Закупка готовой и складской ткани
В этой статье описана закупка готовой / складской ткани в модуле закупок, продаж и склада: покупка у поставщика ткани, которую можно оприходовать и продавать, создание документа закупки, внесение детализации по каждому рулону, подтверждение фактической приёмки, а затем оплата и сверка.
Если нужно лишь временно увеличить остаток, оприходовать излишек или образцовую ткань без поставщика и оплаты, проще использовать «入库单» — приходный документ. Для закупки суровой ткани, пряжи или готового материала после подрядной обработки в производственном заказе см. «订单生产管理» — управление производственными заказами.
Процесс в одной строке
Создайте поставщика и товар → новый документ закупки → выберите товар и цвет → внесите детализацию и цену → подтвердите фактически поступивший товар → остаток увеличится → оплатите / сверьте / распечатайте закупку или ведомость рулонов
Документ закупки одновременно учитывает три аспекта:
| Что учитывается | Где это видно в документе закупки |
|---|---|
| Что закуплено | Товар, цвет, детализация каждого рулона, цена, сумма |
| Сколько принято на склад | Сумма принятого товара, статус приёмки, отметка приёмки каждого рулона |
| Сколько ещё должны поставщику | Оплачено, не оплачено, статус оплаты, сверка с поставщиком |
Для каких случаев подходит
Документ закупки готовой ткани подходит, когда:
- готовая ткань покупается в торговой точке Кэцяо, у продавца складской ткани или постоянного поставщика;
- товар сначала продают, а затем закупают, чтобы погасить отрицательный остаток;
- поставщик сначала подтверждает общее количество, цвет и цену, а детализацию / ведомость рулонов присылает позже;
- нужно зафиксировать поставщика, цену, план и историю платежей;
- для каждого рулона нужны номер партии окрашивания, номер рулона, метры / килограммы и ярлык, чтобы впоследствии отпускать товар сканированием;
- нужно распечатать закупку для поставщика, выгрузить ведомость рулонов или выполнить сверку.
Не рекомендуется использовать документ закупки готовой ткани, когда:
- поставщика и суммы закупки нет, нужно только вручную увеличить остаток — используйте приходный документ;
- суровая ткань, пряжа или материалы предназначены для производственного заказа — используйте вход закупки в производственном заказе;
- готовый материал возвращается после подрядной обработки — используйте приёмку готовой продукции / оприходование завершённого производства в производственном заказе.
Сначала выберите правильный документ
| Что нужно сделать | Рекомендуемый вход | Почему |
|---|---|---|
| Купить готовую ткань у поставщика и учитывать сумму, оплату и кредиторскую задолженность | 采购 → 采购单 (Закупки → Документ закупки) | Закупка, приёмка, оплата и расчёты с поставщиком связаны между собой |
| Увеличить остаток без расчёта с поставщиком, например при излишке | 仓库 → 入库 (Склад → Приход) | Обрабатывается только увеличение остатка, процесс проще |
| Вернуть полученный товар исходному поставщику | 采购 → 采购退货 (Закупки → Возврат закупки) или «退货» (Возврат) в деталях закупки | Исходная закупка подставляется автоматически, что снижает риск вернуть не тот товар |
| Закупить суровую ткань, пряжу или материалы для производственного заказа | Вход закупки в 订单生产 (Производственные заказы) | Закупка связывается с заказом, операцией и производственным прогрессом |
Сначала разберитесь с текущим правилом количества
Количество и число кусков в строке товара рассчитываются из детализации по рулонам. На компьютере в «快速模式» (Быстром режиме) можно последовательно вводить количество каждого куска, а в «高级模式» (Расширенном режиме) — добавить номер партии окрашивания, номер рулона и количество во второй единице. Не используйте документ закупки как простой план с одним общим количеством: последующая приёмка, ярлыки и остатки зависят от детализации.
Что подготовить до начала
1. Поставщик
Вход на компьютере: «往来单位 → 供应商» (Контрагенты → Поставщики).
В списке поставщиков можно сразу нажать «开采购单» (Оформить закупку); система перенесёт выбранного поставщика в новый документ. Для постоянных поставщиков рекомендуется заранее заполнить название, контактное лицо, телефон, адрес и категорию — это упростит поиск, оплату и сверку.
2. Товар и цвет
Товар в документе закупки берётся из данных образца / товара. Как минимум должны быть подготовлены:
- номер и название товара;
- цвет — при использовании цветовых SKU выбирается конкретный цвет; если цвета не различаются, выберите «无需颜色» (Без цвета);
- единица, например метр, килограмм или ярд;
- обычная цена закупки готового товара — необязательно, при оформлении её всё равно можно изменить вручную.
3. Склад
В шапке документа есть «默认仓库» (Склад по умолчанию), а для каждой строки товара можно выбрать отдельный склад. Компаниям с несколькими складами рекомендуется заранее создать склад готовой, суровой и образцовой ткани, чтобы не принять готовый материал не на тот склад.
4. Системные настройки
Вход: «个性化设置 → 系统设置 → 进销存设置» (Персональные настройки → Системные настройки → Настройки закупок, продаж и склада).
- 送货和收货数量自动跟随细码单 (Количество отгрузки и приёмки автоматически следует детализации): после включения детализация в закупке автоматически определяет принимаемое количество. Подходит компаниям, у которых товар уже на складе во время оформления. Если закупка фиксируется заранее, а товар ещё не прибыл, сначала уточните правило приёмки компании, чтобы не отметить непоступившие рулоны принятыми.
- 进销存默认单位 (Единица по умолчанию): единица, которая автоматически подставляется в новую строку закупки, продажи, прихода или расхода.
- 启用多币种 (Включить несколько валют): после включения в закупке можно выбрать доллар США, евро, фунт стерлингов и другие валюты; подходит для внешнеторговых закупок.
Список закупок: прежде всего следите за непринятым и неоплаченным
Откройте «采购 → 采购单» (Закупки → Документы закупки). Список можно фильтровать по дате закупки, номеру, поставщику, ответственному, автору, товару, цвету и примечанию.
Особое внимание уделяйте двум группам статусов:
| Статус | Значение | Ежедневное действие |
|---|---|---|
| «未收货 / 部分收货 / 已收货» (Не принято / Принято частично / Принято) | Подтверждены ли фактически поступившие рулоны | Продолжайте отслеживать прибытие и приход для непринятых и частично принятых документов |
| «未付款 / 部分付款 / 已付款 / 超付款» (Не оплачено / Частично / Оплачено / Переплата) | Состояние оплаты закупки | В первую очередь обрабатывайте просроченные неоплаченные документы; при переплате сразу сверяйте сумму |
Открыв документ, можно продолжить редактирование, просмотреть рулоны, обработать оплату, распечатать или оформить возврат. Для новой закупки нажмите справа вверху «新增采购单» (Создать документ закупки).
Компьютер: создание документа закупки
Входы
Обычно используются три входа:
| Вход | Когда подходит |
|---|---|
| 采购 → 采购单 → 新增采购单 (Закупки → Документы закупки → Создать) | Стандартный процесс закупки готовой ткани |
| 往来单位 → 供应商 → 开采购单 (Контрагенты → Поставщики → Оформить закупку) | Вы уже находитесь в списке и хотите оформить документ конкретному поставщику |
| 销货单详情 → 生成采购单 (Детали продажи → Создать документ закупки) | Товар сначала продан; закупка должна погасить отрицательный остаток |
Как заполнить шапку
После создания документа сначала заполните шапку:
| Поле | Пояснение |
|---|---|
| Номер закупки | Создаётся автоматически; его можно изменить по правилам компании, но он не должен совпадать с существующим |
| Поставщик | Обязательное поле — поставщик готового материала в этой закупке |
| Ответственный | Менеджер, отвечающий за документ |
| Валюта | Появляется после включения нескольких валют |
| Дата закупки | Дата хозяйственной операции |
| Плановая дата оплаты | Используется для напоминаний и внутреннего контроля |
| Дата приёмки | Фактическая или ожидаемая дата поступления |
| Адрес приёмки | Адрес отправки поставщика или приёмки склада |
| Склад по умолчанию | Склад, который подставляется в строки товара |
| Округление | Заполняется, если поставщик уменьшил итог при расчёте; неоплаченная сумма считается как «сумма закупки − округление − оплачено» |
| Вложения | Исходные документы, договор, фотография ведомости или файл поставщика |
| Примечание | Особые требования: ширина, упаковка, логистика или пояснение для сверки |
Компьютер: добавление товара и рулонов
1. Добавьте товар и цвет
В блоке товарных строк нажмите «添加商品» (Добавить товар) и выберите закупаемую позицию. Для многоцветного товара выберите конкретный цвет; если цвета не разделяются, выберите «无需颜色» (Без цвета).
В строке товара проверьте:
- Цвет: существующий SKU или «无需颜色» для товара без цветового разделения.
- 细码 (Детализация): сведения о каждом рулоне.
- Куски / количество: рассчитываются из детализации автоматически; общий итог строки нельзя менять вручную.
- Единица: по умолчанию метры, при необходимости килограммы, ярды и другое.
- Цена: текущая цена закупки.
- Склад: куда будет принят товар этой строки.
- Примечание: особые пояснения к строке.
2. Поставщик сообщил общий объём, но ещё не дал ведомость по рулонам
Текущее количество закупки на компьютере формируется из детализации. Если известны только общие метры или килограммы, в «细码 → 快速模式» (Детализация → Быстрый режим) сначала создайте одну временную запись количества:
- Добавьте товар.
- Выберите существующий цвет или «无需颜色».
- Откройте «细码» в строке, в быстром режиме введите подтверждённое общее количество и подтвердите; количество и число кусков будут рассчитаны автоматически.
- Укажите цену; система рассчитает сумму закупки по итоговому количеству.
- Сохраните документ закупки.
Временная запись количества не равна фактической детализации каждого рулона. После получения товара или официальной ведомости отредактируйте закупку: замените временную запись реальными рулонами и подтвердите приёмку только фактически прибывшего.
Не принимайте плановое количество за складской остаток
Если включено «收货数量自动跟随细码单» (Принимаемое количество автоматически следует детализации), внесённая детализация может сразу попасть в приёмку. Пока товар физически не поступил, не используйте временную запись как принятый рулон. После прибытия сверьте детализацию, номера рулонов и статус приёмки.
3. Внесите детализацию
Нажмите «细码» в строке товара.
Быстрый режим подходит, когда требуется только количество:
- Введите количество одного рулона, например
38.5. - Нажмите Enter и продолжайте со следующим.
- Система автоматически посчитает число кусков и общее количество.
Расширенный режим подходит для порулонного управления:
| Поле | Как используется |
|---|---|
| Номер партии окрашивания | Маркер рулонов из одной партии |
| Номер рулона | Уникальная отметка каждого рулона; рекомендуется согласовать со штрихкодом на ярлыке |
| Количество | Основное количество рулона, например метры |
| Количество во второй единице | Например килограммы при двойном учёте метров и килограммов |
| Примечание | Дефекты, упаковка и особые сведения |
В расширенном режиме доступно «添加并打印» (Добавить и распечатать) для ярлыка рулона. Компаниям с номерами рулонов рекомендуется печатать и наклеивать ярлыки уже при приёмке: в дальнейшем рулон можно отслеживать при продаже, расходе и инвентаризации.
4. Отметьте приёмку
Документ закупки можно сначала использовать как план, а можно сразу принять товар. Главное — «收货数量» (Принимаемое количество):
- Если включено «送货和收货数量自动跟随细码单»: после внесения детализации и сохранения текущие рулоны автоматически считаются принятыми, а остаток увеличивается.
- Если настройка выключена: нажмите «收货数量» в строке и в окне «选择收货细码» (Выбрать принимаемые рулоны) отметьте действительно прибывшие, затем сохраните. Неотмеченные рулоны останутся в закупке, но остаток не увеличат.
- После физического прибытия временную запись нужно заменить фактическими рулонами. В остаток попадает только подтверждённая приёмка.
При частичных поставках рекомендуется:
- Сначала внести полную закупочную детализацию.
- При первой поставке отметить и сохранить только прибывшие рулоны.
- При следующей поставке снова отредактировать закупку и отметить новые рулоны.
- Статус изменится с «未收货» (Не принято) на «部分收货» (Принято частично), а после полной приёмки — на «已收货» (Принято).
Что происходит после сохранения
После сохранения документа система автоматически обновляет:
| Данные | Изменение |
|---|---|
| Остаток | Принятые рулоны входят в остаток; непринятые его не увеличивают |
| Журнал остатков | Фиксирует увеличение, созданное закупкой |
| Сумма закупки | Итог договорной суммы по количеству × цене |
| Сумма принятого | Рассчитывается по принятым рулонам |
| К оплате / неоплачено | Задолженность поставщику по сумме закупки за вычетом округления и уже оплаченного |
| Документ оплаты | Если оплата внесена в закупке, создаётся связанная запись оплаты |
| Статус закупки | В списке показываются статусы оплаты и приёмки |
Что особенно важно проверить перед сохранением
Поставщик, цвет товара, склад, детализация и цена сильнее всего влияют на последующий остаток и сверку. При частичном поступлении особенно убедитесь, что отмечены только рулоны, физически находящиеся на складе.
Что можно сделать в деталях закупки
Открыв детали документа, можно продолжить работу.
Просмотр закупочной детализации
Страница показывает номер закупки, поставщика, ответственного, даты закупки и приёмки, адрес, товары, рулоны, число кусков, количество, цену, сумму, принятое количество и склад.
Сведения об оплате
В блоке «付款信息» (Сведения об оплате) показаны:
- сумма принятого товара;
- оплаченная сумма;
- округление;
- неоплаченная сумма;
- переплата — если оплачено больше суммы закупки.
Неоплаченная сумма рассчитывается как сумма закупки − округление − оплачено. Если платёж превышает сумму к оплате после округления, документ показывает переплату для последующей проверки финансистом.
Для каждого платежа указываются номер платёжного документа, дата, сумма, платёжный счёт и примечание. Нажмите номер, чтобы открыть детали оплаты.
Экспорт ведомости рулонов
Кнопка «导出细码单» (Экспорт подробной ведомости) внизу страницы поддерживает китайский и английский варианты. Ведомость перечисляет по рулонам их номера, партии окрашивания, количество и другие сведения — её удобно отправить поставщику или складу для сверки.
Печать закупки
Нажмите «打印» (Печать), чтобы предварительно просмотреть закупку и вывести её по шаблону компании. В текущем окне печати также можно скачать PDF или изображение и отправить поставщику для подтверждения либо сохранить вместе с грузовыми документами.
Возврат
Чтобы вернуть товар поставщику после закупки, нажмите «退货» (Возврат) в деталях. Система подставит исходный документ и поставщика. Укажите только фактически возвращаемый товар, количество, склад и примечание; не смешивайте обычный приход закупки и возврат в одном документе.
Оплата и сверка с поставщиком
После сохранения неоплаченная сумма входит в кредиторскую задолженность поставщику.
Обычно платят двумя способами:
| Способ | Когда подходит |
|---|---|
| Добавить оплату в документе закупки | При оформлении уже внесён аванс, произведён немедленный или частичный платёж |
| 财务 → 付款单 (Финансы → Платёжные документы) | Финансы выполняют централизованный платёж, которым можно погасить несколько закупок одного поставщика |
В «财务 → 付款单» сначала выберите поставщика, затем отметьте неоплаченные закупки, которые нужно погасить, и укажите текущую сумму. Страница позволяет автоматически распределить её в хронологическом порядке. Если товар ещё не прибыл, но уже внесён аванс, зарегистрируйте предоплату; позднее её можно зачесть в конкретную закупку.
Для сверки с поставщиком полезны два отчёта:
- 供应商对账表 (Сверка с поставщиком): закупки и платежи по каждому поставщику для взаимной проверки.
- 采购付款汇总 (Сводка оплаты закупок): сумма закупок, оплачено и не оплачено по поставщикам для руководителя и финансов.
Если поставщик выставил счёт-фактуру, зарегистрируйте входящий документ в управлении счетами-фактурами и свяжите его с соответствующей закупкой.
Телефон: создавайте закупку вне офиса
Мобильное приложение позволяет закупщику быстро оформить документ и дополнить сведения о поступлении на рынке, складе или у поставщика.
Вход
Откройте мобильное приложение Jenny Fabric:
- Перейдите в «进销存» (Закупки, продажи и склад).
- Нажмите «采购单» (Документы закупки).
- Справа вверху нажмите «创建» (Создать).
Список закупок можно фильтровать по дате; поддерживаются обновление протягиванием вниз и загрузка следующих записей прокруткой вверх. В строке показаны поставщик, номер, сумма закупки, принято, оплачено и не оплачено.
Создание на телефоне
- Выберите поставщика; менеджер и валюта отображаются согласно текущей учётной записи.
- Выберите «剪样» (Образец) или «大货» (Основная партия). Для оплаты на месте выберите счёт автоматической оплаты и укажите сумму.
- В блоке «商品信息» (Сведения о товаре) нажмите «选择商品» (Выбрать товар), затем выберите товар и цвет.
- Откройте «填写详细信息» (Заполнить детали) и последовательно укажите цену и детализацию.
- На странице детализации внесите номер партии окрашивания, номер рулона и количество; число кусков и итог рассчитываются автоматически.
- Вернитесь на страницу новой закупки, проверьте итог и нажмите «提交» (Отправить).
Детализация на телефоне
На текущей мобильной странице закупки обязательны номер партии окрашивания, номер рулона и количество; также можно записать разницу каждого куска. До отправки у каждого товара должны быть цена и детализация, а число кусков и количество рассчитываются из неё автоматически.
Телефон удобен для полного ввода реальных рулонов непосредственно у поставщика. После закупки вернитесь в список и проверьте, отмечен ли товар принятым и вошёл ли в остаток. Частичную приёмку, сложное исправление детализации, массовую печать и экспорт рекомендуется выполнять на компьютере.
Данные телефона и компьютера синхронизируются в реальном времени
После сохранения закупки на телефоне она появляется в компьютерном списке, остатках и сверке с поставщиком. Компьютер удобнее для частичных поставок, сложной проверки рулонов, пакетной печати и экспорта.
Сначала продажа, затем закупка
Для оптовика второго звена и продавца складской ткани обычен процесс: клиент сначала заказывает, остатка не хватает, поэтому оформляется продажа с отрицательным остатком, а затем закупка для его пополнения.
На компьютере нажмите «生成采购单» (Создать документ закупки) в деталях «销货单» (Документа продажи):
- Система перенесёт из продажи товар, цвет, количество, цену и детализацию по рулонам.
- Добавьте поставщика, дату закупки, склад, оплату и другие сведения.
- После сохранения и приёмки закупка погасит прежний отрицательный остаток.
- Рулоны, уже связанные с другой закупкой, повторно не переносятся — это предотвращает двойную закупку.
Процесс подходит для модели «сначала продать, затем закупить». Если включено «禁止负库存销货» (Запретить продажу при отрицательном остатке), в продаже можно выбирать только существующий остаток, поэтому этот процесс будет ограничен настройкой.
Частые вопросы
Документ закупки сохранён, но остаток не увеличился. Почему?
Проверьте три пункта:
- Внесена ли детализация в строке товара.
- Отмечены ли эти рулоны как принятые.
- Подтверждена ли приёмка по правилам вашей компании.
Документ закупки может существовать, но непринятая детализация остаток не увеличивает. Если рулоны уже внесены, отредактируйте закупку, нажмите «收货数量», отметьте прибывшие и снова сохраните. При включённой автоматической приёмке всё равно сразу проверяйте принимаемое количество.
Поставщик ещё не прислал детализацию. Можно ли сначала сохранить закупку?
Да, но текущее компьютерное количество формируется из детализации. Введите подтверждённое количество в быстром режиме, а после получения товара или ведомости замените его реальными рулонами. Пока приёмка не подтверждена, остаток не увеличится. Если включена автоматическая приёмка, не принимайте временное количество непоступившего товара за принятый рулон.
Можно ли принимать одну закупку частями?
Да. Каждый раз отмечайте и сохраняйте только рулоны текущей поставки. После следующего поступления снова отредактируйте документ и отметьте новые. В списке будет статус «Не принято», «Принято частично» или «Принято».
Чем документ закупки отличается от приходного документа?
Закупка содержит поставщика, сумму, оплату, неоплаченную сумму и сверку с поставщиком. Приходный документ — более простое увеличение остатка. Если товар требует расчёта с поставщиком, рекомендуется закупка.
Можно ли сразу напечатать ярлык рулона при закупке?
Расширенный режим детализации на компьютере поддерживает добавление с печатью ярлыка. Наклейте ярлык при приёмке, чтобы затем надёжнее отпускать, пересчитывать и искать рулон сканированием.
Можно ли выгрузить закупку для сверки с поставщиком?
Да. В деталях можно распечатать документ и выгрузить китайскую / английскую подробную ведомость. Если нужен печатный шаблон фиксированного формата, настройте его в «单据编辑器» — редакторе документов.
Аванс уплачен, но товар ещё не прибыл. Как это записать?
Можно сначала зарегистрировать платёж поставщику, а затем зачесть его в будущей закупке. Если закупка уже создана, оплату можно добавить прямо в ней. Для централизованных платежей рекомендуется «财务 → 付款单».