Закупка готовой и складской ткани
Процесс в одной строке
Выберите поставщика и товар -> внесите рулоны и цену -> подтвердите фактическую приёмку -> отразите остаток -> ведите оплату и сверку с поставщиком.
Когда использовать этот процесс
Это руководство подходит компаниям, которые покупают готовую или складскую ткань и хотят учитывать количество, партию и номер рулона. Процесс связывает закупку со складом, продажей, ярлыками, списками рулонов и расчётами с поставщиком.
Сначала выберите правильный документ
| Задача | Рекомендуемый документ |
|---|---|
| Купить ткань у поставщика и учитывать оплату | Документ закупки |
| Увеличить остаток без закупочного документа у поставщика | Приход на склад |
| Вернуть купленную ткань поставщику | Возврат закупки |
| Учитывать сырьё и процессы для производства | Функции производственного заказа |
Документ закупки нужен, когда важно отслеживать поставщика, сумму, приёмку и оплату. Если нужно только увеличить остаток, проще использовать приход на склад.
Подготовка
- заведите поставщика как контрагента;
- убедитесь, что ткань можно выбрать как товар и что цвета подготовлены;
- проверьте склады, единицы измерения и счета оплаты, которые использует компания;
- при наличии товара подготовьте фактические партию, номера рулонов и количество.
Что смотреть в списке закупок
В списке можно отслеживать статус приёмки: не принято, принято частично или принято, а также статус оплаты: не оплачено, оплачено частично или оплачено. Начинайте проверку с документов, которые ещё не приняты или не оплачены полностью.
Создание закупки на компьютере
Вход и данные шапки
Откройте закупки из раздела складского учёта и продаж на компьютере и создайте новый документ. Проверьте поставщика, ответственного, валюту при необходимости, дату закупки, плановую дату оплаты, дату и адрес приёмки, склад по умолчанию и пользовательские поля. Набор полей зависит от настроек компании.
Добавьте товар, цвет и рулоны
- Добавьте товар и выберите фактический цвет закупки.
- Откройте данные рулонов по товару и внесите количество каждого рулона.
- При необходимости заполните партию, номер рулона, вторую единицу измерения и заметки.
- Введите цену за единицу и проверьте количество и сумму.
На компьютере общее количество и число рулонов закупки рассчитываются по данным рулонов. Не следует изменять только общий итог в строке товара, игнорируя рулоны.
Если поставщик сообщил только общий объём
Можно создать временную запись количества в быстром режиме данных рулонов и сначала сохранить закупку. Когда появится фактический список рулонов, замените временную запись данными по каждому рулону.
Проверьте до подтверждения приёмки
Не отмечайте ткань как принятую только потому, что есть временная строка количества. Если в компании включена автоматическая синхронизация принятого количества с данными рулонов, обязательно убедитесь, что статус документа соответствует фактической приёмке.
Подтвердите фактическую приёмку
Подтверждайте только то количество, которое действительно поступило. Если поставка приходит частями, регистрируйте каждую часть отдельно, а оставшееся количество оставляйте ожидающим. Принятое количество отражается в товарном остатке.
Действия после сохранения
В карточке закупки можно проверить данные рулонов, экспортировать список рулонов, распечатать документ, оформить возврат и посмотреть статус оплаты.
Экспорт списка рулонов
Экспортируйте подробный список рулонов, чтобы сверить с поставщиком или складом количество, партии и номера рулонов. Если компания использует шаблоны Excel, выберите доступный шаблон при экспорте.
Печать закупки
В карточке документа можно распечатать закупку по настроенному в компании шаблону. В зависимости от доступного экрана может быть экспорт в PDF или изображение. Ориентируйтесь на варианты, доступные в программе.
Возврат
Оформляйте возврат из исходной закупки. Проверьте поставщика, товар, данные рулонов и фактическое количество, которое возвращается.
Оплата и сверка с поставщиком
В документе оплаты можно выбрать несколько неоплаченных закупок одного поставщика и распределить оплаченную сумму. При необходимости непогашенные суммы можно распределить по хронологии документов. Предоплата и приёмка - разные статусы, их нужно контролировать отдельно.
Создание закупки в мобильном приложении
Вне офиса закупку можно создать в приложении. Обычно раздел закупок находится в модуле складского учёта и продаж.
- Выберите поставщика.
- Проверьте ответственного, валюту, тип документа и, при необходимости, счёт и сумму автоматической оплаты.
- Добавьте товар и цвет.
- Введите цену за единицу.
- Заполните партию, номер рулона и количество в данных рулонов.
- Проверьте и сохраните.
Для сохранения закупки с телефона нужны цена товара и количество, рассчитанное по рулонам. Частичная приёмка, сложные исправления, большое число рулонов, пакетная печать и экспорт удобнее на компьютере.
Частые вопросы
Закупка сохранена, но остаток не увеличился
Одного сохранения недостаточно: нужно подтвердить фактически принятое количество. Проверьте статус приёмки и склад.
Можно принять закупку частями?
Да. Регистрируйте каждую поступившую часть и оставляйте остальное количество в ожидании приёмки.
В чём разница между закупкой и приходом на склад?
Закупка учитывает поставщика, сумму, приёмку и оплату. Приход на склад увеличивает остаток без закупочного документа у поставщика.
Можно печатать ярлыки рулонов при закупке?
Лучше печатать ярлыки после подтверждения складского остатка и данных рулонов. Сначала проверьте принятое количество, цвет и номер рулона.