Поля договора в заказе на продажу
Набор полей договора у текстильных компаний сильно различается. Во внешней торговле нужны номер аккредитива, порт отгрузки и маркировка, во внутренней — условия оплаты и способ доставки. Даже одна компания может использовать разные договоры для разных клиентов.
В заказе на продажу Jenny Fabric предусмотрено два уровня настройки:
- Шаблон полей договора — область Доп. сведения о контракте определяет, какие поля входят в договор. В качестве основы встроены 7 шаблонов — 3 экспортных и 4 внутренних. В них можно добавлять и изменять поля, менять порядок перетаскиванием и задавать значения по умолчанию.
- Excel-шаблон договора — определяет внешний вид экспортируемого договора. Загрузите свой договор Excel и поместите в ячейки заполнители вида
{{字段名}}. При экспорте система подставит данные заказа в ваш макет. Шаблон полей можно связать с Excel-шаблоном, чтобы он автоматически применялся к новому заказу; см. раздел «Свой Excel как шаблон договора» ниже.
Договоры, закупочные документы, проверка и упаковка, отгрузка и другие документы производства по заказу также выводятся с помощью шаблонов, предусмотренных на соответствующих страницах. В новом процессе производственное задание стало отдельной бизнес-страницей: его можно просмотреть в текущем шаблоне, скачать как изображение или PDF либо распечатать. Доступные форматы определяются фактическими кнопками на странице конкретного документа.
Создание шаблона и оформление документа теперь находятся в разных местах
Создание и настройка шаблонов — добавление и редактирование, значения полей по умолчанию, привязка Excel, выбор шаблона по умолчанию и загрузка Excel — выполняются один раз на странице Шаблоны договоров, после чего шаблоны доступны всей компании. При оформлении заказа сотрудник только выбирает шаблон и при необходимости корректирует данные конкретного заказа.
Такой порядок появился после июньского обновления. Раньше действие «Сохранить как шаблон» на странице заказа могло записать значения текущего заказа обратно в шаблон или даже затронуть другой шаблон. Теперь все операции с шаблонами собраны на отдельной странице, на странице заказа значения по умолчанию не настраиваются, а заказы не влияют друг на друга.
Где настраивать и как применять
Обслуживание шаблонов: общая страница настроек компании
Все операции с шаблонами выполняются здесь:
- Левое меню → Производство по заказу → наведите курсор на Настройки производства → нажмите Шаблоны договоров.
- На странице две вкладки:
- ① Шаблон контракта (ввод данных) — шаблоны полей договора. Нажмите Новый шаблон контракта, задайте название, добавьте поля, расположите их перетаскиванием, укажите Значение по умолчанию для каждого поля и отметьте обязательные поля, затем сохраните. В списке шаблон можно Изменить, Сделать по умолчанию или Удалить; в колонке Привязать Excel к нему назначается Excel-файл из второй вкладки. У каждого шаблона есть переключатель По умолчанию: если его выключить, шаблон исчезнет из списка выбора при оформлении заказа, но останется на странице настроек и не повлияет на уже созданные заказы.
- ② Шаблон Excel (печать / отправка) — загрузка и управление собственными Excel-шаблонами договора. Подробнее см. раздел «Свой Excel как шаблон договора».
- Значение по умолчанию вводится в поле Значение по умолчанию соответствующей строки. Для поля со списком можно ввести новый вариант и нажать Enter. При применении шаблона эти значения автоматически переносятся в заказ, поэтому обычно остаётся изменить лишь данные конкретной сделки.
Шаблоны доступны всей компании. Заказ хранит снимок определений полей на момент применения шаблона, поэтому последующее изменение или удаление шаблона не меняет уже созданные заказы.
Выбор шаблона и корректировка полей при оформлении заказа
- Левое меню → Производство по заказу → Заказ на продажу → создайте заказ и заполните клиента, модель, дату поставки, цвета и количество товара и другие основные данные.
- В области Доп. сведения о контракте нажмите Выбрать шаблон, затем выберите встроенный или корпоративный шаблон. Набор полей и значения по умолчанию будут подставлены автоматически.
- В добавленных полях можно продолжить работу: добавлять, изменять и удалять поля, а также менять их порядок перетаскиванием. Поля располагаются по два в строке для компактного ввода. Временные изменения текущего заказа не меняют сам шаблон.
- Для некоторых полей со списком можно выбрать встроенный вариант или вручную ввести новое значение.
Чтобы сохранить новый шаблон или изменить его значения по умолчанию, откройте страницу Шаблоны договоров из предыдущего раздела. На странице заказа больше нет действия «Сохранить как шаблон», поэтому значения текущего заказа не попадут в общий шаблон случайно.
Шаблон по умолчанию для новых заказов
На странице Шаблоны договоров, во вкладке ① Шаблон контракта, нажмите Сделать по умолчанию для самого частого шаблона. После этого он будет автоматически применяться при создании нового заказа, а его значения по умолчанию — например T/T 30%+70% для оплаты или FOB для торгового условия — будут сразу заполнены. В компании может быть только один основной шаблон. Его можно отменить кнопкой Убрать по умолчанию или заменить другим.
Семь встроенных шаблонов договора
Система добавляет каждой компании 7 шаблонов полей договора как отправную точку для распространённых экспортных и внутренних сценариев. При оформлении выберите подходящий шаблон и скорректируйте его для конкретного заказа:
| № | Шаблон | Сценарий и основные поля |
|---|---|---|
| 1 | внешняя торговля - PROFORMA INVOICE — экспортный предварительный счёт, морская перевозка FOB | Номер P/I / номер PO / торговое условие / порт отгрузки / порт назначения / способ оплаты / допуск по количеству / валюта |
| 2 | Экспортный договор, двуязычный P/I | Номер P/I / срок отгрузки / разрешена ли перегрузка / разрешена ли частичная отгрузка / авизующий банк / бенефициар |
| 3 | Экспортный договор с аккредитивом | Дата заключения / маркировка / порт погрузки / условия оплаты / номер аккредитива / арбитражный орган |
| 4 | Внутренний договор купли-продажи, оплата 30%+70% | Модель / способ расчёта / место поставки / способ перевозки / плательщик за перевозку / срок предъявления претензий / тип счёта-фактуры / ставка налога |
| 5 | Внутренний текстильный заказ с технологическими требованиями | Рабочий номер / источник света для сравнения цвета / ширина готового полотна / состав / стойкость окраски / усадка / pH / внутренняя и внешняя маркировка |
| 6 | Договор купли-продажи основной и подкладочной ткани с подробными испытаниями | Номер партии / финишная обработка / состав, пряжа и плотность / полезная ширина / стандарт испытаний / утверждение первого образца / срок приёмки |
| 7 | Договор с красильным производством | Модель / способ оплаты / срок поставки / способ приёмки / плательщик за перевозку / условия повторного окрашивания / пояснение цены |
Во встроенных шаблонах уже есть отраслевые значения по умолчанию, например «T/T 30%+70%» для оплаты и готовые формулировки требований к стойкости окраски или испытаниям. После применения достаточно отредактировать конкретные значения. Встроенные шаблоны также можно изменять.
Название встроенного шаблона является бизнес-значением. Если в вашей компании оно ещё отображается на исходном языке, ориентируйтесь на назначение и набор полей из таблицы, а после копирования задайте собственное русское название.
Типы полей
При добавлении или изменении поля можно выбрать один из типов:
| Тип | Для чего подходит | Пример |
|---|---|---|
| Однострочный текст — одна строка | Короткие значения | Номер договора, порт отгрузки, маркировка |
| Многострочный текст | Подробные условия | Условия оплаты, стандарт испытаний, примечание |
| Число | Числовые значения | Количество, число единиц |
| Дата | Даты | Дата заключения, срок отгрузки |
| Выпадающий список (один выбор) — одиночный список | Фиксированные варианты; новое значение также можно ввести вручную | Валюта, торговое условие, способ оплаты |
Встроенные варианты полей со списком
Для некоторых списков в шаблонах подготовлены распространённые варианты. При оформлении заказа их можно выбрать или ввести другое значение вручную:
| Поле | Примеры встроенных значений |
|---|---|
| условия торговли — торговое условие | FOB / CIF / CFR / EXW / DDP / DAP |
| валюта сделки | USD / EUR / CNY / GBP / JPY / HKD |
| способ оплаты | T/T 100% in advance / T/T 30%+70% / L/C at sight / L/C 30 дней / D/P / D/A / O/A |
| способ перевозки | Автомобильная / морская / воздушная / курьер / самовывоз |
| сторона, оплачивающая перевозку — плательщик за перевозку | Продавец / покупатель либо сторона A / сторона B |
| тип счёта-фактуры — вид счёта-фактуры | специальный НДС-счёт / обычный НДС-счёт / без счёта-фактуры |
| Ставка налога | 13% / 9% / 6% / 3% / 0% |
| Источник света для подбора цвета — источник света для сравнения цвета | D65 / TL84 / CWF / U30 / F / A |
Набор вариантов задаётся отдельно в каждом шаблоне. Для поля со списком, добавленного вручную, можно указать собственные варианты.
Свой Excel как шаблон договора
У многих компаний уже есть Excel-договор, которым они пользуются годами. Менять его оформление не нужно: загрузите файл как шаблон, и при экспорте система заполнит его данными заказа.
Три шага для начала работы
- Подготовьте шаблон. Откройте свой договор Excel и замените содержимое автоматически заполняемых ячеек на
{{字段名}}. Заполнитель можно сочетать с текстом, напримерНомер договора:{{单据编号}}. В строке таблицы товаров укажите{{产品.颜色}},{{产品.数量}},{{产品.单价}}и другие поля. При экспорте система автоматически копирует эту строку со всем оформлением для каждой цветовой позиции. Сохраните результат в формате .xlsx. - Загрузите файл. Откройте Шаблоны договоров через «Производство по заказу → Настройки производства → Шаблоны договоров», перейдите во вкладку ② Excel Шаблоны(Печать / Поделиться) и нажмите Загрузить новый шаблон Excel. Размер одного файла — не более 10 МБ. Старый файл .xls сначала сохраните как .xlsx. Шаблоны не могут иметь одинаковые названия: при загрузке или переименовании дубликат будет отклонён, поэтому задайте другое имя.
- Экспортируйте. Откройте карточку любого заказа, нажмите Экспорт договора в Excel и выберите шаблон. В нижней части второй вкладки панель доступные заполнители показывает все доступные поля; нажмите на нужное поле, чтобы скопировать заполнитель.
В правом верхнем углу вкладки ② Excel Шаблоны есть кнопка Как использовать заполнители {{}}?. Она открывает полное руководство с примерами и замечаниями. Если вы впервые готовите шаблон, сначала откройте эту справку.
интеллектуальное создание шаблона — автоматическое преобразование исходного Excel
Если не хочется вручную искать ячейки и вводить {{ }}, нажмите интеллектуальное создание шаблона (загрузка исходного Excel-файла клиента) во вкладке ② Excel Шаблоны и загрузите неизменённый исходный договор Excel. Система распознает ячейки вроде номера договора, клиента или количества, заменит их соответствующими заполнителями, создаст готовый шаблон и сформирует отчёт о преобразовании со списком распознанных полей. Результат можно просмотреть онлайн, затем во вкладке ① Шаблон контракта привязать его к шаблону полей. Функция бесплатна для всех компаний.
Связь двух шаблонов и экспорт одним нажатием
Чтобы упростить оформление, свяжите шаблон полей договора с Excel-шаблоном. На странице Шаблоны договоров, во вкладке ① Шаблон контракта, у каждого шаблона есть колонка Привязать Excel. Выберите Excel-шаблон; привязку можно изменить или удалить. После этого при выборе данного шаблона полей в заказе связанный Excel автоматически появится в поле «Excel-шаблон контракта». В карточке заказа основная кнопка Экспорт договора в Excel сразу экспортирует файл, а в выпадающем списке связанный шаблон помечен ★ Привязан к заказу.
В области Доп. сведения о контракте на странице заказа также есть выбор «Excel-шаблон контракта». Для конкретного заказа можно временно выбрать другой Excel или нажать Загрузить / Управление Excel(перейти к настройкам шаблона договора) и перейти к настройкам. Пункт Управление моими шаблонами Excel… в меню кнопки экспорта договора открывает ту же загрузку и управление.
Excel-шаблон по умолчанию
Во вкладке ② Excel Шаблоны на странице Шаблоны договоров выберите наиболее частый Excel и нажмите Сделать по умолчанию. Он используется как резервный, если заказ не связан с конкретным шаблоном. При экспорте система выбирает файл в последовательности привязанный к заказу → шаблон по умолчанию → единственный шаблон компании. Если привязанный к заказу шаблон позже удалён, система автоматически перейдёт к основному, поэтому экспорт не завершится ошибкой. Для одного типа документов может быть только один шаблон по умолчанию; назначение другого автоматически заменяет прежний.
Доступные поля
| Категория | Поля — записываются как {{字段名}} |
|---|---|
| Заголовок | Нумерация документов / Артикул модели / Дата документа / Дата поставки / Клиент / Адрес клиента / Наше наименование / Название компании / Адрес компании / Телефон компании / Менеджер / Сотрудник по сопровождению заказа / Сотрудник по сопровождению заказа 1 / Сотрудник по сопровождению заказа 2 / Сотрудник по сопровождению заказа 3 / Составитель / Примечание / Аванс / Итого количество / Общая сумма / Сумма прописью / Дата печати / Артикул товара / Наименование продукта / Состав / Ширина / Плотность / Характеристика |
| Строка товара — помещается в одну строку таблицы | Товар.№ / Товар.Цвет / Товар.Код цвета / Товар.Узор / номер узора / Товар.Количество / Товар.Общее количество заказа / Товар.Количество по цветам / Товар.Оставшееся количество / Товар.Ед. / Товар.Цена / Товар.Сумма / Товар.Комиссия / Товар.Примечание / Товар.Состав / Товар.Ширина / Товар.Плотность (г/м²) / Товар.Характеристики |
| Пользовательские поля из Доп. сведения о контракте | Используйте само название поля, например {{装运港}} или {{付款方式}}. Любое созданное компанией поле сопоставляется без дополнительной настройки. |
В заказах распознаются и псевдонимы:
{{订单编号}}равнозначно{{单据编号}}, а{{订单日期}}—{{单据日期}}. Выберите удобный вариант для своего файла.
Поля общего количества и распределения по цветам:
{{产品.订单总量}}— общее количество данного товара по договору;{{产品.颜色数量}}— уже распределённое количество в текущей цветовой строке;{{产品.待定数量}}— остаток общего количества после вычета уже распределённых цветовых количеств. Название этого заполнителя сохранено для совместимости с существующими Excel-шаблонами.
Поле «Реквизиты продавца» переименовано в «Наше наименование»
Поле Реквизиты продавца во всём договоре заменено на Наше наименование: новое имя используется в форме заказа, карточке и заполнителе Excel. В форме поле перенесено с отдельной строки в третью колонку строки Артикул модели / Дата поставки, непосредственно под клиентом. В Excel-шаблоне используйте {{我方抬头}}. Старый вариант {{卖方抬头}} больше не поддерживается и при экспорте остаётся пустым. Замените его в старых шаблонах; данные уже созданных заказов не изменятся.
Полезные особенности:
Товар.Состав / Товар.Ширина / Товар.Плотность (г/м²) / Товар.Характеристики в строке товара берутся из конкретного товара этой строки. В договоре с несколькими товарами состав, ширина, плотность и спецификация будут правильными в каждой строке. Одноимённые поля без префикса Товар. в заголовке относятся ко всему документу и берутся из первого товара.
{{跟单员1}},{{跟单员2}}и{{跟单员3}}по порядку подставляют первых трёх сопровождающих заказа, а{{跟单员}}объединяет всех сопровождающих знаком перечисления.{{金额大写}}автоматически выводит сумму прописью в китайском формате RMB, принятом в договорах.Если вся ячейка содержит один заполнитель, числовой тип сохраняется. Количество и цена остаются числами, поэтому формулы суммы из исходного Excel продолжают работать.
Неизвестный или ошибочный заполнитель при экспорте заменяется пустым значением без ошибки, что позволяет постепенно отлаживать шаблон.
Горизонтальные объединения ячеек в строке-шаблоне товара повторяются во всех созданных строках; вертикальное объединение нескольких строк пока не поддерживается.
Вывод нового производственного задания
В новом процессе ранее неоднозначные задание по заказу, производственный подзаказ и задание на внешнюю обработку объединены в отдельную Производственную инструкцию:
- Из заказа на продажу создайте первое производственное задание; производственная партия сформируется автоматически.
- Укажите в задании товар, цвет, SKU, производственное количество, операцию, переработчика, технологические требования и вложения.
- После поступления годного результата предыдущего этапа создайте из его задания следующее.
- В списке производственных заданий нажмите Печать и просмотрите документ в доступном шаблоне.
- Скачайте изображение или PDF либо распечатайте документ в соответствии с кнопками страницы.
В шаблоне производственного задания особенно важно проверить:
- номер задания, связанный заказ и производственную партию;
- номер и название товара, цвет, код цвета, SKU, рисунок и количество;
- операцию, переработчика, ожидаемое поступление и производственные требования;
- пользовательские поля операции и вложения договора или технологии.
Если известно только общее количество, производственный подзаказ создавать не нужно
Общее договорное количество хранится в заказе на продажу. Фактические цвета и количество каждой партии указываются непосредственно в первом производственном задании. Старые производственные подзаказы в исторических заказах остаются доступными для просмотра; новые операции ведутся через действующий процесс производственных партий и заданий.
Для остальных документов используйте фактические кнопки страницы
На страницах коммерческих предложений, отправки образцов, закупки, проверки и упаковки, отгрузки и других операций предусмотрены свои шаблоны и способы вывода. Если на странице есть Экспорт по моему шаблону, Экспорт в Excel, Скачать образец шаблона, Скачать PDF или Печать, используйте доступный там формат. Полный новый процесс производственного задания описан в статье Производство по заказу.
Как соотносятся два вида шаблонов
- Шаблон полей договора из первой половины статьи определяет, какие поля есть в договоре и что сотрудник заполняет при оформлении.
- Excel-шаблон договора определяет, как выглядит экспортированный файл.
Они работают вместе: задайте и заполните поля в области Доп. сведения о контракте → поместите {{字段名}} в Excel-шаблон → экспортируйте готовый договор.
Частые вопросы
Шаблоны договора отдельные для каждой компании?
Да. У каждой компании собственные семь встроенных и самостоятельно созданные шаблоны; компании не влияют друг на друга.
Раньше на странице заказа была кнопка «Сохранить как шаблон». Куда она исчезла?
Функция перенесена на отдельную страницу Шаблоны договоров: «Производство по заказу → Настройки производства → Шаблоны договоров». Создание шаблонов, значения полей по умолчанию, выбор основного шаблона и привязка Excel выполняются там. На странице заказа остаются выбор шаблона и корректировка текущего документа. Каждый заказ сохраняет собственный снимок полей и не влияет на другие.
Изменение шаблона изменит старые заказы?
Нет. В заказе хранится снимок определения полей на момент применения. Последующее изменение или удаление шаблона не меняет созданные заказы.
Можно не применять шаблон и не заполнять дополнительные поля?
Можно. Поля договора необязательны. Для оформления достаточно основных данных заказа на продажу: клиента, товара, количества, срока, цены и модели.
Пользовательские поля можно вывести в договор Excel?
Да. Поместите в свой Excel-шаблон {{字段名}}, где имя совпадает с названием поля в интерфейсе. При экспорте оно заменится значением текущего заказа. Любые поля компании сопоставляются без дополнительной настройки.
Excel-шаблоны отдельные для каждой компании?
Да. Они хранятся отдельно для каждой компании, но доступны всем её сотрудникам: загруженный коллегой шаблон можно выбрать при экспорте.
Какие требования предъявляются к загружаемому Excel?
Файл должен иметь формат .xlsx; старый .xls сначала сохраните как .xlsx. Размер одного файла — не более 10 МБ.
Связанные статьи
- Производство по заказу — полный производственный процесс
- Пользовательские поля — общая настройка полей
- Редактор документов — настройка печатных шаблонов
- Сотрудники и роли — права на управление полями
- Коммерческие предложения, отправка и подбор образцов
- Начало работы за 5 минут