Приход, продажа и прямой расход для текстильной фабрики
Некоторым текстильным фабрикам не нужно сразу запускать весь цикл производственных заказов, подрядной обработки и финансовых сверок. Сначала они хотят управлять только самыми частыми складскими операциями:
- После изготовления ткань оприходуется.
- При продаже клиенту создаётся документ продажи.
- Если расчёта по продаже нет, оформляется прямой расход со склада.
- На каждый рулон наклеивается ярлык, после чего товар отпускают сканированием штрихкода.
- При отгрузке выгружаются сводная и подробная ведомости метража в Excel.
Эта статья посвящена именно такому упрощённому процессу. Полное описание см. в статье «Закупки, продажи и складской учёт», а разработку этикеток — в настройке печати этикеток.
Для каких фабрик подходит
Подходит текстильным фабрикам, которые сначала приходуют готовую, суровую или складскую ткань, а затем отгружают её. Если вы уже используете полный цикл производственных заказов, подрядных операций, инспекции ткани и оприходования готовой продукции, сначала прочтите руководство по управлению производственными заказами.
Сначала различите два способа отгрузки
| Сценарий | Какой документ использовать | Когда подходит |
|---|---|---|
| Продажа клиенту с учётом клиента, суммы, поступления денег и задолженности | Заказ на продажу | Обычная продажа и отгрузка, сверка с клиентом, получение оплаты |
| Только уменьшение складского остатка без дебиторской задолженности клиента | Расходная накладная | Внутреннее использование, передача образцов, списание, выдача образцовой ткани, несбытовой расход |
Простое правило:
- Если нужно рассчитываться с клиентом, используйте Заказ на продажу.
- Если нужно только списать товар со склада, используйте Расходная накладная.
- Если неясно, должна ли операция войти в дебиторскую задолженность, сначала согласуйте её с правилами финансового учёта компании. Не заменяйте продажу расходным документом произвольно.
Процесс 1. Сначала приход, затем продажа
Это самый распространённый способ отгрузки на текстильной фабрике.
1. Создайте приходный документ
Откройте «Склад → Приход» и создайте новый приходный документ.
Рекомендуется вносить детализацию по каждому рулону. Часто используются следующие поля:
| Поле | Для чего используется |
|---|---|
| Товар / цвет | Соответствующие товар и цвет складского остатка |
| Склад | Где фактически хранится эта партия |
| Номер партии окрашивания | Поиск ткани по партии и проверка разнооттеночности |
| Номер рулона | Уникальный идентификатор каждого рулона |
| Чистая длина / чистый вес | Основное складское количество. Для тканых материалов часто используется чистая длина, для трикотажа и весового учёта — чистый вес |
| Полная длина / полный вес | Исходные значения для инспекции, ведомости и ярлыка |
| Номер партии / сорт / цвет метки / дата производства / место хранения / примечание | Заполняются по правилам компании для поиска и прослеживаемости |
После сохранения прихода система запишет остаток по товару, цвету, складу и каждому рулону.
Приход по весу
Если фабрика в основном ведёт учёт в килограммах, в расширенном режиме прихода переключите «обязательные поля метража по рулонам при оприходовании» на Чистый вес. После сохранения основным количеством станет чистый вес, а чистую длину, полную длину и полный вес по-прежнему можно хранить для ведомости и ярлыка.
2. Напечатайте ярлыки рулонов
Сразу после прихода рекомендуется напечатать ярлыки и наклеить их на каждый рулон.
Обычно на ярлыке рулона указываются:
- номер и название товара, цвет;
- номер партии окрашивания, номер рулона, количество;
- штрихкод или QR-код;
- название компании, дата печати и другое.
Шаблон обслуживается по пути «Персонализация → Управление этикетками → Этикетка рулона». Для ярлыка поддерживается штрихкод Code128. Распространённый вариант — привязать содержимое штрихкода к № рулона, чтобы склад быстро распознавал конкретный рулон.
При вводе детализации в приходном документе или просмотре её данных можно выбрать шаблон ярлыка и распечатать один или сразу всю партию. На ярлык можно вывести номер рулона, номер партии окрашивания, количество, расчётное количество, разницу, количество во второй единице, дату производства, цвет метки, полную и чистую длину, полный и чистый вес и другие поля. Фактический набор определяется выпадающим списком редактора этикеток.
3. Создайте документ продажи
Когда клиент заказывает товар, откройте «Продажа → Новый заказ».
Основные шаги:
- Выберите клиента, дату и ответственного.
- Добавьте товар и цвет.
- Выберите складские рулоны для отгрузки или внесите детализацию текущей операции согласно фактической ситуации.
- Укажите цену, количество и примечание.
- После сохранения при необходимости распечатайте документ или выгрузите ведомость.
Если менеджеры и склад работают раздельно, менеджер сначала оформляет продажу и передаёт её на комплектацию. Склад проверяет рулоны сканированием ярлыков, чтобы реже брать не тот рулон или пропускать товар.
4. Отпустите товар сканированием
Если на каждом рулоне уже есть ярлык со штрихкодом, склад может проверять отпуск сканером, телефоном или PDA.
Обычные способы:
- сканировать ярлыки рулонов на странице комплектации или расхода;
- использовать Jenny PDA для склада для отпуска, комплектации, инвентаризации и других операций сканированием;
- если отсканированный номер рулона не существует или не соответствует документу, остановиться и сверить физический ярлык с системным остатком.
Сначала проверьте один ярлык
Перед массовой печатью распечатайте один физический ярлык и отсканируйте его сканером или PDA. Убедившись, что содержимое, размер и чёткость штрихкода подходят, печатайте всю партию.
Процесс 2. Прямой расход после прихода
Если отгрузка не должна формировать дебиторскую задолженность клиента и документ продажи не нужен, оформите прямой расход.
Откройте «Склад → Расход» и создайте новый расходный документ.
Примеры прямого расхода:
- выдача в цех;
- отправка образца клиенту без отдельного расчёта;
- списание повреждённой или негодной ткани;
- временная выдача или внутреннее использование;
- случай, когда складу нужна только запись о расходе.
Выберите склад расхода, товар, цвет и конкретные рулоны. Если ярлыки уже наклеены, нужный номер рулона можно найти сканированием, а затем подтвердить расход. После сохранения остаток уменьшится.
Расходный документ — не документ продажи
«Расходная накладная» в первую очередь отражает движение запаса. Если нужно учитывать сумму продажи клиенту, оплату, задолженность и сверку, используйте «Заказ на продажу».
Как использовать сводную и подробную ведомости Excel
При отгрузке текстильная фабрика обычно передаёт клиенту или складу два вида ведомости:
| Вид | Основное содержание | Обычное применение |
|---|---|---|
| Сводная ведомость Excel | Количество кусков и общий объём по товару, цвету, партии окрашивания и другим признакам | Быстрая проверка итогов клиентом и архив офиса |
| Подробная ведомость Excel | Номер каждого рулона, партия окрашивания, метраж / вес, примечание и другая детализация | Пересчёт на складе, приёмка клиентом и передача груза водителю |
И документ продажи, и расходный документ поддерживают выгрузку ведомости по собственному Excel-шаблону компании. Обычные входы:
- Детали документа продажи: внизу выпадающего меню «Экспортировать ведомость метража» перечислены Excel-шаблоны ведомости продажи; для каждого есть «Предпросмотр» и «Скачать Excel».
- Детали расходного документа: внизу выпадающего меню «Экспортировать ведомость метража» перечислены Excel-шаблоны расходной ведомости; для каждого есть «Предпросмотр» и «Скачать Excel».
- Управление Excel-шаблонами: вход находится в выпадающем меню экспорта. Можно загрузить собственный
.xlsxкомпании или сначала скачать и изменить пример. - Если шаблонов нет, меню подскажет, что сначала нужно добавить шаблон ведомости.
Названия шаблонов в разных компаниях могут быть «общая ведомость метража», «сводная ведомость метража», «Спецификация рулонов», «подробная ведомость метража» и другими. Ориентируйтесь на фактическое название шаблона и доступный вход в программе.
Рекомендация по шаблонам
Подготовьте как минимум два Excel-шаблона: «общая ведомость метража» и «Спецификация рулонов». Руководитель, менеджер или клиент быстро проверит итог по сводной, а склад и получатель сверят каждый рулон по подробной.
Рекомендуемые настройки перед запуском
Перед первым запуском упрощённого процесса на фабрике рекомендуется подготовить:
- Данные товара: отметьте часто используемую ткань как товар и заполните цвета.
- Данные складов: создайте склады; при необходимости разделите склад готовой, суровой и образцовой ткани.
- Шаблон ярлыка рулона: выберите или создайте его в управлении этикетками и проверьте поле штрихкода.
- Excel-шаблоны ведомостей: подготовьте хотя бы шаблоны для продажи и расхода; если нужны сводный и подробный форматы, загрузите отдельный шаблон для каждого.
- Сканирующее устройство: сначала проверьте один ярлык сканером, телефоном или PDA.
- Внутренние правила: определите, в каких случаях используется документ продажи, а в каких — расходный документ.
Частые вопросы
Можно ли использовать только приход и расход, без документов продажи?
Да, если такой расход не формирует дебиторскую задолженность клиента и не требует сверки продажи. Если есть сумма продажи клиенту и получение оплаты, рекомендуется документ продажи.
Обязательно ли печатать ярлыки рулонов?
Нет, но это настоятельно рекомендуется. Без ярлыка рулон можно найти вручную по детализации, однако это медленнее и повышает риск ошибки. Штрихкод номера рулона делает складской отпуск надёжнее.
Нужно ли отдавать и сводную, и подробную ведомость?
Зависит от требований клиента. Если ему достаточно общего количества, подойдёт сводная. Для приёмки каждого рулона нужна подробная. Внутренний склад фабрики обычно сильнее зависит от подробной ведомости.
Что делать, если один рулон продаётся по частям?
Следуйте складским правилам компании. После разделения рулона своевременно обновите его системную детализацию или примечание, иначе физическое количество по исходному номеру не будет соответствовать системе.
Связанные статьи
- Закупки, продажи и складской учёт — полное описание продаж, закупок, комплектации, прихода, расхода и остатков
- Быстрое оформление ведомости продажи ткани — оформление продажи и получение оплаты
- Jenny PDA для склада — отпуск, комплектация и инвентаризация сканированием
- Настройка печати этикеток — ярлыки рулонов, штрихкоды и шаблоны этикеток
- Редактор документов — шаблоны печати документов продажи и расхода