уволенного сотрудника?
Удаление сотрудника только исключает его из компании. Все созданные документы и образцы остаются у компании. Связанных клиентов можно назначить действующему сотруднику.
Можно ли разрешить только просмотр документов продажи без изменения?
Да. Роли → изменить роль → модуль документов продажи → «Просмотр» ✅, «Создать / Изменить / Удалить» ❌.
Как считаются рабочие места? Занимает ли место уволенный сотрудник?
Рабочее место — текущий активный сотрудник компании. Уволенные или удалённые не занимают место. Корпоративная версия включает 5 мест; дополнительные стоят 360 юаней за место в год. Подробнее: Тарифы и цены.
Можно ли передать роль владельца?
Да. Владелец запускает «Передать компанию» → новый владелец принимает → прежний становится администратором.
Можно ли нескольким людям одновременно входить в одну учётную запись?
Технически да — принудительного выхода нет, — но это не рекомендуется: все журналы действий смешиваются и невозможно определить исполнителя. Отдельная учётная запись на каждого человека значительно яснее.
Как изолировать данные продавцов друг от друга?
По умолчанию роль продавца не разрешает просмотр всех клиентов, поэтому каждый видит только клиентов, за которых отвечает, и не видит клиентов и документы коллег. Для общего доступа включите участие во всех записях или просмотр всех записей нужного типа. Подробнее: Доступ к данным и Контрагенты и права на данные.
Может ли администратор видеть данные владельца?
Зависит от прав. Если администратору разрешён просмотр всех клиентов, он видит клиентов и документы владельца. Данные владельца не имеют отдельной защиты: они также зависят от роли и ответственного за контрагента.
Связанные статьи
- Начало работы за 5 минут — регистрация и создание компании.
- Тарифы и цены — оплата рабочих мест.
- Доступ к данным — подробная настройка доступа.
- Контрагенты и права на данные — права клиентов и поставщиков.
- Управление полями — собственные поля и их права.
- Командная работа с задачами — назначение и совместное выполнение задач.